Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu – logistics, nhân viên chứng từ là một vị trí được nhiều doanh nghiệp tuyển dụng và cũng là lựa chọn phổ biến đối với những bạn mới bước vào ngành. Công việc chủ yếu liên quan đến hồ sơ, giấy tờ và dữ liệu của các lô hàng, nhưng để làm tốt thì người làm chứng từ cần hiểu được toàn bộ quy trình xuất nhập khẩu.

Nếu bạn đang tìm hiểu nghề nhân viên chứng từ, chưa biết công việc hằng ngày gồm những gì, cần trang bị kiến thức nào hay bắt đầu từ đâu, bài viết dưới đây sẽ giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn. Hãy cùng HAN EXIM tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.

1. Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là người phụ trách chuẩn bị, kiểm tra, xử lý và theo dõi các hồ sơ liên quan đến hoạt động mua bán và vận chuyển hàng hóa quốc tế.

Mỗi lô hàng xuất khẩu hoặc nhập khẩu thường đi kèm nhiều loại chứng từ khác nhau. Những thông tin trên các chứng từ này cần được kiểm tra và đối chiếu cẩn thận để đảm bảo thống nhất trước khi thực hiện các bước tiếp theo.

Tùy vào doanh nghiệp, nhân viên chứng từ có thể phụ trách toàn bộ hồ sơ của lô hàng hoặc chỉ đảm nhận một số công đoạn nhất định.

Đây là công việc tương đối phù hợp với những người:

- Cẩn thận và có khả năng kiểm tra thông tin tốt.

- Yêu thích công việc văn phòng.

- Có khả năng sắp xếp và quản lý hồ sơ.

- Muốn phát triển trong lĩnh vực xuất nhập khẩu – logistics.

- Có khả năng đọc hiểu tiếng Anh cơ bản.

2. Công việc của nhân viên chứng từ gồm những gì?

Không phải ngày nào nhân viên chứng từ cũng thực hiện một công việc giống nhau. Nhiệm vụ có thể thay đổi dựa trên loại hàng, phương thức vận chuyển, thị trường và quy trình của doanh nghiệp.

2.1. Tiếp nhận thông tin của lô hàng

Trước khi chuẩn bị chứng từ, nhân viên cần tiếp nhận các thông tin liên quan đến đơn hàng như:

 - Thông tin người bán và người mua.

- Tên và số lượng hàng hóa.

- Giá trị đơn hàng.

- Điều kiện giao hàng.

- Cảng đi và cảng đến.

- Phương thức vận chuyển.

- Thời gian dự kiến giao hàng.

Từ những thông tin này, nhân viên chứng từ tiến hành chuẩn bị và kiểm tra hồ sơ phù hợp.

2.2. Chuẩn bị bộ chứng từ

Một số chứng từ thường xuất hiện trong quá trình xuất nhập khẩu gồm:

Commercial Invoice: Hóa đơn thương mại thể hiện thông tin giao dịch và giá trị hàng hóa.

Packing List: Thể hiện thông tin đóng gói như số kiện, trọng lượng, kích thước và quy cách hàng hóa.

Bill of Lading: Vận đơn được sử dụng trong vận chuyển đường biển.

Air Waybill: Chứng từ vận tải được sử dụng đối với hàng hóa vận chuyển bằng đường hàng không.

Certificate of Origin: Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa trong những trường hợp cần chứng minh xuất xứ hoặc hưởng ưu đãi theo quy định.

Ngoài ra, tùy từng loại hàng và yêu cầu của thị trường, bộ hồ sơ có thể bao gồm thêm giấy phép, chứng nhận hoặc các chứng từ chuyên ngành khác.

2.3. Kiểm tra và đối chiếu chứng từ

Đây là một trong những phần quan trọng nhất của công việc nhân viên chứng từ.

Các thông tin trên Invoice, Packing List, vận đơn và những hồ sơ liên quan cần được kiểm tra để hạn chế sai sót.

Một số thông tin cần đặc biệt chú ý gồm:

- Tên và địa chỉ người xuất khẩu.

- Tên và địa chỉ người nhập khẩu.

- Tên hàng hóa.

- Số lượng.

- Đơn giá và tổng giá trị.

- Trọng lượng.

- Số kiện.

- Số container hoặc thông tin vận chuyển.

- Cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng.

- Điều kiện giao hàng.

Chỉ một sai lệch nhỏ trong chứng từ cũng có thể khiến doanh nghiệp phải sửa hồ sơ hoặc phát sinh thêm thời gian và chi phí.

3. Nhân viên chứng từ thường làm việc với những ai?

Một điểm đặc biệt của nghề chứng từ là bạn không chỉ làm việc với hồ sơ mà còn phải phối hợp với nhiều bộ phận và đối tác khác nhau.

Trong một lô hàng, nhân viên chứng từ có thể trao đổi với:

Khách hàng: để xác nhận thông tin đơn hàng và yêu cầu về chứng từ.

Bộ phận kinh doanh: để cập nhật thông tin hợp đồng, đơn hàng và điều kiện giao dịch.

Forwarder: để đặt chỗ, theo dõi lịch vận chuyển và xử lý các thông tin liên quan đến lô hàng.

Hãng tàu hoặc hãng hàng không: để kiểm tra booking, lịch vận chuyển và thông tin vận đơn.

Bộ phận kho: để đối chiếu số lượng, đóng gói và tình trạng hàng hóa.

Bộ phận hải quan: trong những trường hợp cần phối hợp thực hiện hoặc bổ sung hồ sơ phục vụ thủ tục hải quan.

Vì vậy, khả năng giao tiếp và phối hợp công việc cũng rất cần thiết đối với một nhân viên chứng từ.

Xem thêm: Quy trình một lô hàng xuất khẩu từ Việt Nam diễn ra như thế nào?

4. Những kiến thức nhân viên chứng từ cần nắm

Nếu muốn làm việc lâu dài trong ngành, bạn không nên chỉ học cách điền thông tin vào từng loại giấy tờ. Quan trọng hơn là phải hiểu vì sao chứng từ được lập và chúng liên quan với nhau như thế nào.

4.1. Kiến thức về xuất nhập khẩu

Bạn nên hiểu các bước cơ bản của một giao dịch xuất nhập khẩu, từ ký hợp đồng, chuẩn bị hàng, vận chuyển, làm thủ tục cho đến giao hàng.

4.2. Kiến thức về Incoterms

Các điều kiện như EXW, FOB, CFR, CIF, DAP... ảnh hưởng trực tiếp đến trách nhiệm, chi phí và rủi ro của người bán và người mua.

Hiểu Incoterms sẽ giúp bạn xác định được trách nhiệm của các bên và kiểm tra thông tin trên chứng từ chính xác hơn.

4.3. Kiến thức về vận tải

Bạn nên làm quen với vận tải đường biển, đường hàng không và những thuật ngữ thường gặp trong logistics.

Đặc biệt với hàng container đường biển, nhân viên chứng từ cần hiểu các khái niệm như Booking, SI, B/L, ETD, ETA, cut-off...

4.4. Kiến thức về hải quan

Không nhất thiết phải trở thành chuyên viên khai báo ngay từ đầu, nhưng bạn nên hiểu những thông tin cơ bản về tờ khai, mã HS, trị giá hải quan và hồ sơ liên quan.

5. Những kỹ năng cần thiết để làm nghề chứng từ

Kỹ năng kiểm tra dữ liệu

Một nhân viên chứng từ giỏi cần có thói quen kiểm tra thông tin trước khi gửi hồ sơ.

Bạn có thể xây dựng checklist riêng cho từng loại chứng từ để hạn chế bỏ sót.

Kỹ năng Excel

Excel thường được sử dụng để theo dõi thông tin đơn hàng, số lượng, trọng lượng, lịch vận chuyển và nhiều dữ liệu khác.

Biết sử dụng các hàm Excel cơ bản sẽ giúp công việc nhanh chóng và chính xác hơn.

Tiếng Anh chuyên ngành

Phần lớn chứng từ xuất nhập khẩu sử dụng tiếng Anh. Vì vậy, bạn nên làm quen với các thuật ngữ như: Shipper, Consignee, Notify Party, Port of Loading, Port of Discharge, Gross Weight, Net Weight, Quantity, Description of Goods, Shipping Instruction

Bạn không nhất thiết phải giỏi tiếng Anh giao tiếp ngay từ đầu. Khả năng đọc hiểu chứng từ và trao đổi công việc cơ bản là nền tảng quan trọng hơn.

Kỹ năng quản lý thời gian

Một lô hàng có thể có nhiều thời hạn khác nhau như thời hạn gửi booking, SI cut-off, thời gian đóng hàng hoặc thời hạn hoàn thiện chứng từ.

Do đó, việc ghi chú và theo dõi deadline là kỹ năng không thể thiếu.

6. Người mới có thể làm nhân viên chứng từ không?

Câu trả lời là có.

Bạn không nhất thiết phải có nhiều năm kinh nghiệm mới có thể bắt đầu công việc này. Tuy nhiên, nếu chưa từng tiếp xúc với nghiệp vụ thực tế, bạn nên chuẩn bị kiến thức trước khi ứng tuyển.

Một số việc bạn có thể làm ngay từ đầu:

- Tìm hiểu quy trình xuất nhập khẩu cơ bản.

- Học cách đọc Commercial Invoice và Packing List.

- Làm quen với vận đơn đường biển và đường hàng không.

- Tìm hiểu Incoterms.

- Thực hành đối chiếu thông tin giữa các chứng từ.

- Học Excel và tiếng Anh chuyên ngành.

- Tìm hiểu những công việc thực tế của doanh nghiệp logistics và xuất nhập khẩu.

Việc có kiến thức thực hành trước khi đi làm sẽ giúp bạn tự tin hơn khi tham gia phỏng vấn và nhanh chóng thích nghi với công việc.

7. Học nhân viên chứng từ nên bắt đầu từ đâu?

Nếu bạn chưa có nền tảng, đừng cố gắng học tất cả mọi thứ cùng một lúc.

Một lộ trình đơn giản có thể bắt đầu như sau:

Giai đoạn 1: Làm quen với ngành

Tìm hiểu những khái niệm cơ bản về xuất nhập khẩu, logistics, ngoại thương và vận tải quốc tế.

Giai đoạn 2: Học chứng từ

Bắt đầu với những chứng từ phổ biến như Sales Contract, Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading và các hồ sơ liên quan.

Giai đoạn 3: Học quy trình

Thay vì học từng chứng từ riêng lẻ, hãy đặt chúng vào một quy trình cụ thể để hiểu chứng từ nào xuất hiện trước, chứng từ nào được sử dụng sau.

Giai đoạn 4: Thực hành

Thực hành xử lý một bộ chứng từ hoàn chỉnh sẽ giúp bạn hiểu công việc nhanh hơn nhiều so với chỉ đọc lý thuyết.

Giai đoạn 5: Chuẩn bị xin việc

Sau khi có nền tảng, bạn có thể bắt đầu tìm kiếm vị trí thực tập sinh hoặc nhân viên chứng từ dành cho người mới.

8. Cơ hội phát triển của nghề nhân viên chứng từ

Công việc chứng từ có thể là bước khởi đầu để bạn tiếp tục phát triển trong ngành xuất nhập khẩu – logistics.

Sau một thời gian tích lũy kinh nghiệm, bạn có thể lựa chọn phát triển theo nhiều hướng như:

- Nhân viên xuất nhập khẩu.

- Nhân viên logistics.

- Nhân viên khai báo hải quan.

- Nhân viên điều phối vận tải.

- Chuyên viên chứng từ.

- Trưởng nhóm chứng từ.

- Chuyên viên phụ trách xuất nhập khẩu.

Nếu có thêm tiếng Anh, kỹ năng xử lý tình huống và kiến thức nghiệp vụ tốt, cơ hội phát triển nghề nghiệp sẽ rộng hơn.

9. Một số lỗi người mới làm chứng từ thường gặp

Khi mới bắt đầu, việc mắc lỗi là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên, bạn có thể hạn chế rủi ro bằng cách chú ý một số vấn đề phổ biến.

Không kiểm tra chéo chứng từ

Chỉ cần nhập đúng từng chứng từ riêng lẻ nhưng không đối chiếu với nhau cũng có thể dẫn đến sai thông tin.

Không theo dõi deadline

Bỏ quên thời hạn gửi SI hoặc xác nhận thông tin vận đơn có thể ảnh hưởng đến tiến độ của lô hàng.

Chỉ học lý thuyết

Biết định nghĩa Invoice, Packing List hay B/L chưa đồng nghĩa với việc có thể xử lý một bộ chứng từ thực tế.

Không lưu trữ hồ sơ khoa học

Khi phải tìm lại chứng từ cũ, việc lưu trữ không có hệ thống sẽ khiến bạn mất nhiều thời gian.

Ngại hỏi khi chưa hiểu

Người mới không thể biết tất cả mọi thứ. Khi gặp vấn đề chưa rõ, hãy chủ động hỏi người có kinh nghiệm và ghi chú lại để tránh lặp lại sai sót.

10. Có nên học nghiệp vụ trước khi ứng tuyển?

Nếu bạn chưa từng làm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, học nghiệp vụ trước khi ứng tuyển là một lựa chọn đáng cân nhắc.

Một khóa học phù hợp không chỉ giúp bạn biết tên các chứng từ mà còn cần giúp bạn hiểu cách chúng được sử dụng trong quy trình thực tế.

Đặc biệt, người mới nên ưu tiên chương trình có nội dung: Kiến thức xuất nhập khẩu nền tảng, nghiệp vụ chứng từ, quy trình xuất nhập khẩu thực tế,  vận tải và logistics, Incoterms, hải quan, thực hành xử lý hồ sơ, tình huống nghiệp vụ thường gặp.

Nhờ đó, bạn có thể hình dung rõ hơn về công việc trước khi bước vào môi trường doanh nghiệp.

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là một vị trí có vai trò quan trọng trong quá trình xử lý và theo dõi hồ sơ của các lô hàng. Công việc đòi hỏi sự cẩn thận, khả năng kiểm tra thông tin, quản lý thời gian và hiểu biết về quy trình xuất nhập khẩu.

Nếu bạn đang là sinh viên, người mới ra trường hoặc muốn chuyển hướng sang lĩnh vực logistics – xuất nhập khẩu, hãy bắt đầu từ những kiến thức cơ bản và từng bước chuyển sang thực hành.

Quan trọng nhất không phải là học thật nhiều trong thời gian ngắn mà là hiểu được quy trình, chứng từ và cách các bên phối hợp với nhau trong một lô hàng thực tế. Đây sẽ là nền tảng giúp bạn tự tin hơn khi tìm kiếm công việc và phát triển lâu dài với nghề. Đừng quên theo dõi Fanpage của Han Exim để không bỏ lỡ những kiến thức hay và các kỹ năng mềm về xuất nhập khẩu nhé!

 

 

—————————————————————————
CLB Yêu Xuất Nhập Khẩu Hà Nội (HAN EXIM CLUB)
Đào tạo nghiệp vụ Xuất nhập khẩu & Logistics
Mobile: 0906246584 0986538963
Add: số 18 ngõ 67 Chùa Láng, quận Đống Đa, Hà Nội

Website: https://hanexim.edu.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/giasuxuatnhapkhau
Facebook: https://www.facebook.com/lophocxuatnhapkhau