Các bạn và các em thân mến,

Khi bước vào mỗi nghề, mỗi lĩnh vực khác nhau chúng ta luôn tò mò nó sẽ như thế nào, đem lại cho ta cơ hội ra sao. Những thắc mắc của các em không sai. Còn đối với riêng nghề Xuất nhập khẩu- Logistics thì chị muốn nói rằng đó không phải là con đường “trải đầy hoa hồng” như người ta thường nói với các em.

Nghề Xuất nhập khẩu-logistics có rất nhiều áp lực chưa nói đến các rủi ro, sai sót mà đôi khi chính chúng ta phải là người nhận trách nhiệm.

Nghề này mang đến cho các em những cơ hội như mức lương cao, cơ hội được đi nước ngoài, tự mở công ty riêng… Còn thách thức của nghề này các em luôn cần sự chính xác, tốc độ, khả năng đàm phán ở mức cao, am hiểu nghiệp vụ và những quy định pháp luật liên quan…

Cơ hội luôn đi kèm với thách thức nhưng điều quan trọng chúng ta cần hiểu rõ trên cả hai phương diện tránh việc chỉ nhìn thấy cơ hội rồi khi chính thức làm việc thấy khó khăn, rủi ro… dẫn đến hoảng sợ thậm chí bỏ nghề. Để các em có thể hiểu rõ hơn về nghề này, hãy đọc bài viết dưới đây của chị. Đây là câu chuyện của các anh chị trong nghề, họ là chị, là bạn bè chị, học viên của chị… Hy vọng các bạn sẽ có những suy nghĩ thấu đáo và nghiêm túc về nghề Xuất nhập khẩu- Logistics này nhé.

Nghề xuất nhập khẩu có gì giống và khác với các vị trí nhân viên văn phòng như kế toán, hành chính, nhân sự…?

Giống:

• Đều dùng các thiết bị văn phòng hiện đại, quản lý nhiều hồ sơ, giấy tờ, giao dịch với các cơ quan bên ngoài

• Giao dịch trong và ngoài tổ chức

Khác:

• Luôn sử dụng tiếng Anh dù bất cứ vị trí nào (nhân viên chứng từ, nhân viên mua hàng, nhân viên hiện trường) nhưng tùy từng vị trí đòi hỏi mức độ tiếng Anh của bạn là giao tiếp hay đơn thuần là tiếng Anh đọc hiểu, tiếng Anh viết

• Sử dụng email thường xuyên nhất. Lý do: công việc xuất nhập khẩu đòi hỏi việc thực hiện theo quy trình và phải có sự liên lạc với bên ngoài, bên trong khá nhiều

• Áp lực công việc lớn. Một số bạn nếu làm kế toán còn có kế toán trưởng kiểm soát chứng từ đầu ra nhưng với vị trí xuất nhập khẩu thường chính bạn là người phải chịu trách nhiệm về độ chính xác chứng từ, các con số trên hợp đồng, invoice… Giá trị giao dịch thường tính bằng USD nên sai 1 li là đi ngàn dặm.

• Năng động: Xuất nhập khẩu khiến bạn năng động bởi bạn thường xuyên phải cập nhật các văn bản từ Hải quan, thuế, thường xuyên gặp gỡ giao lưu với khách hàng/ nhà cung cấp nước ngoài nên cơ hội mở rộng mối quan hệ, hiểu biết tăng lên, vượt cả ngoài biên giới.

Sau đây chúng ta cùng xem một ngày làm việc của Nhân viên xuất nhập khẩu.

Vị trí Nhân viên mua hàng nhập khẩu (Purchasing staff)

Bạn Linh Nhi tuy đã tốt nghiệp trường Đại học Ngoại Thương khoa Kinh tế đối ngoại nhưng bạn vẫn còn khá bất ngờ” trước cường độ công việc của nhân viên xuất nhập khẩu khi mới đang thử việc. Đây là miêu tả của bạn ấy sau thời gian thử việc tại vị trí Nhân viên mua hàng.

“Khi đến văn phòng điều đầu tiên mình phải nhanh nhẹn mở máy tính, thời gian chờ máy tính là lúc liếc qua nhìn lịch làm việc- cuốn lịch bàn không thể thiếu với nhân viên xuất nhập khẩu. Cuốn lịch khoanh tròn các mốc thời gian nào là ETD (Estimated Time of Departure- ngày khởi hành dự kiến), ETA (Estimateds time of Arrival- ngày tàu vào dự kiến), rồi ngày mở LC (Letter of Credit- Thư tín dụng), ngày nhận Shipping doc (chứng từ giao nhận)… Không những thế mỗi ngày quan trọng còn được đánh dấu bằng bút bi xanh, đỏ. Khi mở máy tính thì màn hình sẽ hiện ra ngay cái Sticky Note (ghi chú trên Desktop), sau đó là mở Skype, mở Mail ngay lập tức… Tiếp đến, mình cần hoàn thành các giấy tờ cần thiết theo tiến độ, vừa ra ngân hàng về là lại giục chuyển phát nhanh đến lấy thư, vừa lấy được chuyển phát nhanh là lại gọi điện í ới với bên forwarder… Mình thấy thời gian cần phải biết sắp xếp hợp lý, không có thao tác nào là thừa, cách làm việc phải thật sự khoa học”.

Sau đây là chân dung của vị trí Nhân viên hiện trường (Operation Staff)

Anh Tâm là nhân viên hiện trường làm cho công  ty xuất khẩu nông sản, anh là người trực tiếp giao dịch với đối tác, tiến hành thuê phương tiện vận tải, thanh toán tiền hàng và làm các thủ tục Hải quan để được phép xuất khẩu lô hàng. Hàng hóa nông sản xuất khi xuất đi cần phải đạt chuẩn theo yêu cầu nên anh phải kiêm luôn việc lấy mẫu, xin kiểm định thực vật để có được giấy xác nhận của cơ quan kiểm định.

Do phải di chuyển nhiều và làm việc dưới cường độ cao nên trang phục cũng cần sự thoải mái, thuận tiện, quần bò và áo phông đóng thùng được anh tận dụng tối đa. Với anh Tâm, việc phải ăn vội cơm hộp buổi trưa dưới cái nắng chang chang tại cảng, ngồi chờ xe tải chở hàng đến để giám sát khâu đóng thùng hàng là điều hết sức bình thường. Anh học được rất nhiều về tinh thần làm việc không ngại ngày đêm từ những đối tác đặc biệt là… cánh tài xế, bốc dỡ. Từ ngày chuyển sang làm nhân viên hiện trường xuất nhập khẩu, anh ngày càng năng động hơn, mềm mỏng hơn do phải tiếp xúc nhiều với các cơ quan Nhà nước.

Còn Nhân viên sale xuất khẩu (Sales Executive) thì sao?

Với kinh nghiệm 3 năm quản lý phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, anh Quân chia sẻ về trách nhiệm của mình tại công ty.

Hàng ngày mình cần làm các công việc như dưới đây, công việc chiếm trọn thời gian của mình tại văn phòng và chuyện làm thêm giờ là bình thường vì mình có chỉ tiêu doanh số. Đây là một số công việc mình làm tại vị trí Sale xuất khẩu

• Quản lý công việc tìm kiếm và chăm sóc khách hàng xuất khẩu.
  • Đưa ra phương án tiếp cận khách hàng, thị trường mục tiêu.
  • Giám sát và kiểm tra công việc tìm kiếm khách hàng thông qua các website thương mại điện tử quốc tế: alibaba.com, tradekey.com, ecvn.com…
  • Giám sát, kiểm tra thực hiện công việc kiểm tra, trả lời thông tin với đối tác quan tâm.

• Báo cáo Tổng Giám Đốc thường xuyên về các khách hàng phát sinh.
  • Tham dự các hoạt động tìm kiếm khách hàng khác: Hội thảo, hội nghị.
  • Lập kế hoạch, triển khai, giám sát triển khai công việc chăm sóc khách hàng.
  • Quản lý, giám sát, triển khai công việc tiếp nhận đơn hàng, làm thủ tục giao hàng. Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc về công việc thực hiện đơn hàng của khách hàng xuất khẩu đảm bảo đúng tiến độ, đúng mặt hàng, đúng quy trình và luật định.

• Lập kế hoạch cải tiến, thay đổi sản phẩm phù hợp với yêu cầu của đối tác.
• Chịu trách nhiệm soạn thảo, biên dịch, kiểm soát nội dung thông tin giao dịch, đối nội, đối ngoại bằng tiếng anh

• Thực hiện up sản phẩm thường xuyên, để lên top đầu của một ngành hàng, chẳng hạn, trung bình một ngày phải up 500 1000 sản phẩm của một sản phẩm thì sản phẩm của mình mới hiện thị lên top đầu. Sau một ngày up sản phẩm như vậy, vào mỗi sáng sẽ check email và phần inbox trên alibaba của mình xem có thư hỏi hàng và khách hàng nào quan tâm đến sản phẩm đó hay không.

Nhân viên chứng từ (Documentation staff)

Bạn An học viên cũ của HAN EXIM đã vào nghề chứng từ được gần 1 năm qua. Một năm tuy không quá dài nhưng cũng đủ để bạn ấy được trải nghiệm công việc chứng từ tại công ty logistics. Theo An chia sẻ, công việc chứng từ không quá khó. Chỉ cần qua một khóa học nghiệp vụ Xuất nhập khẩu-logistics toàn diện là nắm bắt được. Tuy nhiên tính chất công việc là làm những việc lặp đi lặp lại lại nên cần tính kiên nhẫn cao, chịu được áp lực và phải rất cẩn thận. Hàng ngày bạn ấy làm các công việc như:

- Chuẩn bị các thủ tục cần thiết để xuất, nhập khẩu hàng hoá: Bộ chứng từ khai hải quan hàng xuất, nhập khẩu, bộ chứng từ xin cấp C/O, bộ chứng từ thanh toán xuất nhập khẩu, hồ sơ xin cấp phép (đối với hàng yêu cầu phải có giấy phép), hồ sơ xin đăng ký chất lượng (đối với một số mặt hàng), các công văn tờ trình cho các bên có liên quan…
- Liên hệ hãng tàu theo dõi lịch hàng nhập, ngày tàu đi, tàu đến, xin trước lưu cont, lưu bãi.
- Giao dịch với các hãng tàu làm booking
- Chuẩn bị bộ hồ sơ Lệnh giao hàng (D/O): Lệnh giao hàng, HB/L… Làm đơn mở LC, TT, DA …
- Nhận lệnh giao hàng (D/O) từ hãng tàu/ shipping lines, theo dõi tiến trình công việc với bộ phận đưa hàng vào kho và thông báo tiến trình làm hàng
- Hàng xuất : liên hệ hãng tàu, hãng hàng không, các đại lý để lấy booking, làm bill of lading, làm pre alert docs để gửi cho đại lý nước ngoài theo dõi lịch tàu đi, tàu đến, xin trước phí lưu cont, lưu bãi hàng nhập: trình manifest, làm D/O, gửi thông báo hàng đến cho khách hàng, liên hệ hãng tàu lấy D/ONhận lệnh giao hàng (D/O) từ hãng tàu/ shipping lines, theo dõi tiến trình công việc với bộ phận đưa hàng vào kho và thông báo tiến trình làm hàng
- Ngoài ra còn một số việc khác như đi lấy hóa đơn, giao chứng từ cho khách hàng
- Theo dõi lô hàng, giải quyết các vấn đề khác liên quan, làm công nợ, theo dõi công nợ, đòi nợ quá hạn với các đại lý nước ngoài
- Theo dõi lô hàng, giải quyết các vấn đề khác liên quan

Trên đây là bài viết của chị Jade và những chia sẻ từ kinh nghiệm thực tế từ bạn bè của chị. Còn bạn đã có những trải nghiệm gì với nghề này hay chưa bước vào nghề bạn thấy sao? Hãy comment facebook ở dưới bài viết để kết nối với Ad nhé.

Mrs Đoàn Thúy- CEO HAN EXIM

—————————————————————————-

CLB Yêu Xuất Nhập Khẩu Hà Nội (HAN EXIM CLUB)

Đào tạo nghiệp vụ Xuất nhập khẩu& Logistics

Mobile: 0906246584 0986538963

Add: số 18 ngõ 67 Chùa Láng, quận Đống Đa, Hà Nội

Website: https://hanexim.edu.vn

Fanpage: https://www.facebook.com/giasuxuatnhapkhau

Facebook: https://www.facebook.com/lophocxuatnhapkhau