Xuất nhập khẩu là lĩnh vực ngày càng được nhiều sinh viên và người trẻ quan tâm bởi cơ hội làm việc trong môi trường quốc tế, tiếp xúc với khách hàng nước ngoài và có nhiều hướng phát triển nghề nghiệp.

Trong số các vị trí phổ biến của ngành, chuyên viên xuất nhập khẩu là công việc được nhiều doanh nghiệp tuyển dụng. Tuy nhiên, không ít người mới vẫn chưa hiểu rõ chuyên viên xuất nhập khẩu làm gì, cần chuẩn bị kiến thức nào và nên bắt đầu từ đâu.

Nếu bạn cũng đang tìm hiểu về nghề này, bài viết dưới đây sẽ giúp bạn có cái nhìn rõ hơn trước khi lựa chọn hướng đi cho mình.  Vậy các bạn hãy cùng Han Exim tìm hiểu thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!

1. Chuyên viên xuất nhập khẩu là gì?

Chuyên viên xuất nhập khẩu là người phụ trách các công việc liên quan đến quá trình đưa hàng hóa ra vào một quốc gia theo hoạt động mua bán quốc tế của doanh nghiệp.

Tùy theo mô hình kinh doanh, vị trí này có thể đảm nhận những nhiệm vụ khác nhau. Một số công việc thường gặp gồm:

- Chuẩn bị và kiểm tra chứng từ xuất nhập khẩu.

- Theo dõi tình trạng các lô hàng.

- Làm việc với khách hàng và nhà cung cấp nước ngoài.

- Phối hợp với đơn vị vận chuyển và forwarder.

- Theo dõi quá trình khai báo, thông quan hàng hóa.

- Kiểm tra thông tin trên Invoice, Packing List, Bill of Lading...

- Theo dõi lịch tàu, lịch bay và thời gian giao nhận.

- Kiểm tra các khoản chi phí liên quan đến lô hàng.

- Xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình xuất nhập khẩu.

Có thể hiểu đơn giản, chuyên viên xuất nhập khẩu là người kết nối nhiều khâu trong một giao dịch thương mại quốc tế, đảm bảo hàng hóa và chứng từ được xử lý theo đúng kế hoạch.

2. Công việc của chuyên viên xuất nhập khẩu có khó không?

Đây là câu hỏi khá phổ biến đối với những bạn mới tìm hiểu ngành.

Thực tế, công việc xuất nhập khẩu không quá khó nếu bạn được hướng dẫn đúng cách và có thời gian thực hành. Tuy nhiên, nghề này yêu cầu sự cẩn thận vì một sai sót nhỏ trên chứng từ hoặc thông tin lô hàng cũng có thể dẫn đến những vấn đề về thời gian và chi phí.

Đặc biệt, người mới có thể gặp khá nhiều thuật ngữ như: HS Code, Incoterms, C/O, B/L, L/C, Freight, Customs Clearance, Demurrage, Detention.

Khi mới tiếp xúc, những thuật ngữ này có thể khiến bạn cảm thấy khó nhớ. Nhưng khi hiểu được quy trình thực tế và thường xuyên sử dụng, các khái niệm sẽ trở nên dễ hiểu hơn rất nhiều.

3. Chuyên viên xuất nhập khẩu thường làm những công việc gì?

3.1. Chuẩn bị và kiểm tra chứng từ

Chứng từ là một phần không thể thiếu trong nghiệp vụ xuất nhập khẩu.

Tùy từng lô hàng, chuyên viên có thể phải xử lý nhiều loại chứng từ như:

- Hợp đồng ngoại thương.

- Commercial Invoice.

- Packing List.

- Bill of Lading.

- Certificate of Origin.

- Chứng từ bảo hiểm.

- Chứng từ thanh toán.

- Tờ khai hải quan.

- Các giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành nếu có.

Không chỉ biết tên chứng từ, người làm xuất nhập khẩu còn cần hiểu mục đích của từng loại và biết cách kiểm tra thông tin giữa các chứng từ.

3.2. Theo dõi lô hàng

Sau khi hàng được chuẩn bị, chuyên viên xuất nhập khẩu cần theo dõi tiến trình của lô hàng.

Ví dụ:

Đặt booking → chuẩn bị hàng → đóng hàng → giao hàng → làm thủ tục → vận chuyển quốc tế → thông quan → giao hàng.

Trong quá trình này, nhân viên phải thường xuyên cập nhật thông tin để đảm bảo hàng đi đúng kế hoạch.

Nếu lịch tàu thay đổi hoặc có vấn đề về chứng từ, người phụ trách cần nhanh chóng thông báo cho các bên liên quan để có phương án xử lý.

3.3. Làm việc với forwarder và đơn vị vận chuyển

Một lô hàng quốc tế thường có sự tham gia của nhiều đơn vị.

Chuyên viên xuất nhập khẩu có thể phải trao đổi với forwarder về: Báo giá vận chuyển, lịch tàu, booking, thời gian cut-off, vận đơn, phí vận chuyển, phí local charge, tình trạng giao nhận hàng.

Do đó, kiến thức về logistics sẽ hỗ trợ rất nhiều cho người làm xuất nhập khẩu.

3.4. Phối hợp thực hiện thủ tục hải quan

Đối với hàng hóa xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan là một khâu quan trọng.

Người làm nghiệp vụ cần nắm được những kiến thức cơ bản về:

- Hồ sơ hải quan.

- Mã HS.

- Trị giá hải quan.

- Thuế xuất nhập khẩu.

- Chính sách mặt hàng.

- Quy trình khai báo.

- Kiểm tra và thông quan hàng hóa.

Không phải vị trí chuyên viên xuất nhập khẩu nào cũng trực tiếp đứng ra khai báo hải quan, nhưng việc hiểu quy trình sẽ giúp bạn phối hợp công việc tốt hơn.

4. Muốn trở thành chuyên viên xuất nhập khẩu cần học gì?

Nếu đang là sinh viên hoặc người mới bắt đầu, bạn không nhất thiết phải học tất cả mọi thứ cùng lúc.

Hãy xây dựng kiến thức theo từng nhóm.

Kiến thức về thương mại quốc tế

Trước tiên, bạn nên hiểu cách một giao dịch mua bán quốc tế diễn ra.

Các nội dung quan trọng gồm:

- Hợp đồng ngoại thương.

- Điều kiện giao hàng Incoterms.

- Phương thức thanh toán quốc tế.

- Quyền và nghĩa vụ của người mua, người bán.

- Các loại chứng từ thương mại.

Đây là nền tảng giúp bạn hiểu tại sao một bộ chứng từ lại được lập như vậy và trách nhiệm của từng bên trong giao dịch.

Kiến thức về logistics

Xuất nhập khẩu và logistics có mối quan hệ rất chặt chẽ.

Bạn nên tìm hiểu thêm về: Vận tải đường biển, vận tải hàng không, vận tải đường bộ, container, booking, bill of Lading, Forwarder, cảng biển, các loại chi phí logistics.

Có kiến thức logistics sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi hành trình của một lô hàng.

Kiến thức về hải quan

Đây cũng là nội dung quan trọng đối với người theo nghề.

Bạn nên bắt đầu với những khái niệm cơ bản như:

- Mã HS.

- Thuế xuất nhập khẩu.

- Chính sách mặt hàng.

- Hồ sơ hải quan.

- Tờ khai hải quan.

- Quy trình thông quan.

Sau khi nắm được nền tảng, bạn có thể tiếp tục học sâu hơn về nghiệp vụ khai báo và xử lý các tình huống thực tế.

5. Những kỹ năng cần có của chuyên viên xuất nhập khẩu

Bên cạnh nghiệp vụ chuyên môn, doanh nghiệp cũng đánh giá cao những kỹ năng hỗ trợ công việc.

Tiếng Anh thương mại

Tiếng Anh là lợi thế lớn khi làm việc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.

Bạn có thể phải đọc email, hợp đồng, chứng từ hoặc trao đổi trực tiếp với khách hàng và nhà cung cấp nước ngoài.

Không cần chờ đến khi tiếng Anh thật tốt mới bắt đầu học xuất nhập khẩu. Bạn có thể học song song tiếng Anh và nghiệp vụ để từng bước nâng cao khả năng sử dụng ngôn ngữ trong công việc.

Tin học văn phòng

Excel và các công cụ văn phòng được sử dụng khá thường xuyên.

Bạn có thể dùng Excel để: Theo dõi đơn hàng, quản lý lịch giao hàng, theo dõi chứng từ, tính chi phí, quản lý dữ liệu khách hàng và nhà cung cấp. Sử dụng thành thạo các công cụ cơ bản sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian khi làm việc.

Khả năng kiểm tra và xử lý thông tin

Một chuyên viên xuất nhập khẩu cần làm việc với rất nhiều thông tin.

Ví dụ, khi kiểm tra một bộ chứng từ, bạn cần chú ý đến: Tên doanh nghiệp, Tên hàng, Số lượng, Trọng lượng, Đơn giá, Tổng giá trị, Cảng đi, Cảng đến, Thông tin người mua và người bán.

Khả năng phát hiện điểm bất thường và kiểm tra kỹ trước khi xử lý là một kỹ năng rất quan trọng.

Khả năng giao tiếp

Bạn có thể phải làm việc với nhiều bên cùng lúc nên giao tiếp rõ ràng là điều cần thiết.

Một email thiếu thông tin hoặc truyền đạt không chính xác có thể khiến quá trình xử lý đơn hàng bị chậm.

Vì vậy, hãy tập thói quen trao đổi ngắn gọn, đầy đủ thông tin và xác nhận lại những nội dung quan trọng.

Xem thêm: Khóa học xuất nhập khẩu toàn diện elearning - Nội dung và lộ trình học

6. Sinh viên trái ngành có thể làm xuất nhập khẩu không?

Câu trả lời là có.

Không phải tất cả nhân sự trong ngành xuất nhập khẩu đều tốt nghiệp đúng chuyên ngành. Những bạn học kinh tế, quản trị kinh doanh, ngoại ngữ, tài chính, logistics hay các ngành khác vẫn có thể chuyển hướng sang lĩnh vực này.

Điều quan trọng là bạn cần chủ động bổ sung kiến thức chuyên môn.

Nếu đang học đại học, đây cũng là thời điểm khá phù hợp để bắt đầu. Bạn có thể kết hợp:

Học kiến thức nền tảng → thực hành chứng từ → tìm cơ hội thực tập → tích lũy kinh nghiệm → ứng tuyển vị trí chính thức.

Việc chuẩn bị sớm sẽ giúp bạn có lợi thế hơn khi bước vào thị trường lao động.

7. Cơ hội nghề nghiệp của chuyên viên xuất nhập khẩu

Sau một thời gian làm việc, bạn có thể phát triển theo nhiều hướng.

Một lộ trình phổ biến là:

Thực tập sinh → Nhân viên xuất nhập khẩu → Chuyên viên xuất nhập khẩu → Trưởng nhóm → Trưởng phòng.

Ngoài ra, kinh nghiệm trong xuất nhập khẩu cũng có thể tạo nền tảng để bạn chuyển sang các vị trí khác như:

- Logistics.

- Purchasing.

- Supply Chain.

- Sales xuất khẩu.

- Freight Forwarding.

- Customs.

- Kinh doanh quốc tế.

Vì vậy, học xuất nhập khẩu không có nghĩa là bạn chỉ có một lựa chọn nghề nghiệp duy nhất.

8. Học xuất nhập khẩu ở đâu để dễ áp dụng vào công việc?

Với người mới, việc tự học trên Internet có thể giúp bạn tiếp cận nhiều kiến thức nhưng cũng dễ gặp tình trạng thông tin rời rạc.

Bạn có thể đọc về Incoterms ở một nơi, tìm hiểu chứng từ ở nơi khác và xem các nội dung về hải quan ở một nguồn khác. Sau một thời gian, bạn vẫn chưa hình dung được toàn bộ quy trình.

Một chương trình đào tạo bài bản sẽ giúp hệ thống kiến thức theo trình tự và tạo cơ hội để người học thực hành.

HAN EXIM là đơn vị đào tạo chuyên sâu về xuất nhập khẩu và logistics, hướng đến việc giúp học viên nắm kiến thức nghiệp vụ và tiếp cận công việc thực tế.

Đối với sinh viên hoặc người mới bắt đầu, việc học kết hợp giữa lý thuyết và thực hành có thể giúp rút ngắn thời gian làm quen với nghề.

9. Một số câu hỏi thường gặp về chuyên viên xuất nhập khẩu

Chuyên viên xuất nhập khẩu có cần giỏi tiếng Anh không?

Tiếng Anh là một lợi thế quan trọng, đặc biệt khi bạn làm việc trực tiếp với khách hàng hoặc nhà cung cấp nước ngoài. Tuy nhiên, bạn có thể cải thiện tiếng Anh trong quá trình học và làm việc.

Không học logistics có làm xuất nhập khẩu được không?

Có. Nhiều ngành học khác nhau có thể chuyển hướng sang xuất nhập khẩu nếu bạn bổ sung đầy đủ kiến thức nghiệp vụ.

Sinh viên năm nhất có nên học xuất nhập khẩu?

Nếu đã xác định muốn theo ngành, sinh viên có thể tìm hiểu từ sớm. Tuy nhiên, nên bắt đầu từ kiến thức tổng quan và nền tảng thay vì cố gắng học quá sâu ngay lập tức.

Học xuất nhập khẩu bao lâu thì có thể đi làm?

Thời gian phụ thuộc vào nền tảng và khả năng thực hành của từng người. Quan trọng hơn thời gian học là bạn có hiểu quy trình và có thể thực hiện những nghiệp vụ cơ bản hay không.

Chuyên viên xuất nhập khẩu là một lựa chọn nghề nghiệp đáng cân nhắc đối với những bạn yêu thích kinh doanh quốc tế, logistics và môi trường làm việc với đối tác nước ngoài.

Để theo nghề lâu dài, bạn nên chuẩn bị đồng thời kiến thức nghiệp vụ, kỹ năng ngoại ngữ, tin học văn phòng và khả năng xử lý công việc thực tế.

Nếu đang là sinh viên, đừng đợi đến khi tốt nghiệp mới bắt đầu tìm hiểu. Việc học nghiệp vụ, thực hành chứng từ và tìm kiếm cơ hội thực tập từ sớm sẽ giúp bạn tự tin hơn khi bước vào thị trường lao động.

Bắt đầu từ những kiến thức cơ bản, thực hành từng nghiệp vụ và tích lũy kinh nghiệm từng bước – đó là cách để xây dựng nền tảng vững chắc cho nghề xuất nhập khẩu. Đừng quên theo dõi Fanpage của Han Exim để không bỏ lỡ những kiến thức hay và các kỹ năng mềm về xuất nhập khẩu nhé!