CÁCH TRẢ LỜI THƯ HỎI HÀNG VÀ LÀM BÁO GIÁ

Có phải mỗi ngày bạn nhận được hàng trăm email hỏi hàng từ những khách hàng tiềm năng và bạn bối rối không biết phải trả lời ai trước? Bạn có nhận thấy rất nhiều khách hàng không trả lời email sau khi bạn gửi Báo giá cho họ? Sau đây Ad sẽ chỉ cho bạn cách làm thế nào để trả lời thư hỏi hàng của khách hàng theo những bước sau:

  • Phân loại thư hỏi hàng
  • Trả lời thư hỏi hàng của người mua: sau khi đã phân loại thư hỏi hàng thì tùy vào từng loại thư hỏi hàng mà bạn sẽ có những trả lời khác nhau. 

Sau đây chúng ta cùng tìm hiểu cách thức Phân loại thư hỏi hàng để đưa ra những chào hàng (Offer) cùng các báo giá (Quotation) sao cho phù hợp.

Bước 1: Phân loại trước khi trả lời thư hỏi hàng

Trong trường hợp bạn nhận được rất nhiều thư hỏi hàng nhưng bạn không biết chọn trả lời thư hỏi hàng nào trước. Chúng ta sẽ sàng lọc và phân loại các thư hỏi hàng để sắp xếp thứ tự ưu tiên trả lời email bằng cách đánh giá nội dung thư hỏi hàng theo các tiêu chí sau đây:

  • Cung cấp thông tin cụ thể, rõ ràng và căn cứ mức độ chi tiết của thư hỏi hàng, thể hiện người mua nghiêm túc, thật sự cần thông tin hồi đáp
  • Cung cấp thông tin cụ thể, rõ ràng nhưng vắn tắt, ngắn gọn, cũng là người mua tiềm năng, thật sự cần thông tin hồi đáp
  • Thư hỏi hàng chung chung, không cụ thể

1.Thư hỏi hàng cụ thể và chi tiết:

Đây là thư hỏi hàng từ người mua tiềm năng với thông tin yêu cầu đầy đủ, chi tiết, rõ ràng về số lượng hàng, nước xuất khẩu, thời gian nhận hàng, hình ảnh minh họa… và đặc biệt với một số thư hỏi hàng có giới thiệu về công ty của họ.

        Mẫu thư hỏi hàng cụ thể và chi tiết       

=> Cách trả lời:

  • Ưu tiên trả lời đầu tiên
  • Dựa theo yêu cầu cụ thể của khách hàng, đưa ra mô tả chi tiết về sản phẩm
  • Đề cập đến kinh nghiệm của bạn trong lĩnh vực xuất khẩu ở các thị trường khác
  • Nói về những dịch vụ gia tăng mà bạn có thể cung cấp

     

2. Thư hỏi hàng cụ thể nhưng trình bày ngắn gọn:

Những thư hỏi hàng kiểu này thưởng bày tỏ sự quan tâm về những sản phẩm cụ thể nhưng không quá nhiều các yêu cầu riêng biệt khác, thường dựa trên những đặc điểm có sẵn khi người bán chào hàng.

                                        

=> Cách trả lời:

  • Phản hồi trong cùng ngày
  • Tìm kiếm thông tin khách hàng trên Internet hoặc các kênh thông tin khác
  • Đưa ra mô tả sản phẩm và báo giá theo yêu cầu khách hàng

                                                               

3. Thư hỏi hàng kiểu chung chung

Thư hỏi hàng kiểu chung chung chỉ muốn đề cập về những chủng loại hàng hoặc theo cả một danh mục mặt hàng mà không nói đến sản phẩm cụ thể hay yêu cầu đặc biệt nào.

                                                       

=> Cách trả lời

  • Mức độ ưu tiên ở sau nhưng cũng nên phản hồi trong cùng ngày
  • Tìm kiếm thông tin khách hàng qua Internet hoặc các kênh khác
  • Cố gắng phỏng đoán những gì khách hàng muốn
  • Đưa ra báo giá phù hợp với những gì phỏng đoán trong Inquiry

                                       

Với 3 loại thư hỏi hàng như đã đề cập ở trên, Ad gợi ý bạn về sự ưu tiên trả lời thư hỏi hàng theo thứ tự sau:

Thư hỏi hàng cụ thể, chi tiết-> thư hỏi hàng cụ thể nhưng ngắn gọn-> thư hỏi hàng chung chung

Bước 2: Trả lời thư hỏi hàng từ người mua

Sau khi lọc và sắp xếp thứ tự ưu tiên của thư hỏi hàng chúng ta nên xem xét cách thức phản hồi Inquiry.  Đầu tiên, hãy tìm hiểu xem những gì người mua thường quan tâm nhất khi nhận được phản hồi từ người bán theo một số những điều dưới đây:

  • Sự thấu hiểu nhu cầu khách hàng từ người bán (thông qua cách diễn đạt, những thông tin trong báo giá)
  • Sự phản hồi kịp thời từ người bán
  • Người bán có thật chuyên nghiệp hay không? (qua cách trả lời thư hỏi hàng, làm báo giá, ngôn ngữ giao tiếp)

Bởi vậy hãy để người mua ấn tượng với sự phản hồi thông minh từ mình theo những cách sau:

1. Nghiên cứu xem ai là khách hàng của mình

Một thư hỏi hàng thường được cung cấp đến  bạn thông  tin từ người mua (có thể bao gồm: tên công ty nhập khẩu, địa chỉ, email, số điện thoại…). Một số người mua sẽ có phần giới thiệu ngắn về công ty của họ, về quốc gia nơi họ nhập hàng, mạng lưới bán hàng…Những thông tin hữu ích này sẽ giúp bạn đưa ra báo giá phù hợp với nhu cầu và thị trường của người mua.

Một số người mua nếu không đề cập nhiều về công ty của họ, bạn có thể sử dụng Internet để search thêm thông  tin hoặc sử dụng các kênh khác (ví dụ qua đại sứ quán, qua phòng thương vụ…)

Hiểu biết về quốc gia nhập khẩu hàng hóa sẽ giúp người bán thuận tiện hơn trong việc đưa ra báo giá chi tiết. Ví dụ , người mua đến  từ Mỹ và phân phối hàng hóa ngay tại quốc gia này, bạn nên tiếp cận về các chi phí vận tải bao gồm hay các giấy tờ yêu cầu để hàng hóa có thể nhập khẩu được vào Mỹ từ đó đưa ra lời gợi ý cho khách hàng của mình.

2. Thời gian phản hồi

Hãy cố gắng phản hồi các thư hỏi hàng trong ngày. Nếu bạn không có khả năng đưa ra báo giá trong ngày, hãy viết thư cho họ và thông báo đã nhận được thư hỏi hàng và cần thêm thời gian để kiểm tra các thông tin trước khi đưa ra báo giá, đừng quên nói với khách hàng về thời gian bạn sẽ gửi lại báo giá cho họ. Nếu người mua không hồi đáp lại ở lần đầu tiên, đừng nản chí, hãy gửi mail hoặc gọi điện cho họ để xác nhận xem họ đã nhận được email gần đây nhất hay không? Thông thường, ở lần đầu tiên bạn có thể gửi cho họ catalogue sản phẩm mới nhất hoặc sản phẩm tiềm năng, xu hướng mới của thị trường…điều này sẽ làm khách hàng  chú ý đến bạn hơn.

3. Bạn đã sẵn sàng làm báo giá gửi đến khách hàng?

Một báo giá tiêu chuẩn thường bao gồm những nội dung sau đây:

  • Giá: Báo giá khác nhau sẽ tùy thuộc vào điều kiện giao hàng cụ thể và Cảng đích.
  • Logistics: Chọn công ty Forwarders, công ty Logistics uy tín để đảm bảo vận chuyển hàng hóa đến đích một cách an toàn và đương nhiên cước phí phải thật hợp lý.
  • Thời gian giao hàng: Đề cập đến thời gian giao hàng dự kiến
  • Mô tả sản phẩm: cung cấp thông tin chi tiết sản phẩm, thông số kỹ thuật… để chứng minh bạn là là cung cấp chuyên nghiệp.
  • Đóng gói: Cung cấp thông tin chi tiết về quy cách đóng gói sản phẩm bao gồm bên trong và bên ngoài, số lượng container 20’ hay 40’,hàng LCL hay FCL..
  • Hình ảnh sản phẩm: hình ảnh sản phẩm phải thật rõ ràng và chi tiết. Nếu có thể hãy sử dụng những chiếc máy ảnh chuyên dụng và công nghệ Photoshop để làm tôn lên đường nét sản phẩm. Hãy nhớ rằng, trước khi mua sản phẩm của bạn hoặc quyết định lấy mẫu, khách hàng chỉ biết được sản phẩm của bạn qua hình ảnh mà thôi.
  • Hàng mẫu: Chuẩn bị hàng mẫu cho từng mặt hàng và sẵn sàng gửi cho khách hàng nếu cần, bạn có thể miễn phí hàng mẫu hoặc đưa ra chính sách hàng mẫu riêng biệt.

                                                               

4. Mẹo giao tiếp hiệu quả qua email

Để khách hàng đánh giá được sự chuyên nghiệp của bạn, hãy cố gắng để có được những email giao dịch thật chuyên nghiệp.

  • Tiêu đề email: nên ngắn gọn và cụ thể. Nó giúp những khách hàng tiềm năng dễ dàng tìm thấy báo giá, ngoài ra tiêu đề email còn giúp khách hàng dễ phân loại trong hộp thư đến

Ví dụ: Báo giá mặt hàng A từ công ty XYZ

  • Thân email: cỡ chữ nên vừa phải. Không nên dùng chữ hoa trong toàn bộ email. Những ý chính có thể được bôi đậm hoặc đánh dấu bằng màu khác để khách hàng chú ý hơn.
  • Chữ ký: Chữ ký cũng có thể đánh giá được sự chuyên nghiệp của bạn và qua đó khách hàng có được những thông tin liên lạc cơ bản. Những thông tin cơ bản nên đề cập trong phần chữ ký như: tên công ty, địa chỉ, website, điện thoại, email, skype

                                                    

Hy vọng với bài viết này của Ad, các bạn sẽ tích lũy một số kỹ năng để trả lời thư hỏi hàng từ đó có thêm nhiều khách hàng hơn. Đừng quên ủng hộ Ad bằng cách comment phía dưới bài viết để chúng ta kết nối với CLB nhé.

Chat với giáo viên