Trong chuỗi hoạt động xuất nhập khẩu, nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu giữ vai trò đặc biệt quan trọng. Đây là vị trí trực tiếp xử lý hồ sơ, giấy tờ, đảm bảo hàng hóa được thông quan đúng pháp luật, đúng tiến độ và hạn chế tối đa rủi ro cho doanh nghiệp.

Tuy nhiên, không ít người mới bước vào ngành vẫn còn mơ hồ: Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu làm những gì? Có cần giỏi tiếng Anh không? Lương bao nhiêu? Học ở đâu để làm được việc?

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu đầy đủ, chính xác và thực tế nhất về nghề nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu, đặc biệt phù hợp cho người mới, người trái ngành hoặc đang định hướng học xuất nhập khẩu bài bản. Vậy các bạn hãy cùng Han Exim tìm hiểu thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!

1. Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu (Import Export Documentation Staff) là người chịu trách nhiệm soạn thảo, kiểm tra, quản lý và xử lý toàn bộ bộ chứng từ liên quan đến hoạt động xuất khẩu – nhập khẩu hàng hóa.

Nói cách khác, đây là người đảm bảo:

- Hồ sơ xuất nhập khẩu đúng quy định pháp luật

- Chứng từ phù hợp hợp đồng, Incoterms, phương thức thanh toán

- Hàng hóa được thông quan suôn sẻ, hạn chế phát sinh chi phí và rủi ro

Trong nhiều doanh nghiệp, nhân viên chứng từ còn là cầu nối giữa doanh nghiệp – hãng tàu – forwarder – hải quan – ngân hàng – khách hàng quốc tế.

2. Vai trò của nhân viên chứng từ trong doanh nghiệp xuất nhập khẩu

Dù không trực tiếp bán hàng hay vận chuyển, nhưng nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu lại có vai trò xương sống trong hoạt động XNK:

- Đảm bảo tính pháp lý cho mỗi lô hàng

- Hạn chế rủi ro bị giữ hàng, phạt hành chính, truy thu thuế

- Giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí logistics

- Góp phần xây dựng uy tín với đối tác quốc tế

Chỉ một sai sót nhỏ trên chứng từ (sai tên hàng, sai HS code, sai điều kiện giao hàng…) cũng có thể khiến doanh nghiệp thiệt hại hàng chục đến hàng trăm triệu đồng.

3. Công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu chi tiết nhất

3.1. Chuẩn bị và kiểm tra bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm làm việc với các loại giấy tờ như:

- Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)

- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

- Phiếu đóng gói (Packing List)

- Vận đơn (Bill of Lading / Airway Bill)

- Chứng nhận xuất xứ (C/O)

- Chứng từ bảo hiểm

- Các giấy phép chuyên ngành (nếu có)

Công việc không chỉ là “soạn giấy tờ” mà còn phải kiểm tra sự khớp nhau giữa các chứng từ theo đúng quy định.

3.2. Khai báo hải quan

Một nhiệm vụ quan trọng của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là:

- Khai báo tờ khai hải quan điện tử

- Xác định mã HS code

- Áp thuế xuất nhập khẩu, thuế VAT

- Theo dõi kết quả phân luồng (xanh – vàng – đỏ)

- Phối hợp xử lý khi hàng bị kiểm tra

Đây là phần việc đòi hỏi kiến thức pháp luật và kinh nghiệm thực tế.

3.3. Làm việc với hãng tàu, forwarder, đối tác nước ngoài

Nhân viên chứng từ thường xuyên: Gửi booking, nhận draft vận đơn, kiểm tra chi tiết vận đơn, trao đổi email tiếng Anh với đối tác quốc tế, phối hợp chỉnh sửa chứng từ khi có sai sót

3.4. Lưu trữ và quản lý hồ sơ

- Lưu trữ chứng từ theo quy định

- Phục vụ kiểm tra sau thông quan

- Hỗ trợ quyết toán thuế, hoàn thuế

Xem thêm: Cách giữ chân khách hàng quốc tế cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu

4. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì?

Một nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu chuyên nghiệp cần nắm vững:

- Commercial Invoice là gì?

- Packing List dùng khi nào?

- Bill of Lading có những loại nào?

- Khi nào cần C/O?

- Sự khác nhau giữa vận đơn gốc và vận đơn surrender

- Quan hệ giữa Incoterms và chứng từ

Đây chính là nội dung cốt lõi trong các khóa học xuất nhập khẩu thực tế.

5. Kỹ năng cần có của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Kiến thức nghiệp vụ xuất nhập khẩu

- Hiểu rõ quy trình xuất – nhập khẩu

- Nắm Incoterms 2020

- Hiểu luật hải quan, thuế XNK

- Am hiểu chứng từ và thanh toán quốc tế

Kỹ năng cẩn thận – tỉ mỉ

Chỉ cần sai một con số, một ký tự, doanh nghiệp có thể:

- Không thông quan được hàng

- Bị phạt

- Mất uy tín với đối tác

Kỹ năng tiếng Anh chuyên ngành

Không cần quá giỏi giao tiếp, nhưng cần:

- Đọc – hiểu chứng từ tiếng Anh

- Viết email chuyên nghiệp

- Hiểu thuật ngữ xuất nhập khẩu

Kỹ năng xử lý tình huống

- Hàng bị giữ tại cảng

- Sai chứng từ

- Phát sinh chi phí

- Tranh chấp với đối tác

6. Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu có cần bằng cấp không?

Thực tế cho thấy:

- Không bắt buộc học đúng chuyên ngành

- Nhiều người trái ngành vẫn làm rất tốt

Quan trọng nhất là: Học đúng nghiệp vụ, được đào tạo thực tế, làm được việc ngay

Đây cũng là lý do ngày càng nhiều người lựa chọn học xuất nhập khẩu thực hành thay vì chỉ học lý thuyết trên giảng đường.

7. Những khó khăn thường gặp khi làm nhân viên chứng từ

- Áp lực thời gian

- Nhiều quy định pháp luật thay đổi

- Sai sót nhỏ nhưng hậu quả lớn

- Người mới thiếu kinh nghiệm thực tế

Vì vậy, được đào tạo bài bản ngay từ đầu là yếu tố cực kỳ quan trọng.

8. Người mới nên học gì để làm nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu?

Để làm tốt vị trí này, người mới cần học: Tổng quan xuất nhập khẩu, bộ chứng từ xuất nhập khẩu thực tế, Incoterms 2020, khai báo hải quan, case xử lý sai chứng từ, kỹ năng đọc kiểm tra vận đơn

Những nội dung này không thể chỉ học lý thuyết, mà cần được hướng dẫn bằng hồ sơ thật, tình huống thật.

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là một vị trí ổn định, có lộ trình rõ ràng, nhu cầu tuyển dụng cao trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế. Nếu bạn: Đang tìm một nghề nghiệp bền vững, muốn làm việc trong môi trường quốc tế, mong muốn học một kỹ năng có giá trị lâu dài. Thì nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu chính là lựa chọn đáng cân nhắc. Đừng quên theo dõi Fanpage của Han Exim để không bỏ lỡ những kiến thức hay và các kỹ năng mềm về xuất nhập khẩu nhé!

 

—————————————————————————
CLB Yêu Xuất Nhập Khẩu Hà Nội (HAN EXIM CLUB)
Đào tạo nghiệp vụ Xuất nhập khẩu & Logistics
Mobile: 0906246584 0986538963
Add: số 18 ngõ 67 Chùa Láng, quận Đống Đa, Hà Nội

Website: https://hanexim.edu.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/giasuxuatnhapkhau
Facebook: https://www.facebook.com/lophocxuatnhapkhau