Xuất nhập khẩu Logistics là lĩnh vực có sự kết nối giữa hoạt động thương mại quốc tế, vận chuyển hàng hóa, giao nhận, hải quan và nhiều nghiệp vụ liên quan. Đây cũng là ngành có nhu cầu nhân sự tại nhiều doanh nghiệp sản xuất, thương mại, xuất nhập khẩu và Logistics.

Tuy nhiên, đối với người mới, lượng kiến thức cần tiếp cận khá rộng. Nếu không có một lộ trình phù hợp, việc học dễ trở nên rời rạc và khó hình dung công việc thực tế. Vậy người mới học Xuất nhập khẩu Logistics cần biết những gì. Dưới đây là những nhóm kiến thức quan trọng nên được ưu tiên khi bắt đầu.

1. Hiểu bản chất của Xuất nhập khẩu và Logistics

Trước khi học các nghiệp vụ chuyên sâu, bạn cần hiểu Xuất nhập khẩu và Logistics có vai trò như thế nào trong chuỗi cung ứng.

Xuất nhập khẩu liên quan đến quá trình mua bán hàng hóa giữa doanh nghiệp ở các quốc gia khác nhau. Các công việc có thể bao gồm tìm kiếm đối tác, đàm phán, ký hợp đồng, chuẩn bị chứng từ, thực hiện thủ tục hải quan và thanh toán.

Logistics lại tập trung vào việc tổ chức dòng hàng hóa từ nơi gửi đến nơi nhận thông qua các hoạt động như vận chuyển, lưu kho, giao nhận và quản lý hàng hóa.

Hai lĩnh vực này có sự liên kết rất lớn. Một lô hàng xuất khẩu thành công cần cả nghiệp vụ thương mại lẫn hoạt động vận chuyển và giao nhận được phối hợp chính xác.

Vì vậy, người học nên xây dựng góc nhìn tổng thể về một lô hàng trước khi đi sâu vào từng nghiệp vụ.

2. Tìm hiểu quy trình của một lô hàng xuất nhập khẩu

Quy trình là kiến thức nền tảng giúp người mới hiểu các công việc được thực hiện theo trình tự như thế nào.

Ví dụ, với một lô hàng xuất khẩu, doanh nghiệp có thể trải qua các công việc:

Ký kết hợp đồng → Chuẩn bị hàng → Chuẩn bị chứng từ → Đặt booking → Khai báo hải quan → Giao hàng → Vận chuyển quốc tế → Gửi chứng từ → Thanh toán.

Đối với hàng nhập khẩu, các công việc thường liên quan đến:

Nhận chứng từ → Kiểm tra thông tin → Theo dõi lịch tàu → Nhận thông báo hàng đến → Làm thủ tục nhận hàng → Khai hải quan → Nộp thuế → Thông quan → Vận chuyển hàng về kho.

Quy trình thực tế có thể thay đổi tùy loại hàng, phương thức vận tải, điều kiện giao hàng và yêu cầu của từng quốc gia.

Điều quan trọng với người mới là hiểu mỗi bước có mục đích gì và bước đó liên quan đến những chứng từ, bộ phận nào.

3. Nắm những điều kiện giao hàng trong Incoterms

Trong thương mại quốc tế, Incoterms là nội dung mà người học Xuất nhập khẩu Logistics cần đặc biệt quan tâm.

Incoterms giúp xác định trách nhiệm, chi phí và rủi ro giữa người bán và người mua trong quá trình giao hàng.

Một số điều kiện thường gặp gồm: EXW, FCA, FOB, CFR, CIF, CPT, CIP, DAP, DDP

Khi học Incoterms, thay vì chỉ ghi nhớ tên viết tắt, bạn nên tập trung vào các vấn đề:

- Địa điểm giao hàng là đâu?

- Rủi ro chuyển từ người bán sang người mua khi nào?

- Bên nào chịu chi phí vận chuyển?

- Bên nào thực hiện thủ tục xuất khẩu, nhập khẩu?

- Bên nào chịu trách nhiệm mua bảo hiểm?

Hiểu được bản chất của Incoterms sẽ giúp bạn dễ dàng đọc hợp đồng và xử lý các nghiệp vụ liên quan đến giao nhận.

4. Làm quen với bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Nếu muốn làm việc trong ngành, bạn cần dành nhiều thời gian để làm quen với chứng từ.

Một bộ chứng từ có thể bao gồm nhiều loại giấy tờ khác nhau, tùy thuộc vào giao dịch và loại hàng.

4.1. Hợp đồng ngoại thương

Hợp đồng thể hiện thỏa thuận giữa người mua và người bán về hàng hóa, giá cả, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán và các điều khoản liên quan.

4.2. Commercial Invoice

Invoice thể hiện giá trị thương mại của lô hàng cùng các thông tin quan trọng về người bán, người mua, hàng hóa, số lượng, đơn giá và tổng tiền.

4.3. Packing List

Packing List cung cấp thông tin về cách hàng hóa được đóng gói, số kiện, trọng lượng, kích thước và quy cách đóng hàng.

4.4. Bill of Lading

B/L là vận đơn được sử dụng phổ biến trong vận tải biển. Đây là một chứng từ quan trọng trong quá trình giao nhận hàng hóa.

4.5. Certificate of Origin

C/O là chứng nhận xuất xứ hàng hóa, được sử dụng để xác nhận nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa trong những trường hợp phù hợp.

Ngoài các chứng từ trên, tùy từng lô hàng có thể cần thêm giấy phép, chứng nhận kiểm dịch, chứng từ bảo hiểm hoặc các giấy tờ chuyên ngành.

Người mới nên luyện kỹ năng đọc và đối chiếu chứng từ thay vì chỉ học thuộc khái niệm.

5. Học cách xác định và tra cứu HS Code

HS Code là nội dung quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu bởi việc phân loại hàng hóa có liên quan đến thuế và chính sách quản lý.

Khi xác định mã HS, không nên chỉ dựa vào tên gọi của sản phẩm. Cần xem xét những đặc điểm như: Thành phần, chất liệu, cấu tạo, công dụng, tính chất, đặc điểm của hàng hóa.

Mã HS có thể ảnh hưởng đến thuế suất, giấy phép, chính sách nhập khẩu và yêu cầu kiểm tra chuyên ngành.

Do đó, kỹ năng tra cứu và phân loại hàng hóa là một trong những kỹ năng nên được luyện tập thường xuyên khi học nghiệp vụ XNK.

6. Tìm hiểu về thủ tục hải quan

Hải quan là một mắt xích quan trọng trong quá trình đưa hàng hóa qua biên giới.

Người mới cần làm quen với những khái niệm cơ bản như: Tờ khai hải quan, hồ sơ hải quan, khai báo điện tử, luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ, kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng hóa, nộp thuế, thông quan.

Một điểm cần lưu ý là thông tin khai báo phải có sự thống nhất với chứng từ của lô hàng.

Những thông tin như tên hàng, số lượng, trọng lượng, trị giá và mã HS cần được kiểm tra cẩn thận để hạn chế sai sót.

7. Hiểu các phương thức vận chuyển quốc tế

Logistics gắn trực tiếp với hoạt động vận chuyển nên người học cần có kiến thức cơ bản về các phương thức vận tải.

Vận tải đường biển

Đây là phương thức phổ biến đối với hàng hóa quốc tế, đặc biệt với những lô hàng có khối lượng lớn.

Người mới nên biết các thuật ngữ như:

FCL, LCL, Booking, Container, ETD, ETA, B/L, Demurrage, Detention.

Vận tải hàng không

Đường hàng không có ưu điểm về tốc độ, thường phù hợp với những lô hàng cần giao nhanh hoặc có đặc điểm phù hợp.

Vận tải đường bộ và đường sắt

Hai phương thức này cũng đóng vai trò quan trọng trong vận chuyển nội địa và kết nối các tuyến vận tải quốc tế.

Ngoài ra, người học nên hiểu vai trò của Shipper, Consignee, Forwarder, Carrier, hãng tàu, cảng và cơ quan hải quan trong quá trình giao nhận.

8. Tìm hiểu các phương thức thanh toán quốc tế

Thanh toán là một nội dung quan trọng trong hoạt động thương mại quốc tế.

Một số phương thức thường gặp gồm:

- T/T: Chuyển tiền.

- L/C: Thư tín dụng.

- D/P: Nhờ thu trả tiền đổi chứng từ.

- D/A: Nhờ thu chấp nhận đổi chứng từ.

Người mới cần hiểu cơ bản về thời điểm thanh toán, cách xử lý chứng từ, vai trò của ngân hàng và những rủi ro có thể xảy ra với người mua hoặc người bán.

Đây là nhóm kiến thức cần thiết nếu bạn định hướng làm việc trong bộ phận xuất khẩu, nhập khẩu hoặc kinh doanh quốc tế.

9. Bổ sung tiếng Anh chuyên ngành

Tiếng Anh xuất hiện thường xuyên trong chứng từ, email và quá trình giao dịch với đối tác nước ngoài.

Một số thuật ngữ cơ bản nên làm quen gồm:

Shipment, Shipper, Consignee, Freight, Customs, Booking, Container, Port, Vessel, ETD, ETA, Delivery, Payment.

Ngoài từ vựng, người học nên luyện đọc email thương mại và các chứng từ bằng tiếng Anh.

Bạn cũng nên biết cách viết những email đơn giản như gửi báo giá, xác nhận đơn hàng, hỏi thông tin, xác nhận booking hoặc cập nhật tình trạng lô hàng.

10. Rèn luyện kỹ năng Excel

Excel là công cụ được sử dụng thường xuyên trong công việc Xuất nhập khẩu Logistics.

Nhân viên có thể sử dụng Excel để: Theo dõi đơn hàng, quản lý dữ liệu, theo dõi lịch tàu, kiểm tra số liệu, theo dõi công nợ, tính chi phí, quản lý tiến độ giao hàng.

Bạn không nhất thiết phải thành thạo Excel ngay khi bắt đầu. Hãy tập trung vào các thao tác cơ bản và hình thành thói quen kiểm tra, đối chiếu dữ liệu.

11. Thực hành chứng từ và tình huống nghiệp vụ

Một trong những khoảng cách lớn nhất giữa học lý thuyết và đi làm là khả năng xử lý tình huống.

Biết Invoice là gì chưa có nghĩa là bạn có thể kiểm tra một Invoice chính xác. Biết Incoterms cũng chưa đồng nghĩa với việc có thể lựa chọn điều kiện giao hàng phù hợp.

Do đó, khi học Xuất nhập khẩu Logistics, nên dành thời gian thực hành với các tình huống như:

- Kiểm tra bộ chứng từ.

- Xử lý sai thông tin trên Invoice.

- Đối chiếu Packing List và B/L.

- Tra cứu HS Code.

- Chuẩn bị hồ sơ hải quan.

- Theo dõi lịch tàu.

- Xử lý thay đổi thời gian giao hàng.

- Kiểm tra các khoản phí Logistics phát sinh.

Càng thực hành nhiều, bạn càng dễ hình dung công việc thực tế.

12. Lộ trình học Xuất nhập khẩu Logistics cho người mới

Nếu chưa có kiến thức nền tảng, bạn có thể tham khảo lộ trình:

Tổng quan ngành → Quy trình XNK → Chứng từ → Incoterms → HS Code → Hải quan → Vận tải & giao nhận → Thanh toán quốc tế → Tiếng Anh & Excel → Thực hành nghiệp vụ.

Không nên cố gắng học tất cả trong cùng một thời điểm. Hãy bắt đầu bằng việc hiểu một lô hàng được thực hiện như thế nào, sau đó lần lượt tìm hiểu từng nghiệp vụ.

Cách học theo hệ thống sẽ giúp bạn liên kết kiến thức tốt hơn và hạn chế tình trạng học trước quên sau.

13. Những kỹ năng cần có khi theo ngành Xuất nhập khẩu Logistics

Bên cạnh nghiệp vụ chuyên môn, người làm trong lĩnh vực này cũng cần phát triển nhiều kỹ năng mềm.

Một số kỹ năng quan trọng gồm:

- Giao tiếp với khách hàng và đối tác.

- Làm việc với nhà cung cấp.

- Viết email thương mại.

- Quản lý thời gian.

- Theo dõi tiến độ.

- Xử lý tình huống phát sinh.

- Làm việc nhóm.

- Kiểm tra và quản lý chứng từ.

- Chủ động cập nhật thông tin.

Đặc thù của ngành là phải phối hợp với nhiều bên, vì vậy khả năng giao tiếp và xử lý vấn đề có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc.

14. Có nên học Xuất nhập khẩu Logistics theo chương trình thực tế?

Người mới hoàn toàn có thể tự học thông qua sách, tài liệu và các nguồn kiến thức trên Internet. Tuy nhiên, vấn đề thường gặp là không biết nên bắt đầu từ đâu và khó hình dung kiến thức được áp dụng như thế nào trong công việc.

Một chương trình đào tạo bài bản có thể giúp người học: Có lộ trình rõ ràng, hệ thống hóa kiến thức, làm quen với chứng từ, hiểu quy trình một lô hàng, tiếp cận các tình huống thực tế, có định hướng rõ hơn về vị trí công việc.

Đặc biệt, với người chưa từng làm trong ngành, việc được thực hành trên chứng từ và tình huống cụ thể sẽ giúp quá trình học hiệu quả hơn.

Để bắt đầu với Xuất nhập khẩu Logistics, người mới nên xây dựng nền tảng từ những nội dung quan trọng như quy trình XNK, Incoterms, chứng từ, HS Code, hải quan, vận tải, thanh toán quốc tế.

Song song với nghiệp vụ, hãy rèn luyện tiếng Anh chuyên ngành, Excel, khả năng kiểm tra chứng từ và kỹ năng xử lý tình huống.

Quan trọng nhất, đừng chỉ dừng lại ở việc học lý thuyết. Hãy chủ động thực hành để hiểu cách các nghiệp vụ liên kết với nhau trong một lô hàng thực tế. Khi có nền tảng vững chắc, bạn sẽ dễ dàng lựa chọn vị trí phù hợp và phát triển lâu dài trong lĩnh vực Xuất nhập khẩu – Logistics.

 

 

—————————————————————————
CLB Yêu Xuất Nhập Khẩu Hà Nội (HAN EXIM CLUB)
Đào tạo nghiệp vụ Xuất nhập khẩu & Logistics
Mobile: 0906246584 0986538963
Add: số 18 ngõ 67 Chùa Láng, quận Đống Đa, Hà Nội

Website: https://hanexim.edu.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/giasuxuatnhapkhau
Facebook: https://www.facebook.com/lophocxuatnhapkhau