Như chúng ta đã biết, hóa đơn thương mại hay còn gọi là Commercial Invoice là chứng từ không thể thiếu trong Xuất nhập khẩu. Thông tin trên hóa đơn thương mại gồm những nội dung chính gì? Tầm quan trọng của chúng như thế nào? Chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu các tiêu chí chính trên hóa đơn thương mại và cách để chuẩn bị Hóa đơn thương mại theo các nội dung dưới đây nhé:

1. Người xuất khẩu/người gửi hàng (Exporter/Shipper): Ghi rõ tên và địa chỉ đầy đủ của người gửi hàng, tên quốc gia xuất khẩu.

2. Người nhập khẩu/người nhận hàng (Importer/Consignee): Tên Công ty, địa chỉ, số điện thoại liên hệ. Nếu có thể ghi chú thêm PIC (Person In Charge) – người chịu trách nhiệm về việc theo dõi lô hàng đó.

3. Số hóa đơn thương mại và ngày tháng phát hành: Đây là số tham chiếu được lập bởi người bán và bất cứ hóa đơn thương mại nào cũng phải có số Hóa đơn. Số hóa đơn thương mại còn được sử dụng để làm thủ tục khai báo hải quan xuất khẩu, nhập khẩu. Người xuất khẩu hoặc nhập khẩu có thể lưu hồ sơ theo số hóa đơn thương mại.

4. Thông tin tham chiếu khác (Nếu có): Bạn có thể thêm đến bất kỳ thông tin tham khảo khác liên quan đến lô hàng hoặc thêm thông tin do người mua yêu cầu. Ví dụ số LC, tên nhân viên bán đơn hàng này, số đơn đặt hàng (Purchase Order) …

5. Nước sản xuất (Country of Origin): Thông tin này có thể cho thêm vào hoặc không, tuy nhiên để hợp lý hóa khi khai báo hải quan thì nên cho vào. Nhân viên chứng từ có thể tự “chế” thêm thông tin này vào hóa đơn thương mại (trường hợp không áp dụng C/O cho lô hàng đang thực hiện) dựa trên thông tin thực tế hàng hóa.

6. Tên cảng đích và quốc gia: Đây là quốc gia nơi hàng hóa được chuyển đến cuối cùng

7. Phương thức vận chuyển: Bằng đường biển (by sea) hoặc đường hàng không (by air). Không nhất thiết phải ghi tên phương tiện vận chuyển và số hiệu vì hóa đơn thương mại thường được phát hành  trước khi giao hàng và chưa có số hiệu cụ thể của phương tiện.

8. Cảng bốc hàng (Port of Loading): Có thể ghi tên cảng bốc hàng và quốc gia tương ứng. Đó có thể là sân bay hoặc cảng biển.

9. Cảng dỡ hàng (Port of Discharge): Tên cảng dỡ hàng, nơi mà hàng hóa được dỡ xuống từ máy bay hoặc tàu biển, còn gọi là cảng đích.

10. Điều khoản giao hàng và điều khoản thanh toán: Nên ghi rõ điều khoản giao hàng là gì, theo Incoterms nào. Điều khoản thanh toán là TT hay LC, DA/DP hay No Payment?

11. Số lượng kiện (Packages): Ghi tổng số lượng kiện hàng của lô hàng đó, thường ghi kèm tổng trọng lượng cả bì (Gross Weight – kgs). Thông tin này thuộc về phần đóng gói (Packing), nếu chi tiết đóng gói không có gì phức tạp thì có thể kết hợp thông tin của Packing List – phiếu đóng gói vào cùng với hóa đơn thương mại.

12. Mô tả hàng hoá: Mô tả chi tiết của hàng hóa bao gồm các nội dung chính sau:

• Mã hàng (Code) có thể có hoặc không, tùy theo cách quản lý hàng hóa của người bán hoặc yêu cầu của người mua để thể hiện thông tin này trên bảng mô tả chi tiết hàng hóa
• Mô tả chi tiết tên hàng (Descriptions of goods): thường mô tả bằng một số từ khóa, các chi tiết đi kèm, Model, Serial – nếu có.
• Số lượng (Quantity), Đơn giá thường đi kèm đồng tiền thanh toán (Unit Price), Đơn vị tính hàng hóa (Unit), Thành tiền (Amount), Tổng trị giá (Total Amount)

13. Số tiền bằng chữ: Số tiền viết bằng chữ phải khớp với Tổng số tiền phải thanh toán (nên có phần này, tuy nhiên không phải bắt buộc)

14. Ghi chú thêm: Có thể thêm thông tin ghi chú (nếu có)

15. Ký tên: Không bắt buộc Giám đốc công ty phải là người ký tên trên hóa đơn thương mại xuất khẩu. Chỉ bằng cụm từ “On behalf of” người đại diện của công ty có thể ký ủy quyền có nghĩa là, người đến người xuất khẩu uỷ quyền ký hóa đơn thương mại thay mặt cho các nhà xuất khẩu.

Mrs Đoàn Thúy- CEO HAN EXIM

—————————————————————————-

CLB Yêu Xuất Nhập Khẩu Hà Nội (HAN EXIM CLUB)

Đào tạo nghiệp vụ Xuất nhập khẩu& Logistics

Mobile: 0906246584 0986538963

Add: số 18 ngõ 67 Chùa Láng, quận Đống Đa, Hà Nội

Website: https://hanexim.edu.vn

Fanpage: https://www.facebook.com/giasuxuatnhapkhau

Facebook: https://www.facebook.com/lophocxuatnhapkhau