Trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu, rất nhiều vấn đề phát sinh không đến từ vận chuyển hay bán hàng, mà xuất phát từ chứng từ không chính xác hoặc không đồng bộ. Vì vậy, nhân viên chứng từ logistics là vị trí giữ vai trò kiểm soát rủi ro, đảm bảo mọi hoạt động xuất nhập diễn ra đúng pháp luật, đúng tiến độ và đúng chi phí. Vậy các bạn hãy cùng Han Exim tìm hiểu thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!
Bài viết này tập trung đi sâu vào thực tế công việc, giúp người đọc:
- Hiểu rõ từng mảng nghiệp vụ của nhân viên chứng từ logistics
- Biết cách làm việc đúng ngay từ đầu
- Tránh các lỗi phổ biến gây thiệt hại cho doanh nghiệp
- Định hướng học tập và phát triển nghề nghiệp lâu dài
1. Nhân viên chứng từ logistics là gì? Hiểu đúng để làm đúng
Nhân viên chứng từ logistics là người chịu trách nhiệm chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện và quản lý toàn bộ hồ sơ, giấy tờ liên quan đến quá trình vận chuyển và thông quan hàng hóa.
Khác với suy nghĩ phổ biến, công việc này không chỉ là soạn giấy tờ, mà là:
- Đối chiếu thông tin giữa nhiều bộ phận
- Đảm bảo tính pháp lý của lô hàng
- Kiểm soát rủi ro phát sinh trong xuất nhập khẩu
Trong môi trường làm việc quốc tế, chứng từ còn là căn cứ để:
- Làm việc với đối tác nước ngoài
- Thanh toán quốc tế qua ngân hàng
- Giải quyết tranh chấp nếu có
2. Công việc chi tiết của nhân viên chứng từ logistics trong thực tế
2.1. Tiếp nhận và phân tích thông tin lô hàng
Trước khi lập bất kỳ chứng từ nào, nhân viên chứng từ cần nắm rõ:
- Loại hàng hóa, tính chất hàng
- Điều kiện giao hàng (Incoterms)
- Thời gian giao – nhận
- Phương thức vận chuyển
- Điều kiện thanh toán
Kinh nghiệm thực tế: Không nên lập chứng từ chỉ dựa vào email rời rạc. Hãy luôn đối chiếu hợp đồng hoặc PO chính thức.
2.2. Chuẩn bị chứng từ thương mại
Đây là nhóm chứng từ nền tảng, bao gồm: Commercial Invoice, packing List, sales Contract / Purchase Order
Nhân viên chứng từ phải đảm bảo: Tên hàng thống nhất, số lượng, trọng lượng hợp lý, đơn giá và tổng giá trị chính xác, điều kiện giao hàng nhất quán
Sai sót thường gặp: Invoice ghi FOB nhưng hợp đồng quy định CIF, dẫn đến sai trị giá hải quan.
2.3. Làm việc với hãng tàu và forwarder
Nhân viên chứng từ logistics thường xuyên:
- Gửi Shipping Instruction
- Nhận và kiểm tra draft vận đơn
- Theo dõi lịch tàu, cut-off
- Xác nhận phát hành vận đơn
Lưu ý quan trọng: Vận đơn là chứng từ dễ gây rủi ro nhất. Luôn kiểm tra kỹ: Người gửi – người nhận, Cảng đi – cảng đến, Số container, seal, Điều kiện vận chuyển
2.4. Phối hợp khai báo hải quan
Dù trực tiếp hay gián tiếp khai báo, nhân viên chứng từ vẫn cần: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, hiểu logic phân loại hàng hóa, hỗ trợ giải trình khi hải quan yêu cầu
Bài học thực tế: Không hiểu hàng hóa thì không thể làm chứng từ tốt, dù có phần mềm hỗ trợ.
2.5. Hoàn thiện và lưu trữ bộ chứng từ
Sau thông quan, nhân viên chứng từ cần: Gửi chứng từ cho khách hàng / ngân hàng, lưu trữ hồ sơ khoa học, sẵn sàng phục vụ kiểm toán hoặc đối chiếu sau này
3. Các nhóm chứng từ nhân viên chứng từ logistics cần nắm vững
Nhóm 1: Chứng từ thương mại
- Commercial Invoice
- Packing List
- Sales Contract
Nhóm 2: Chứng từ vận tải
- Bill of Lading
- Air Waybill
- Delivery Order
Nhóm 3: Chứng từ hải quan & xuất xứ
- Tờ khai hải quan
- Certificate of Origin (C/O)
- Giấy phép chuyên ngành
Hiểu rõ vai trò từng nhóm giúp nhân viên chứng từ xử lý công việc logic và hiệu quả hơn.
Xem thêm: Chứng nhận xuất xứ hàng hóa - Hiểu đúng để tránh rủi ro trong xuất nhập khẩu
4. Những lỗi phổ biến khiến nhân viên chứng từ gặp rủi ro
- Làm chứng từ theo mẫu, không theo bản chất: Mỗi lô hàng có đặc thù riêng, không thể sao chép máy móc.
- Không kiểm tra chéo giữa các chứng từ
- Sai sót nhỏ có thể dẫn đến: Chậm thông quan, phát sinh chi phí, mất uy tín với khách hàng
- Phụ thuộc hoàn toàn vào forwarder: Forwarder hỗ trợ, nhưng trách nhiệm cuối cùng vẫn thuộc về doanh nghiệp.
5. Kỹ năng cần thiết để làm nghề nhân viên chứng từ logistics lâu dài
5.1. Tư duy cẩn trọng và logic
Mọi thông tin trên chứng từ đều phải có cơ sở rõ ràng.
5.2. Tiếng Anh chuyên ngành logistics
Giúp:
- Đọc hiểu chứng từ
- Giao tiếp với đối tác quốc tế
- Hạn chế hiểu sai yêu cầu
5.3. Kỹ năng quản lý thời gian và checklist
Một nhân viên chứng từ giỏi luôn:
- Lập checklist theo lô hàng
- Theo dõi deadline chặt chẽ
- Lưu trữ hồ sơ khoa học
6. Người mới nên học nhân viên chứng từ logistics theo lộ trình nào?
Để không bị “ngợp”, người mới nên:
- Hiểu quy trình xuất nhập khẩu tổng thể
- Học từng loại chứng từ theo tình huống thực tế
- Thực hành trên bộ chứng từ thật
- Phân tích lỗi sai thường gặp
Học đúng lộ trình giúp rút ngắn thời gian và tăng khả năng làm việc thực tế.
Nhân viên chứng từ logistics là vị trí đòi hỏi kiến thức, sự chính xác và trách nhiệm cao. Đây không phải công việc đơn giản, nhưng là nghề bền vững, ổn định và có giá trị lâu dài trong ngành logistics xuất nhập khẩu.
Nếu bạn hiểu đúng bản chất công việc, học bài bản và tích lũy kinh nghiệm thực tế, đây sẽ là nền tảng vững chắc để phát triển sự nghiệp trong môi trường logistics quốc tế. Đừng quên theo dõi Fanpage của Han Exim để không bỏ lỡ những kiến thức hay và các kỹ năng mềm về xuất nhập khẩu nhé!
—————————————————————————
CLB Yêu Xuất Nhập Khẩu Hà Nội (HAN EXIM CLUB)
Đào tạo nghiệp vụ Xuất nhập khẩu & Logistics
Mobile: 0906246584 0986538963
Add: số 18 ngõ 67 Chùa Láng, quận Đống Đa, Hà Nội
Website: https://hanexim.edu.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/giasuxuatnhapkhau
Facebook: https://www.facebook.com/lophocxuatnhapkhau