Xuất khẩu hàng hóa là một trong những hoạt động quan trọng của thương mại quốc tế, giúp doanh nghiệp Việt Nam đưa sản phẩm tiếp cận khách hàng tại nhiều thị trường trên thế giới. Tuy nhiên, để một lô hàng được xuất khẩu thuận lợi, doanh nghiệp cần thực hiện nhiều công việc liên quan đến hợp đồng, chứng từ, hải quan, vận chuyển và thanh toán quốc tế.

Đặc biệt với những người mới tìm hiểu về xuất nhập khẩu – logistics, việc nắm được các bước cơ bản trong một quy trình xuất khẩu sẽ giúp công việc trở nên dễ hình dung và hạn chế những sai sót không đáng có.

Vậy quy trình xuất khẩu hàng hóa từ Việt Nam ra nước ngoài được thực hiện như thế nào? Doanh nghiệp cần chuẩn bị những giấy tờ gì? Hãy cùng HAN EXIM tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.

1. Quy trình xuất khẩu hàng hóa là gì?

Quy trình xuất khẩu hàng hóa có thể hiểu là toàn bộ các công việc mà doanh nghiệp thực hiện từ khi có đơn hàng hoặc ký kết hợp đồng với khách hàng nước ngoài cho đến khi hàng được giao lên phương tiện vận tải quốc tế và hoàn tất các nghĩa vụ liên quan.

Tùy vào từng loại hàng hóa, quốc gia nhập khẩu, phương thức vận chuyển và điều kiện giao hàng mà các bước thực hiện có thể khác nhau.

Về cơ bản, một lô hàng xuất khẩu thường trải qua các công việc:

Ký hợp đồng → chuẩn bị hàng → chuẩn bị chứng từ → booking vận chuyển → khai hải quan → thông quan → giao hàng → vận chuyển quốc tế → hoàn thiện chứng từ và thanh toán.

Nắm được trình tự này sẽ giúp người làm xuất nhập khẩu dễ dàng kiểm soát tiến độ của từng lô hàng.

2. Tìm kiếm khách hàng và ký hợp đồng ngoại thương

Trước khi tiến hành xuất khẩu, doanh nghiệp cần xác định người mua và thống nhất các điều khoản thương mại.

Trong quá trình đàm phán, hai bên thường trao đổi những nội dung như:

- Tên và mô tả sản phẩm

- Quy cách, tiêu chuẩn hàng hóa

- Số lượng

- Đơn giá và tổng giá trị

- Đồng tiền thanh toán

- Phương thức thanh toán

- Điều kiện giao hàng theo Incoterms

- Thời gian giao hàng

- Địa điểm giao hàng

- Quy cách đóng gói

- Các loại chứng từ cần cung cấp

Sau khi hai bên thống nhất, doanh nghiệp có thể tiến hành ký Sales Contract – hợp đồng ngoại thương.

Đây là căn cứ để người bán triển khai các công việc tiếp theo như chuẩn bị hàng, chứng từ, vận chuyển và khai báo hải quan.

3. Kiểm tra chính sách xuất khẩu của mặt hàng

Không phải mọi sản phẩm đều có thể xuất khẩu theo cùng một thủ tục. Vì vậy, trước khi sản xuất hoặc đóng hàng, doanh nghiệp nên kiểm tra chính sách đối với mặt hàng dự kiến xuất khẩu.

Một số vấn đề cần xác định gồm:

- Hàng hóa có thuộc danh mục cấm xuất khẩu hay không?

- Có cần xin giấy phép xuất khẩu không?

- Có thuộc diện quản lý hoặc kiểm tra chuyên ngành không?

- Có cần kiểm dịch hay chứng nhận đặc biệt không?

- Nước nhập khẩu có quy định riêng đối với sản phẩm hay không?

Đối với những nhóm hàng như nông sản, thực phẩm, dược phẩm, hóa chất, sản phẩm từ động thực vật..., yêu cầu quản lý có thể phức tạp hơn.

Kiểm tra chính sách hàng hóa ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh trường hợp hàng đã hoàn thiện nhưng gặp vướng mắc khi làm thủ tục xuất khẩu.

4. Chuẩn bị hàng hóa và đóng gói

Sau khi đơn hàng được xác nhận, doanh nghiệp tiến hành sản xuất, thu mua hoặc tập kết hàng theo đúng thỏa thuận với khách hàng.

Trước khi giao hàng, cần kiểm tra: Số lượng thực tế, chất lượng sản phẩmm, quy cách hàng hóa, bao bì, nhãn hàng hóa, kích thước và trọng lượng, tình trạng đóng gói

Cách đóng gói cần phù hợp với phương thức vận chuyển.

Ví dụ, hàng vận chuyển bằng đường biển trong container cần được sắp xếp và chằng buộc hợp lý nhằm hạn chế xô lệch, va đập hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

Với những mặt hàng dễ vỡ, hàng có kích thước lớn hoặc hàng có yêu cầu bảo quản đặc biệt, doanh nghiệp cần trao đổi trước với đơn vị logistics để lựa chọn phương án đóng gói phù hợp.

5. Chuẩn bị chứng từ xuất khẩu

Chứng từ là một phần không thể thiếu trong quy trình xuất khẩu hàng hóa. Tùy vào từng lô hàng và yêu cầu của khách hàng, doanh nghiệp có thể cần chuẩn bị nhiều loại giấy tờ khác nhau.

5.1. Commercial Invoice – Hóa đơn thương mại

Commercial Invoice thể hiện giá trị của giao dịch mua bán quốc tế.

Thông thường, hóa đơn sẽ có các thông tin: Người bán, người mua, số và ngày Invoice, tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán

5.2. Packing List – Phiếu đóng gói

Packing List cung cấp thông tin về cách hàng hóa được đóng gói.

Một số nội dung thường có gồm:

- Số lượng kiện

- Số lượng sản phẩm

- Loại bao bì

- Trọng lượng tịnh

- Trọng lượng cả bì

- Kích thước kiện

- Quy cách đóng hàng

5.3. Bill of Lading hoặc Air Waybill

Nếu vận chuyển bằng đường biển, chứng từ vận tải thường là Bill of Lading (B/L).

Nếu vận chuyển bằng đường hàng không, doanh nghiệp thường sử dụng Air Waybill (AWB).

5.4. Certificate of Origin – C/O

C/O là giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa. Trong một số trường hợp, người mua có thể yêu cầu C/O để đáp ứng yêu cầu nhập khẩu hoặc xem xét hưởng ưu đãi thuế quan theo quy định áp dụng.

Ngoài ra, một số lô hàng có thể cần thêm giấy phép xuất khẩu, chứng thư kiểm dịch, chứng nhận chất lượng hoặc các giấy tờ chuyên ngành khác.

6. Đặt booking vận chuyển

Khi đã xác định được thời gian giao hàng, doanh nghiệp tiến hành đặt chỗ với hãng tàu, hãng hàng không hoặc đơn vị logistics.

Đối với hàng xuất khẩu bằng đường biển, thông tin booking thường liên quan đến: Cảng đi, cảng đến, tên hàng, số lượng và loại container, thời gian dự kiến đóng hàng, thông tin shipper, thông tin consignee

Sau khi booking được xác nhận, doanh nghiệp cần theo dõi các thông tin quan trọng như lịch tàu, thời gian cut-off, địa điểm hạ container và các yêu cầu của hãng vận chuyển.

Việc theo dõi booking sát sao giúp hạn chế tình trạng bỏ lỡ chuyến tàu hoặc phải điều chỉnh kế hoạch giao hàng.

7. Khai báo hải quan xuất khẩu

Sau khi chuẩn bị hàng và chứng từ, doanh nghiệp tiến hành khai hải quan xuất khẩu.

Tờ khai hải quan cần được khai dựa trên thông tin thực tế của lô hàng và hồ sơ liên quan.

Một số thông tin quan trọng thường bao gồm:

- Mã loại hình

- Mã HS

- Thông tin người xuất khẩu

- Thông tin người nhập khẩu

- Cảng xếp hàng

- Cảng dỡ hàng

- Tên và mô tả hàng hóa

- Số lượng

- Trị giá

- Điều kiện giao hàng

- Phương thức vận chuyển

Trong đó, việc xác định mã HS cần được chú trọng vì mã HS liên quan đến chính sách quản lý hàng hóa và các nghĩa vụ có liên quan.

8. Phân luồng và hoàn tất thủ tục hải quan

Sau khi tờ khai được truyền lên hệ thống, tờ khai sẽ được xử lý theo kết quả phân luồng.

Thông thường, doanh nghiệp có thể gặp:

- Luồng xanh: thực hiện thông quan theo quy định của hệ thống.

- Luồng vàng: cơ quan hải quan kiểm tra hồ sơ.

- Luồng đỏ: kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa.

Nếu lô hàng được yêu cầu kiểm tra thực tế, doanh nghiệp cần phối hợp với cơ quan hải quan để thực hiện kiểm hóa theo quy định.

Sau khi hoàn thành các yêu cầu và tờ khai đủ điều kiện thông quan, doanh nghiệp có thể tiếp tục các bước giao hàng theo kế hoạch.

Xem thêm: Khóa học Elearning xuất nhập khẩu - logistics thực tế, học online linh hoạt

9. Đưa hàng đến cảng hoặc sân bay

Sau khi hoàn tất các thủ tục cần thiết, hàng hóa được vận chuyển đến cảng biển, kho hàng không hoặc địa điểm giao hàng theo kế hoạch.

Với hàng container đường biển, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý thời gian cut-off.

Nếu container được đưa đến cảng sau thời hạn quy định, lô hàng có thể không kịp chuyến tàu đã đặt và phải xử lý lại booking tùy trường hợp.

Do đó, người phụ trách lô hàng cần chủ động phối hợp với nhà xe, kho, forwarder và hãng tàu để đảm bảo tiến độ.

10. Xếp hàng lên tàu hoặc máy bay

Sau khi hàng hóa đáp ứng đầy đủ các yêu cầu, lô hàng sẽ được đưa lên phương tiện vận tải quốc tế.

Đối với đường biển, sau khi tàu chạy, hãng tàu hoặc forwarder sẽ phát hành Bill of Lading theo thỏa thuận.

Đối với đường hàng không, chứng từ vận tải tương ứng là Air Waybill.

Đây là những chứng từ quan trọng giúp thể hiện thông tin vận chuyển và hỗ trợ quá trình theo dõi lô hàng.

11. Gửi chứng từ và hoàn tất thanh toán

Sau khi hàng được vận chuyển, doanh nghiệp cần gửi bộ chứng từ cho người mua theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng.

Tùy từng giao dịch, bộ chứng từ có thể gồm:

- Commercial Invoice

- Packing List

- Bill of Lading/Air Waybill

- Certificate of Origin

- Chứng thư kiểm dịch nếu có

- Chứng nhận chất lượng hoặc chứng từ chuyên ngành nếu có

Đối với phương thức thanh toán T/T, doanh nghiệp cần theo dõi các mốc thanh toán đã thỏa thuận.

Nếu sử dụng L/C, việc kiểm tra chứng từ càng cần được thực hiện cẩn thận để hạn chế sai sót so với các điều khoản của thư tín dụng.

12. Các chứng từ thường gặp trong một lô hàng xuất khẩu

Người mới học xuất nhập khẩu có thể tham khảo một số chứng từ phổ biến sau:

Chứng từ	Vai trò
Sales Contract	Thỏa thuận mua bán giữa người bán và người mua
Commercial Invoice	Thể hiện giá trị giao dịch
Packing List	Thể hiện thông tin đóng gói
Bill of Lading	Chứng từ vận tải đường biển
Air Waybill	Chứng từ vận tải hàng không
Certificate of Origin	Chứng nhận xuất xứ
Tờ khai hải quan	Khai báo hàng hóa với cơ quan hải quan
Booking Confirmation	Xác nhận đặt chỗ vận chuyển
Chứng thư kiểm dịch	Áp dụng với hàng thuộc diện kiểm dịch
Chứng từ chuyên ngành	Tùy từng mặt hàng và thị trường

13. Những điểm cần lưu ý khi xuất khẩu hàng hóa

Để hạn chế phát sinh trong quá trình xuất khẩu, doanh nghiệp nên chú ý một số vấn đề sau.

Xác định đúng mã HS

Mã HS là một trong những thông tin quan trọng khi khai báo hải quan. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ đặc điểm hàng hóa trước khi lựa chọn mã phù hợp.

Kiểm tra chính sách mặt hàng từ sớm

Không nên chờ đến khi hàng đã sản xuất xong mới kiểm tra điều kiện xuất khẩu. Việc tìm hiểu trước giúp doanh nghiệp chủ động hơn về giấy phép và chứng từ cần thiết.

Đối chiếu thông tin trên chứng từ

Tên hàng, số lượng, trọng lượng, trị giá, thông tin người mua và người bán nên được kiểm tra thống nhất giữa các chứng từ liên quan.

Theo dõi lịch vận chuyển

Đặc biệt với hàng đi đường biển, người phụ trách cần theo dõi booking, thời gian đóng hàng, thời gian hạ container và cut-off để tránh ảnh hưởng đến lịch tàu.

Xác định rõ điều kiện giao hàng

Các điều kiện Incoterms như EXW, FOB, CFR, CIF, DAP hay DDP phân chia trách nhiệm, chi phí và rủi ro giữa người bán và người mua theo những cách khác nhau.

Vì vậy, điều kiện giao hàng cần được thống nhất rõ ngay từ khi đàm phán hợp đồng.

14. Người mới học xuất nhập khẩu nên bắt đầu từ đâu?

Nếu mới tìm hiểu về xuất nhập khẩu và logistics, bạn không cần cố gắng ghi nhớ toàn bộ quy trình ngay từ đầu.

Có thể bắt đầu với những nội dung cơ bản:

Chứng từ xuất nhập khẩu → Incoterms → Mã HS → Hải quan → Logistics → Thanh toán quốc tế → Thực hành bộ chứng từ.

Khi hiểu được mối liên hệ giữa các nghiệp vụ, bạn sẽ dễ hình dung hơn công việc thực tế của một nhân viên xuất nhập khẩu.

Ví dụ, từ hợp đồng ngoại thương có thể xác định điều kiện giao hàng và trách nhiệm của các bên. Từ đó doanh nghiệp lên kế hoạch vận chuyển, chuẩn bị chứng từ, khai hải quan và phối hợp với forwarder để đưa hàng đến cảng.

Quy trình xuất khẩu hàng hóa từ Việt Nam ra nước ngoài gồm nhiều công đoạn liên kết với nhau, từ tìm kiếm khách hàng, ký hợp đồng, chuẩn bị hàng hóa, hoàn thiện chứng từ, đặt booking, khai hải quan cho đến vận chuyển và hoàn tất thanh toán.

Mỗi mặt hàng và thị trường có thể có những yêu cầu riêng, vì vậy doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ chính sách hàng hóa và yêu cầu của nước nhập khẩu trước khi triển khai.

Đối với người mới bước vào ngành, việc nắm được quy trình tổng thể sẽ là nền tảng quan trọng để tiếp tục học sâu hơn về nghiệp vụ xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan, logistics, chứng từ và thanh toán quốc tế.

Nếu muốn làm việc thực tế, bạn nên kết hợp kiến thức lý thuyết với việc thực hành một bộ hồ sơ xuất khẩu hoàn chỉnh. Đây là cách tốt để hiểu rõ từng công đoạn và hình dung được công việc thực tế của một lô hàng từ Việt Nam đi nước ngoài. Đừng quên theo dõi Fanpage của Han Exim để không bỏ lỡ những kiến thức hay và các kỹ năng mềm về xuất nhập khẩu nhé!

 

 

—————————————————————————
CLB Yêu Xuất Nhập Khẩu Hà Nội (HAN EXIM CLUB)
Đào tạo nghiệp vụ Xuất nhập khẩu & Logistics
Mobile: 0906246584 0986538963
Add: số 18 ngõ 67 Chùa Láng, quận Đống Đa, Hà Nội

Website: https://hanexim.edu.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/giasuxuatnhapkhau
Facebook: https://www.facebook.com/lophocxuatnhapkhau