Trong hoạt động xuất nhập khẩu, vận chuyển đường biển là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ khả năng chuyên chở hàng hóa với khối lượng lớn và chi phí phù hợp. Để lô hàng được vận chuyển đúng kế hoạch, nhân viên xuất nhập khẩu cần nắm rõ quy trình booking tàu xuất khẩu, từ khâu tìm lịch tàu, gửi yêu cầu đặt chỗ đến việc hoàn thiện chứng từ và giao hàng đúng thời hạn.

Một trong những vấn đề thường gặp đối với người mới vào nghề là chưa phân biệt được các mốc CY Cut-off, CFS Cut-off, SI Cut-off và VGM Cut-off. Nếu không theo dõi sát những thời hạn này, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc giao hàng, hoàn thiện hồ sơ hoặc phải chuyển sang chuyến tàu khác.

Vậy booking tàu xuất khẩu được thực hiện như thế nào? Cần chuẩn bị những thông tin gì và làm sao để hạn chế sai sót trong quá trình vận chuyển?  Hãy cùng Han Exim tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Booking tàu xuất khẩu là gì?

Booking tàu xuất khẩu là quá trình yêu cầu hãng tàu hoặc công ty giao nhận vận tải (Freight Forwarder) bố trí chỗ vận chuyển cho lô hàng trên một chuyến tàu cụ thể.

Khi yêu cầu được chấp thuận, đơn vị vận chuyển sẽ gửi Booking Confirmation (xác nhận đặt chỗ) hoặc Booking Note. Đây là căn cứ để doanh nghiệp sắp xếp việc đóng hàng, điều xe, chuẩn bị chứng từ và thực hiện các công việc liên quan trước khi tàu khởi hành.

Thông tin trên booking thường bao gồm:

- Tên tàu và số chuyến (Vessel/Voyage).

- Cảng xếp hàng (POL) và cảng dỡ hàng (POD).

- Thời gian tàu dự kiến khởi hành (ETD).

- Loại container và số lượng container.

- Địa điểm lấy container rỗng hoặc hướng dẫn giao hàng.

- Các thời hạn cut-off cần tuân thủ.

Vì sao doanh nghiệp cần booking tàu?

Thực hiện booking đúng thời điểm giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc tổ chức xuất khẩu, cụ thể:

- Chủ động lịch giao hàng: Có cơ sở để sắp xếp ngày đóng hàng và vận chuyển ra cảng.

- Kiểm soát chi phí: Dễ dàng dự trù cước biển, phí địa phương và các khoản liên quan.

- Phối hợp công việc hiệu quả: Giúp bộ phận kho, chứng từ, khai báo hải quan và vận tải thống nhất kế hoạch.

- Hạn chế rủi ro chậm chuyến: Tạo đủ thời gian xử lý các yêu cầu của hãng tàu.

Cần lưu ý rằng booking đã được xác nhận không đồng nghĩa với việc hàng chắc chắn được xếp lên tàu. Doanh nghiệp vẫn phải đáp ứng các điều kiện giao nhận, chứng từ và thời hạn khai thác của chuyến tàu đó.

2. Quy trình booking tàu xuất khẩu gồm những bước nào?

Quy trình thực tế có thể thay đổi tùy hãng tàu, tuyến vận chuyển, loại hàng và phương thức giao nhận.

2.1. Bước 1: Xác định thông tin lô hàng cần xuất khẩu

Trước khi tìm lịch tàu, nhân viên xuất nhập khẩu cần thu thập thông tin cơ bản về hàng hóa và kế hoạch giao hàng.

Các thông tin cần chuẩn bị gồm:

- Tên hàng và đặc tính hàng hóa.

- Số lượng kiện, trọng lượng và thể tích.

- Loại hàng: hàng thông thường, hàng lạnh, hàng nguy hiểm hoặc hàng có yêu cầu đặc biệt.

- Hình thức vận chuyển: FCL (hàng nguyên container) hay LCL (hàng lẻ).

- Cảng đi, cảng đến và địa điểm giao hàng cuối cùng nếu có.

- Ngày hàng sẵn sàng (Cargo Ready Date).

- Thời gian dự kiến xuất hàng và yêu cầu về thời gian vận chuyển.

Đối với hàng FCL, doanh nghiệp cần xác định loại container phù hợp như 20 feet, 40 feet hoặc 40 feet cao. Với hàng LCL, số kiện, kích thước từng kiện và tổng thể tích là cơ sở quan trọng để đơn vị vận chuyển tính cước.

Lưu ý: Thông tin hàng hóa càng chính xác thì việc nhận báo giá, lựa chọn chuyến tàu và bố trí phương tiện càng thuận lợi.

2.2. Bước 2: Tìm đơn vị vận chuyển và yêu cầu báo giá

Sau khi xác định nhu cầu vận chuyển, doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp với hãng tàu hoặc thông qua Freight Forwarder để tìm phương án phù hợp.

Khi yêu cầu báo giá, cần cung cấp đầy đủ thông tin về tuyến vận chuyển, loại hàng, số lượng container và thời gian dự kiến giao hàng.

Ngoài cước biển, hãy kiểm tra thêm:

- Các khoản phụ phí tại cảng đi và cảng đến.

- Thời gian vận chuyển dự kiến (Transit Time).

- Lịch tàu và khả năng có chỗ.

- Tuyến đi thẳng hay có chuyển tải.

- Điều kiện thanh toán và thời hạn hiệu lực báo giá.

- Thời gian miễn phí lưu container, nếu được áp dụng.

Không nên lựa chọn đơn vị vận chuyển chỉ vì mức cước thấp. Một phương án có giá cao hơn đôi chút nhưng lịch tàu phù hợp, thời gian vận chuyển ổn định và điều kiện dịch vụ rõ ràng có thể giúp doanh nghiệp hạn chế nhiều chi phí phát sinh.

2.3. Bước 3: So sánh lịch tàu và lựa chọn chuyến phù hợp

Sau khi nhận được báo giá, doanh nghiệp cần xem xét lịch tàu để lựa chọn phương án phù hợp với tiến độ giao hàng.

Một số thuật ngữ cần nắm vững:

- ETD (Estimated Time of Departure): Thời gian tàu dự kiến khởi hành.

- ETA (Estimated Time of Arrival): Thời gian tàu dự kiến đến cảng đích.

- POL (Port of Loading): Cảng xếp hàng.

- POD (Port of Discharge): Cảng dỡ hàng.

- Transit Time: Thời gian vận chuyển dự kiến.

- Transshipment: Việc chuyển tải hàng qua một cảng trung gian.

Khi lựa chọn chuyến tàu, doanh nghiệp nên tính ngược từ ngày cần giao hàng để xác định thời điểm phù hợp cho việc đóng hàng, làm thủ tục hải quan và vận chuyển nội địa.

Đồng thời, cần xem xét các mốc cut-off của chuyến tàu. Một chuyến tàu có ETD phù hợp nhưng thời hạn giao hàng quá sát vẫn có thể gây khó khăn cho quá trình thực hiện.

2.4. Bước 4: Gửi yêu cầu đặt chỗ (Booking Request)

Khi đã thống nhất phương án vận chuyển, doanh nghiệp tiến hành gửi Booking Request cho hãng tàu hoặc forwarder.

Thông tin thường được yêu cầu bao gồm:

- Tên người gửi hàng (Shipper).

- Tên người nhận hàng (Consignee), nếu đã xác định.

- Cảng đi và cảng đến.

- Mô tả hàng hóa.

- Loại và số lượng container.

- Ngày dự kiến hàng sẵn sàng.

- Các yêu cầu đặc biệt về vận chuyển.

Đối với hàng nguy hiểm, hàng lạnh hoặc hàng cần điều kiện bảo quản riêng, doanh nghiệp cần thông báo ngay từ đầu để đơn vị vận chuyển kiểm tra khả năng tiếp nhận.

Trước khi gửi yêu cầu, nên đối chiếu thông tin với hợp đồng, đơn đặt hàng và kế hoạch giao hàng nhằm hạn chế việc phải sửa booking nhiều lần.

2.5. Bước 5: Nhận Booking Confirmation và kiểm tra thông tin

Sau khi yêu cầu được chấp thuận, hãng tàu hoặc forwarder sẽ gửi Booking Confirmation.

Đây là chứng từ quan trọng để doanh nghiệp triển khai các bước tiếp theo. Khi nhận booking, không nên chỉ kiểm tra ngày tàu chạy mà cần đối chiếu toàn bộ thông tin liên quan.

Nội dung	Thông tin cần xác nhận
Booking Number	Số booking
Vessel/Voyage	Tên tàu và số chuyến
POL/POD	Cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng
ETD/ETA	Ngày tàu dự kiến đi và đến
Container Type	Loại container được xác nhận
Empty Pick-up	Địa điểm, thời gian lấy container rỗng
CY/CFS Cut-off	Hạn giao container hoặc hàng lẻ
SI Cut-off	Hạn gửi hướng dẫn lập vận đơn
VGM Cut-off	Hạn khai báo khối lượng container

Nếu phát hiện sai thông tin, cần liên hệ đơn vị cấp booking để điều chỉnh càng sớm càng tốt.

Mẹo nghiệp vụ: Sau khi nhận booking, hãy ghi các mốc thời gian vào một bảng theo dõi chung và thông báo cho những bộ phận có liên quan. Điều này giúp tránh tình trạng bộ phận kho đã đóng hàng nhưng bộ phận chứng từ chưa chuẩn bị xong hồ sơ.

2.6. Bước 6: Điều xe lấy container, đóng hàng và giao hàng

Khi booking đã được xác nhận, doanh nghiệp tổ chức lấy container rỗng, đóng hàng và vận chuyển đến địa điểm tiếp nhận theo hướng dẫn.

Với hàng FCL, trước khi đóng hàng, cần kiểm tra tình trạng container để bảo đảm phù hợp với hàng hóa. Các vị trí cần chú ý gồm sàn, vách, nóc, cửa container, mùi lạ, độ ẩm và dấu hiệu hư hỏng.

Sau khi hoàn tất đóng hàng, doanh nghiệp cần:

- Sắp xếp hàng hóa hợp lý để hạn chế xê dịch trong quá trình vận chuyển.

- Chằng buộc hàng theo yêu cầu phù hợp.

- Niêm phong container và ghi nhận số seal.

- Ghi nhận số container để phục vụ việc khai báo và lập chứng từ.

- Bố trí phương tiện giao container đến cảng đúng thời hạn.

Đối với hàng LCL, doanh nghiệp thường giao hàng đến kho CFS theo địa điểm và thời gian được chỉ định.

Cần phân biệt rõ CY Cut-off và CFS Cut-off. CY Cut-off liên quan đến hạn giao container vào bãi, còn CFS Cut-off là hạn cuối giao hàng lẻ vào kho gom hàng. Địa điểm và thời hạn cụ thể phải căn cứ theo booking hoặc hướng dẫn giao hàng của đơn vị vận chuyển.

2.7. Bước 7: Hoàn thiện thủ tục hải quan, gửi SI và khai báo VGM

Trong quá trình chuẩn bị xuất hàng, doanh nghiệp cần phối hợp hoàn tất thủ tục hải quan và các yêu cầu chứng từ vận tải.

Hai nghiệp vụ quan trọng cần đặc biệt chú ý là SI và VGM.

Shipping Instruction (SI)

SI là thông tin hướng dẫn hãng tàu lập vận đơn đường biển. Nội dung thường bao gồm thông tin shipper, consignee, notify party, mô tả hàng hóa, số kiện, trọng lượng, cảng đi và cảng đến.

Khi gửi SI, cần đối chiếu dữ liệu với chứng từ thương mại và thông tin thực tế của lô hàng. Những sai lệch về tên doanh nghiệp, số lượng kiện hoặc trọng lượng có thể dẫn đến việc phải chỉnh sửa vận đơn.

Verified Gross Mass (VGM)

VGM là khối lượng toàn bộ container đã được xác minh theo quy định áp dụng đối với container vận chuyển bằng đường biển, bao gồm khối lượng hàng hóa, bao bì, vật liệu chèn lót và vỏ container.

Doanh nghiệp cần thực hiện khai báo VGM đúng phương pháp được chấp nhận và đúng thời hạn quy định.

Ngoài ra, cần theo dõi thời hạn hoàn thành thủ tục hải quan theo yêu cầu của lô hàng. Không nên mặc định rằng chỉ cần giao container đến cảng là đã hoàn tất mọi điều kiện để hàng được xếp lên tàu.

2.8. Bước 8: Theo dõi tình trạng hàng và kiểm tra vận đơn

Sau khi giao hàng, doanh nghiệp tiếp tục theo dõi trạng thái xử lý của lô hàng trên hệ thống hoặc thông qua hãng tàu, forwarder.

Một số trạng thái thường gặp:

- Booking Confirmed: Đặt chỗ đã được xác nhận.

- Gate-in: Container đã được tiếp nhận tại cổng hoặc bãi theo hệ thống khai thác.

- Loaded on Board: Hàng đã được xếp lên tàu.

- Sailed/Departed: Tàu đã khởi hành.

Các trạng thái này thể hiện những giai đoạn khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra tình trạng thực tế thay vì cho rằng booking được xác nhận đồng nghĩa với việc hàng đã lên tàu.

Sau khi hàng được xếp lên tàu, nhân viên xuất nhập khẩu cần kiểm tra vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L), đối chiếu với SI và các chứng từ liên quan.

Thông tin trên vận đơn cần được rà soát cẩn thận, đặc biệt là tên người gửi hàng, người nhận hàng, mô tả hàng hóa, số kiện, trọng lượng, cảng đi và cảng đến. Việc phát hiện sai sót sớm sẽ giúp hạn chế thời gian và chi phí chỉnh sửa chứng từ.

Xem thêm: Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cần biết gì để bắt đầu nghề

3. Các mốc cut-off trong booking tàu xuất khẩu cần biết

Cut-off là thời hạn cuối cùng để hoàn thành một công việc theo yêu cầu của hãng tàu, cảng hoặc đơn vị vận chuyển. Đây là những mốc thời gian nhân viên xuất nhập khẩu cần theo dõi sát trong quá trình thực hiện lô hàng.

3.1. CY Cut-off – Hạn cuối giao container vào bãi

Đây là thời hạn cuối để container hàng được tiếp nhận tại bãi container theo hướng dẫn của chuyến tàu. Nếu giao trễ, doanh nghiệp có thể phải xin chấp thuận đặc biệt hoặc chuyển sang chuyến khác, tùy tình hình khai thác.

3.2. SI Cut-off – Hạn cuối gửi Shipping Instruction

Là thời hạn cuối để gửi thông tin hướng dẫn lập vận đơn cho hãng tàu. Gửi SI muộn hoặc cung cấp dữ liệu chưa chính xác có thể làm chậm việc phát hành vận đơn và phát sinh phí chỉnh sửa.

3.3. VGM Cut-off – Hạn cuối khai báo VGM

Là thời hạn cuối để khai báo khối lượng toàn bộ container đã được xác minh. Nếu không đáp ứng yêu cầu về VGM, container có thể không đủ điều kiện xếp tàu theo quy trình áp dụng.

3.4. CFS Cut-off – Hạn cuối giao hàng lẻ vào kho

Mốc này thường áp dụng cho lô hàng LCL. Doanh nghiệp cần đưa hàng đến đúng kho CFS được chỉ định trước thời hạn để đơn vị gom hàng tiếp tục xử lý và đưa hàng vào kế hoạch vận chuyển.

Phân biệt Cut-off với ETD và ETA

Thuật ngữ	Ý nghĩa
CY Cut-off	Hạn cuối giao container vào bãi
CFS Cut-off	Hạn cuối giao hàng lẻ vào kho CFS
SI Cut-off	Hạn cuối gửi hướng dẫn lập vận đơn
VGM Cut-off	Hạn cuối khai báo khối lượng container đã xác minh
ETD	Thời gian tàu dự kiến khởi hành
ETA	Thời gian tàu dự kiến đến cảng đích

Ví dụ: Booking ghi ETD ngày 20/10, trong khi SI Cut-off và VGM Cut-off đều là ngày 18/10. Điều đó có nghĩa là doanh nghiệp phải hoàn thành các yêu cầu SI và VGM theo hạn được thông báo, chứ không thể đợi đến ngày tàu chạy mới thực hiện.

Ví dụ trên chỉ mang tính minh họa. Thứ tự và thời gian của các mốc thực tế phụ thuộc vào từng chuyến tàu, cảng và hướng dẫn của đơn vị vận chuyển.

Lưu ý quan trọng: Luôn sử dụng các mốc thời gian ghi trên booking hoặc thông báo chính thức mới nhất. Không nên áp dụng một lịch cut-off cố định cho tất cả các lô hàng.

4. Những lỗi thường gặp khi đặt chỗ tàu xuất khẩu

Dù quy trình booking tàu không quá phức tạp, người mới làm xuất nhập khẩu vẫn có thể gặp nhiều sai sót nếu chưa quen với nghiệp vụ thực tế.

4.1. Đặt chỗ khi hàng chưa sẵn sàng

Việc lựa chọn chuyến tàu quá sát ngày hàng hoàn thiện có thể khiến doanh nghiệp không đủ thời gian đóng hàng, làm thủ tục hải quan hoặc giao hàng đúng hạn.

Cách khắc phục: Xác định ngày hàng sẵn sàng từ sớm, trao đổi với bộ phận sản xuất và chủ động tìm lịch tàu trước thời điểm cần xuất hàng.

4.2. Không đọc kỹ Booking Confirmation

Một số thông tin như cảng đến, loại container, địa điểm lấy container rỗng hoặc ngày cut-off nếu bị bỏ qua có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch vận chuyển.

Cách khắc phục: Sử dụng checklist kiểm tra booking ngay khi nhận được và yêu cầu đơn vị vận chuyển xác nhận lại nếu có thông tin chưa rõ.

4.3. Nhầm lẫn giữa các mốc cut-off

SI Cut-off, VGM Cut-off và CY Cut-off là các thời hạn khác nhau. Hoàn thành một yêu cầu không đồng nghĩa với việc đã đáp ứng tất cả các điều kiện giao hàng.

Cách khắc phục: Lập bảng theo dõi riêng từng mốc, phân công người phụ trách và đặt thời hạn nội bộ sớm hơn thời hạn chính thức để có thời gian xử lý phát sinh.

4.4. Sai thông tin trên SI hoặc vận đơn

Sai tên consignee, mô tả hàng hóa, số kiện hay trọng lượng có thể dẫn đến việc phải chỉnh sửa chứng từ, ảnh hưởng tiến độ giao nhận với đối tác.

Cách khắc phục: Đối chiếu thông tin giữa hợp đồng, Commercial Invoice, Packing List và SI trước khi gửi hãng tàu. Khi nhận bản nháp vận đơn, cần kiểm tra kỹ trước khi xác nhận phát hành.

4.5. Chỉ quan tâm đến giá cước

Một báo giá thấp chưa chắc đã là lựa chọn tối ưu nếu tuyến vận chuyển kéo dài, lịch tàu không phù hợp hoặc có nhiều khoản phụ phí chưa được làm rõ.

Cách khắc phục: So sánh tổng chi phí, thời gian vận chuyển, lịch tàu và phạm vi dịch vụ trước khi quyết định.

4.6. Phối hợp thiếu chặt chẽ giữa các bộ phận

Bộ phận kho có thể chuẩn bị hàng theo một kế hoạch trong khi bộ phận chứng từ lại theo dõi một lịch tàu khác. Điều này làm tăng nguy cơ chậm giao hàng.

Cách khắc phục: Thống nhất thông tin booking, cập nhật mọi thay đổi kịp thời và xác định rõ người chịu trách nhiệm cho từng đầu việc.

5. Checklist booking tàu xuất khẩu dành cho nhân viên chứng từ

Để hạn chế sai sót trong quá trình đặt chỗ và giao hàng, bạn có thể sử dụng danh sách kiểm tra dưới đây cho từng lô hàng.

Checklist thực hành

- Đã xác nhận đầy đủ thông tin hàng hóa, số lượng, trọng lượng và thể tích

- Đã xác định cảng đi, cảng đến và phương án vận chuyển

- Đã kiểm tra báo giá, phụ phí và lịch tàu

- Đã gửi Booking Request và nhận Booking Confirmation

- Đã kiểm tra tên tàu, số chuyến, POL, POD và loại container

- Đã xác nhận địa điểm, thời gian lấy container rỗng

- Đã ghi nhận các mốc CY/CFS Cut-off, SI Cut-off và VGM Cut-off áp dụng

- Đã lên kế hoạch đóng hàng, điều xe và giao hàng

- Đã phối hợp hoàn thành thủ tục hải quan

- Đã kiểm tra tính chính xác của SI và khai báo VGM

- Đã theo dõi trạng thái hàng được tiếp nhận và xếp lên tàu

Đã kiểm tra vận đơn sau khi hàng được xếp lên tàu

Đặt lại checklist

Checklist trên có thể được điều chỉnh theo loại hàng, tuyến vận chuyển, yêu cầu của hãng tàu và điều kiện giao hàng cụ thể.

Nắm vững quy trình booking tàu xuất khẩu là kỹ năng quan trọng đối với nhân viên xuất nhập khẩu và logistics. Từ việc chuẩn bị thông tin hàng hóa, tìm lịch tàu, gửi yêu cầu đặt chỗ đến theo dõi SI, VGM và các mốc cut-off, mỗi bước đều cần được thực hiện chính xác và có sự phối hợp giữa các bộ phận.

Đặc biệt, hãy hình thành thói quen kiểm tra Booking Confirmation ngay khi nhận được, ghi lại các thời hạn quan trọng và theo dõi tình trạng hàng cho đến khi được xếp lên tàu. Đây là cách giúp bạn hạn chế sai sót chứng từ, giảm nguy cơ lỡ chuyến và chủ động hơn khi xử lý các tình huống phát sinh.

Nếu bạn đang học nghiệp vụ xuất nhập khẩu, hãy bắt đầu từ những chứng từ và tình huống thực tế như booking confirmation, shipping instruction, VGM và vận đơn đường biển. Khi hiểu rõ mối liên hệ giữa các công việc, bạn sẽ dễ dàng tiếp cận quy trình xuất khẩu hàng hóa một cách hệ thống và tự tin hơn khi làm việc thực tế. Đừng quên theo dõi Fanpage của Han Exim để không bỏ lỡ những kiến thức hay và các kỹ năng mềm về xuất nhập khẩu nhé!

 

 

—————————————————————————
CLB Yêu Xuất Nhập Khẩu Hà Nội (HAN EXIM CLUB)
Đào tạo nghiệp vụ Xuất nhập khẩu & Logistics
Mobile: 0906246584 0986538963
Add: số 18 ngõ 67 Chùa Láng, quận Đống Đa, Hà Nội

Website: https://hanexim.edu.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/giasuxuatnhapkhau
Facebook: https://www.facebook.com/lophocxuatnhapkhau