Trong hoạt động xuất nhập khẩu, nhân viên chứng từ (Documentation Staff – gọi tắt là “Docs”) là người chịu trách nhiệm chuẩn bị, kiểm tra và quản lý toàn bộ hồ sơ chứng từ liên quan đến việc xuất hoặc nhập hàng hóa.
Nếu xem chuỗi logistics như một bộ máy vận hành, thì nhân viên chứng từ chính là “mắt xích hành chính” đảm bảo mọi giấy tờ hợp pháp, chính xác, giúp hàng hóa được thông quan và thanh toán suôn sẻ.
Công việc này đòi hỏi tính tỉ mỉ, kiến thức về thương mại quốc tế, luật hải quan, Incoterms và kỹ năng tiếng Anh chuyên ngành, nhưng lại mở ra nhiều cơ hội việc làm trong các công ty logistics, forwarding, shipping line và doanh nghiệp sản xuất xuất khẩu. Vậy hãy cùng Han Exim tìm hiểu thông tin chi tiết về các khóa học xuất nhập khẩu trong bài viết dưới đây nhé!
1. Công việc cụ thể của nhân viên chứng từ
Một ngày làm việc của nhân viên chứng từ xoay quanh hàng loạt loại hồ sơ, từ hợp đồng, hóa đơn, vận đơn đến chứng nhận xuất xứ.
Tùy theo doanh nghiệp, Docs staff có thể đảm nhiệm một hoặc nhiều phần việc sau:
1.1. Chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu
- Lập Commercial Invoice (hóa đơn thương mại)
- Chuẩn bị Packing List (phiếu đóng gói)
- Làm Booking với hãng tàu hoặc forwarder
- Nhận và kiểm tra Bill of Lading (vận đơn)
- Làm Certificate of Origin (C/O)
- Chuẩn bị tờ khai hải quan và hồ sơ xuất khẩu
1.2. Kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu
- Nhận chứng từ từ đối tác nước ngoài qua email hoặc DHL
- Kiểm tra nội dung hóa đơn, vận đơn, số lượng hàng hóa
- Theo dõi tình trạng hàng, phối hợp với bộ phận khai báo hải quan
- Lưu trữ hồ sơ, gửi chứng từ cho kế toán hoặc ngân hàng
1.3. Liên hệ và phối hợp giữa các bên
Nhân viên chứng từ là người kết nối thông tin giữa khách hàng, hãng tàu, hải quan, ngân hàng và bộ phận nội bộ.
Một sai sót nhỏ trong tên hàng, số container hay mã HS cũng có thể khiến hàng bị giữ, phát sinh chi phí lưu bãi hoặc bị phạt.
Vì vậy, nghề này đòi hỏi tính cẩn thận và khả năng chịu áp lực cao, đặc biệt trong các mùa cao điểm xuất hàng.
2. Các loại chứng từ xuất nhập khẩu quan trọng
Để hiểu rõ nghề chứng từ, sinh viên cần nắm vững bộ chứng từ cơ bản trong thương mại quốc tế. Dưới đây là những chứng từ thường xuyên xuất hiện trên bàn làm việc của một Docs staff:
| Tên chứng từ | Nội dung chính | Người phát hành |
|---|---|---|
| Commercial Invoice | Hóa đơn thương mại, thể hiện giá trị hàng hóa | Người bán |
| Packing List | Chi tiết quy cách, trọng lượng, bao bì | Người bán |
| Bill of Lading (B/L) | Chứng từ vận tải, bằng chứng hàng đã được giao cho hãng tàu | Hãng tàu / Forwarder |
| Certificate of Origin (C/O) | Chứng nhận xuất xứ hàng hóa, giúp hưởng ưu đãi thuế quan | Phòng thương mại hoặc cơ quan nhà nước |
| Insurance Certificate | Giấy chứng nhận bảo hiểm hàng hóa | Công ty bảo hiểm |
| Customs Declaration | Tờ khai hải quan khi làm thủ tục xuất – nhập | Doanh nghiệp hoặc đại lý khai thuê |
| Phytosanitary/Health Certificate | Giấy kiểm dịch (nếu hàng nông sản, thực phẩm) | Cơ quan kiểm định |
Các chứng từ này không chỉ là “giấy tờ hành chính”, mà là bằng chứng pháp lý đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp trong giao dịch quốc tế.
3. Quy trình xử lý chứng từ trong doanh nghiệp
Một quy trình chuẩn của nhân viên chứng từ thường bao gồm các bước:
- Nhận thông tin đơn hàng từ bộ phận kinh doanh hoặc khách hàng.
- Làm booking với hãng tàu hoặc forwarder, lấy thông tin container, lịch tàu.
- Soạn bộ chứng từ xuất khẩu: Invoice, Packing List, Hợp đồng, C/O, tờ khai.
- Gửi draft B/L cho khách hàng xác nhận trước khi hãng tàu phát hành bản gốc.
- Theo dõi quá trình giao hàng và thông quan.
- Gửi bộ chứng từ gốc cho khách hàng hoặc ngân hàng (nếu thanh toán L/C).
- Lưu trữ hồ sơ, báo cáo và theo dõi công nợ.
Trong công ty lớn, quy trình này có thể được hỗ trợ bởi phần mềm quản lý logistics (ERP, CargoWise, E-port...), nhưng ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhân viên chứng từ thường làm thủ công qua Excel và email.
4. Kỹ năng cần có của nhân viên chứng từ
Đây là phần nhiều sinh viên quan tâm nhất: muốn theo nghề chứng từ, cần chuẩn bị gì?
Kỹ năng chuyên môn
- Hiểu quy trình xuất nhập khẩu, Incoterms, phương thức thanh toán quốc tế (T/T, L/C).
- Biết đọc – hiểu các loại chứng từ và đối chiếu thông tin.
- Thành thạo Excel, Word, và phần mềm logistics.
- Tiếng Anh thương mại và tiếng Anh chứng từ (Invoice, B/L, Certificate...).
Kỹ năng mềm
- Cẩn thận, chính xác, có khả năng kiểm tra chi tiết từng dòng thông tin.
- Kỹ năng giao tiếp email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh.
- Quản lý thời gian và xử lý nhiều bộ hồ sơ cùng lúc.
- Làm việc nhóm với bộ phận sales, kế toán, và logistics.
Tố chất cần thiết
- Kiên nhẫn, tỉ mỉ, chịu áp lực tốt.
- Có tinh thần học hỏi liên tục vì quy định hải quan, C/O, L/C thay đổi thường xuyên.
- Tư duy logic – bởi mọi thông tin trên chứng từ phải liên kết chặt chẽ.
Xem thêm: Các loại hình sản xuất xuất khẩu phổ biến tại Việt Nam
5. Mức lương và cơ hội nghề nghiệp của nhân viên chứng từ
Tại Việt Nam, mức lương của nhân viên chứng từ (docs) phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, loại hình công ty (forwarder, logistics, hay doanh nghiệp xuất khẩu trực tiếp) và đặc biệt là năng lực, kinh nghiệm của từng cá nhân.
Đối với sinh viên mới ra trường hoặc người có dưới 1 năm kinh nghiệm, mức thu nhập trung bình dao động từ 8 – 12 triệu đồng/tháng. Ở giai đoạn này, bạn chủ yếu học hỏi, làm quen với quy trình chứng từ, thao tác phần mềm và kỹ năng giao tiếp với khách hàng.
Sau khoảng 2 – 3 năm kinh nghiệm, khi đã thành thạo việc lập bộ chứng từ, xử lý sự cố và phối hợp với hãng tàu, nhân viên chứng từ có thể đạt mức 12 – 18 triệu đồng/tháng, kèm theo các khoản thưởng hiệu suất hoặc phụ cấp làm thêm giờ trong mùa cao điểm.
Khi lên vị trí trưởng nhóm chứng từ (Docs Team Leader), thu nhập thường tăng lên khoảng 18 – 25 triệu đồng/tháng, bởi bạn không chỉ làm việc chuyên môn mà còn giám sát, kiểm tra hồ sơ và hỗ trợ đào tạo nhân viên mới.
Với những người có kinh nghiệm lâu năm hoặc đảm nhiệm vị trí Chuyên viên cao cấp / Logistics Officer, mức lương có thể đạt từ 25 triệu đồng trở lên, đặc biệt trong các doanh nghiệp FDI hoặc công ty logistics quốc tế.
Ngoài lương cơ bản, nhân viên chứng từ có thể nhận thưởng theo đơn hàng, phụ cấp làm thêm giờ, đặc biệt trong mùa cao điểm xuất hàng (tháng 9–12).
Cơ hội việc làm cho vị trí này rất dồi dào, vì hầu hết các công ty xuất nhập khẩu, logistics, forwarding đều cần đội ngũ chứng từ riêng.
Một số lĩnh vực có nhu cầu cao:
- Logistics và giao nhận vận tải quốc tế
- Công ty sản xuất – xuất khẩu (gỗ, dệt may, nông sản, thủ công mỹ nghệ...)
- Doanh nghiệp thương mại nhập khẩu
- Đại lý hải quan, ngân hàng thanh toán quốc tế
6. Lộ trình phát triển nghề nghiệp của nhân viên chứng từ
Bắt đầu từ vị trí nhân viên chứng từ, bạn có thể phát triển theo nhiều hướng khác nhau:
- Senior Docs / Team Leader: phụ trách kiểm tra, đào tạo nhân viên mới.
- Customer Service Logistics: làm việc với khách hàng nước ngoài, điều phối hàng.
- Operations Executive: chuyên xử lý vận tải, booking, theo dõi container.
- Sales Logistics: chuyển sang mảng kinh doanh dịch vụ vận tải.
- Logistics Manager hoặc Export-Import Manager: vị trí quản lý cấp cao.
Đây là nghề nền tảng giúp hiểu sâu toàn bộ chuỗi cung ứng, từ vận tải, hải quan đến thanh toán quốc tế một bước đệm vững chắc cho bất kỳ ai muốn phát triển trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu.
7. Những khó khăn thường gặp và cách vượt qua
Không thể phủ nhận, nghề chứng từ đòi hỏi sự tỉ mỉ và chịu đựng áp lực cao.
Một số thách thức phổ biến:
- Deadline gấp, phải làm việc ngoài giờ khi tàu sắp chạy.
- Chứng từ sai sót (thiếu dấu, sai tên hàng) khiến hàng bị kẹt.
- Khách hàng nước ngoài thay đổi yêu cầu đột xuất.
- Phối hợp nhiều bộ phận, đôi khi xảy ra chồng chéo trách nhiệm.
Cách vượt qua:
- Lập checklist chuẩn cho từng loại chứng từ.
- Sử dụng phần mềm hoặc Google Sheet để theo dõi tiến độ.
- Ghi chú cẩn thận mỗi thay đổi của khách hàng.
- Giữ thái độ bình tĩnh, cầu thị và chủ động học hỏi.
Một nhân viên chứng từ giỏi không chỉ biết làm đúng, mà còn biết xử lý tình huống và phòng ngừa rủi ro.
8. Lời khuyên cho sinh viên muốn theo nghề chứng từ
Nếu bạn là sinh viên năm cuối hoặc mới tốt nghiệp ngành Kinh tế quốc tế, Logistics, Hải quan, Ngoại thương, hãy bắt đầu từ những bước nhỏ:
- Thực tập tại doanh nghiệp XNK hoặc forwarder: dù không lương, nhưng đây là trải nghiệm quý giá.
- Rèn kỹ năng đọc hiểu chứng từ thực tế: tải mẫu Invoice, Packing List, B/L để luyện.
- Tham gia khóa học xuất nhập khẩu thực hành để hiểu quy trình thật (như tại Han Exim, VinaTrain, U&I Logistics Academy…).
- Trau dồi tiếng Anh thương mại đây là công cụ sống còn của dân Docs.
- Xây dựng sự cẩn thận từ những chi tiết nhỏ vì sai sót 1 chữ có thể khiến doanh nghiệp thiệt hại hàng nghìn USD.
Nghề nhân viên chứng từ (Docs) có thể không hào nhoáng, nhưng là trái tim hành chính của hoạt động xuất nhập khẩu. Đó là nghề giúp bạn: Hiểu sâu về quy trình thương mại quốc tế, logistics, thanh toán. Tích lũy kỹ năng tiếng Anh, quản lý thời gian và xử lý hồ sơ. Xây dựng nền tảng vững chắc để thăng tiến lên vị trí quản lý hoặc chuyển hướng sang sales/logistics.
Với sinh viên yêu thích sự chính xác, cẩn thận và muốn theo đuổi con đường xuất nhập khẩu, thì Docs staff là cánh cửa khởi đầu lý tưởng để bước chân vào thế giới thương mại toàn cầu. Đừng quên theo dõi Fanpage của Han Exim để không bỏ lỡ những kiến thức hay và các kỹ năng mềm về xuất nhập khẩu nhé!