Khi thực hiện một giao dịch mua bán quốc tế, việc thống nhất giá cả và số lượng hàng hóa là chưa đủ. Hai bên còn cần xác định rõ hàng sẽ được giao ở đâu, thời gian nào, bên nào chịu chi phí vận chuyển và rủi ro được chuyển giao khi nào.

Những nội dung này thường được thể hiện trong điều khoản giao hàng của hợp đồng ngoại thương.

Đây là phần mà người làm xuất nhập khẩu thường xuyên phải kiểm tra khi xử lý hợp đồng, booking và chứng từ. Nếu quy định không rõ ràng, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi thực hiện giao nhận hoặc phát sinh tranh chấp với đối tác. Hãy cùng HAN EXIM  tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.

1. Điều khoản giao hàng trong hợp đồng ngoại thương là gì?

Điều khoản giao hàng là phần của hợp đồng ngoại thương quy định những nội dung liên quan đến việc giao nhận hàng hóa giữa người bán và người mua.

Tùy vào từng giao dịch, điều khoản này có thể bao gồm:

- Điều kiện giao hàng.

- Thời gian giao hàng.

- Địa điểm giao hàng.

- Cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng.

- Phương thức vận chuyển.

- Quy định về giao hàng từng phần.

- Quy định về chuyển tải.

- Các yêu cầu khác liên quan đến quá trình giao nhận.

Có thể hiểu đơn giản, điều khoản giao hàng giúp trả lời những câu hỏi cơ bản:

Giao hàng ở đâu? Giao khi nào? Ai chịu trách nhiệm vận chuyển? Chi phí và rủi ro được phân chia như thế nào?

Để trả lời chính xác những câu hỏi này, người làm xuất nhập khẩu cần kết hợp điều khoản giao hàng với điều kiện Incoterms được quy định trong hợp đồng.

2. Vì sao cần quy định rõ điều khoản giao hàng?

Trong giao dịch nội địa, việc giao hàng thường tương đối đơn giản. Nhưng với xuất nhập khẩu, hàng hóa có thể phải di chuyển qua nhiều quốc gia, nhiều phương thức vận tải và nhiều bên trung gian.

Vì vậy, nếu hợp đồng chỉ ghi chung chung về việc giao hàng thì rất dễ phát sinh cách hiểu khác nhau.

Một điều khoản giao hàng rõ ràng giúp doanh nghiệp xác định:

- Thời điểm cần chuẩn bị hàng.

- Địa điểm bàn giao hàng.

- Đơn vị nào chịu trách nhiệm thuê vận chuyển.

- Bên nào chịu các khoản chi phí theo điều kiện đã thỏa thuận.

- Thời điểm chuyển giao rủi ro.

- Cảng đi và cảng đến.

- Có được giao hàng nhiều lần hay không.

Đặc biệt, những thông tin này còn liên quan đến việc chuẩn bị booking, vận đơn, Commercial Invoice, Packing List và các chứng từ khác.

3. Điều kiện giao hàng trong hợp đồng

Một nội dung quan trọng của điều khoản giao hàng là điều kiện thương mại quốc tế – Incoterms.

Một số điều kiện thường gặp trong hoạt động xuất nhập khẩu gồm:

- EXW – Ex Works

- FCA – Free Carrier

- FOB – Free On Board

- CFR – Cost and Freight

- CIF – Cost, Insurance and Freight

- CPT – Carriage Paid To

- CIP – Carriage and Insurance Paid To

- DAP – Delivered At Place

- DPU – Delivered at Place Unloaded

- DDP – Delivered Duty Paid

Mỗi điều kiện có cách phân chia trách nhiệm, chi phí và rủi ro khác nhau.

Ví dụ, nếu hợp đồng quy định:

FOB Hai Phong Port, Vietnam – Incoterms® 2020

thì người làm chứng từ có thể xác định được điều kiện giao hàng là FOB, địa điểm liên quan là cảng Hải Phòng và hai bên áp dụng Incoterms 2020.

Khi đưa Incoterms vào hợp đồng, nên ghi điều kiện + địa điểm cụ thể + phiên bản Incoterms thay vì chỉ ghi đơn giản "FOB" hoặc "CIF".

4. Thời hạn giao hàng cần được ghi như thế nào?

Thời gian giao hàng là nội dung cần được kiểm tra kỹ trong hợp đồng.

Doanh nghiệp có thể thỏa thuận:

- Giao hàng vào ngày cụ thể.

- Giao hàng trong khoảng thời gian nhất định.

- Giao hàng trong vòng một số ngày kể từ khi nhận tiền đặt cọc.

- Giao hàng sau khi nhận được L/C.

- Giao hàng theo lịch đã thống nhất giữa hai bên.

Ví dụ: Shipment: Within 40 days after receipt of deposit.

Có thể hiểu là: Hàng được giao trong vòng 40 ngày kể từ khi người bán nhận được tiền đặt cọc.

Với cách quy định này, cần xác định rõ thời điểm nhận tiền để tránh tranh cãi về thời điểm bắt đầu tính thời hạn.

5. Địa điểm giao hàng và cảng giao nhận

Địa điểm giao hàng cần được thể hiện rõ trong hợp đồng.

Ví dụ: FCA Hanoi Factory, Vietnam – Incoterms® 2020

hoặc: CIF Hamburg Port, Germany – Incoterms® 2020

Đối với hàng hóa vận chuyển bằng đường biển, hợp đồng thường có thêm thông tin về:

Port of Loading (POL): Cảng xếp hàng.

Port of Discharge (POD): Cảng dỡ hàng.

Ví dụ:

- Port of Loading: Hai Phong Port, Vietnam

- Port of Discharge: Hamburg Port, Germany

Việc xác định rõ các địa điểm này giúp các bên phối hợp tốt hơn trong quá trình đặt chỗ vận chuyển và chuẩn bị chứng từ.

6. Giao hàng từng phần là gì?

Partial Shipment là giao hàng từng phần.

Điều khoản này cho biết một đơn hàng có được phép chia thành nhiều lần giao hay không.

Ví dụ:

Partial Shipment: Allowed

Có nghĩa là các bên cho phép giao hàng từng phần.

Ngược lại:

Partial Shipment: Not Allowed

có nghĩa là không cho phép giao hàng từng phần.

Nội dung này đặc biệt đáng chú ý với những đơn hàng số lượng lớn hoặc hàng được sản xuất theo nhiều đợt.

Nếu hợp đồng không quy định rõ, doanh nghiệp nên trao đổi với đối tác trước khi thực hiện phương án giao nhiều lần.

7. Transshipment – chuyển tải trong điều khoản giao hàng

Bên cạnh Partial Shipment, người làm xuất nhập khẩu cũng có thể gặp thuật ngữ Transshipment.

Transshipment có thể hiểu là việc hàng hóa được chuyển từ phương tiện vận tải này sang phương tiện khác trong hành trình vận chuyển, thường gặp trong vận tải biển.

Hợp đồng có thể quy định:

Transshipment: Allowed

hoặc:

Transshipment: Not Allowed

Việc có cho phép chuyển tải hay không cần được xem xét cùng với tuyến vận chuyển và yêu cầu của người mua.

8. Mối liên hệ giữa điều khoản giao hàng và Incoterms

Một điểm cần đặc biệt lưu ý là Incoterms không chỉ đơn giản là quy định bên nào trả tiền vận chuyển.

Các điều kiện Incoterms quy định nhiều nghĩa vụ liên quan đến: Giao hàng, chuyển giao rủi ro, vận chuyển, chi phí, thông quan trong phạm vi trách nhiệm của từng điều kiện, bảo hiểm đối với những điều kiện có yêu cầu.

Ví dụ, CIF và FOB đều được sử dụng trong vận tải biển nhưng trách nhiệm của người bán và người mua không giống nhau.

Do đó, khi đọc một hợp đồng, không nên chỉ nhìn thấy chữ FOB, CIF hoặc DDP rồi mặc định về trách nhiệm của các bên. Cần xác định đầy đủ điều kiện, địa điểm và phiên bản Incoterms được áp dụng.

9. Ví dụ một điều khoản giao hàng hoàn chỉnh

Để dễ hình dung, chúng ta có thể xem một ví dụ như sau:

DELIVERY TERMS

- Trade Term: CIF Hamburg Port, Germany – Incoterms® 2020

- Port of Loading: Hai Phong Port, Vietnam

- Port of Discharge: Hamburg Port, Germany

- Shipment: Within 35 days after receipt of deposit

- Partial Shipment: Allowed

- Transshipment: Allowed

Từ nội dung trên, người làm xuất nhập khẩu cần kiểm tra các thông tin:

Điều kiện giao hàng: CIF Hamburg Port, Germany – Incoterms 2020.

Cảng xếp hàng: Hải Phòng.

Cảng dỡ hàng: Hamburg.

Thời gian giao hàng: Trong vòng 35 ngày sau khi nhận tiền đặt cọc.

Giao hàng từng phần: Được phép.

Chuyển tải: Được phép.

Đây là những thông tin cơ bản nhưng có thể liên quan đến nhiều bước xử lý tiếp theo của một lô hàng.

10. Những sai sót thường gặp khi quy định điều khoản giao hàng

10.1. Chỉ ghi tên Incoterms

Ví dụ:

FOB – Incoterms 2020

Cách ghi này chưa thể hiện rõ địa điểm giao hàng. Nên ghi cụ thể địa điểm hoặc cảng phù hợp.

10.2. Thời gian giao hàng không rõ

Ví dụ "Delivery in September" có thể chưa đủ cụ thể nếu hai bên không thống nhất ngày hoặc khoảng thời gian.

10.3. Hợp đồng và chứng từ không thống nhất

Thông tin về cảng đi, cảng đến hoặc thời gian giao hàng trong hợp đồng cần được kiểm tra với booking và các chứng từ liên quan.

10.4. Không quy định Partial Shipment

Đối với đơn hàng lớn, nếu không thống nhất từ đầu về việc giao từng phần, khi phát sinh nhu cầu giao nhiều lần có thể phải trao đổi lại với đối tác.

10.5. Nhầm giữa chi phí và rủi ro

Đây là lỗi khá phổ biến khi mới học Incoterms. Việc một bên chịu một khoản chi phí không đồng nghĩa với việc rủi ro cũng chuyển sang bên đó tại cùng thời điểm.

11. Cách kiểm tra điều khoản giao hàng khi đọc hợp đồng

Khi nhận một hợp đồng ngoại thương, bạn có thể kiểm tra theo thứ tự sau:

- Xác định điều kiện giao hàng: Hợp đồng sử dụng FOB, CIF, FCA, DAP hay điều kiện nào khác?

- Kiểm tra địa điểm: Địa điểm giao hàng hoặc cảng được ghi cụ thể chưa?

- Kiểm tra thời gian: Ngày giao hàng hoặc thời hạn giao hàng được quy định như thế nào?

- Kiểm tra Partial Shipment: Có cho phép giao hàng từng phần không?

- Kiểm tra Transshipment: Có cho phép chuyển tải không?

- Đối chiếu với chứng từ: Khi thực hiện đơn hàng, cần đảm bảo các thông tin liên quan được thống nhất giữa hợp đồng và chứng từ.

Cách kiểm tra theo từng bước sẽ dễ hơn nhiều so với việc đọc toàn bộ hợp đồng một cách máy móc.

12. Người mới học xuất nhập khẩu nên học điều khoản giao hàng như thế nào?

Nếu bạn mới bắt đầu học xuất nhập khẩu, không nên cố ghi nhớ tất cả các thuật ngữ ngay từ đầu.

Bạn có thể bắt đầu từ những nội dung cơ bản:

- Hiểu quy trình xuất nhập khẩu.

- Tìm hiểu Incoterms.

- Nắm cách phân chia trách nhiệm giữa người bán và người mua.

- Đọc các mẫu hợp đồng ngoại thương.

- Làm quen với các thuật ngữ như Shipment, Partial Shipment, Transshipment.

- Thực hành xác định điều kiện, địa điểm và thời gian giao hàng.

- Đối chiếu điều khoản giao hàng với bộ chứng từ thực tế.

Khi hiểu được mối liên hệ giữa hợp đồng, vận chuyển và chứng từ, việc đọc điều khoản giao hàng sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Điều khoản giao hàng là một nội dung không thể bỏ qua khi làm hợp đồng ngoại thương. Việc quy định rõ điều kiện giao hàng, địa điểm, thời gian, cảng đi – cảng đến, giao hàng từng phần và chuyển tải giúp các bên có cơ sở thống nhất khi thực hiện giao dịch.

Đối với người mới học xuất nhập khẩu, hãy bắt đầu bằng việc hiểu bản chất của từng nội dung thay vì chỉ học thuộc các thuật ngữ tiếng Anh.

Đặc biệt, khi gặp các điều kiện như FOB, CIF, FCA, DAP hay DDP, hãy tập xác định ba vấn đề: giao hàng ở đâu, rủi ro chuyển giao khi nào và trách nhiệm của mỗi bên đến đâu. Đây là nền tảng quan trọng để bạn đọc và xử lý hợp đồng ngoại thương tốt hơn. Đừng quên theo dõi Fanpage của Han Exim để không bỏ lỡ những kiến thức hay và các kỹ năng mềm về xuất nhập khẩu nhé!

 

 

—————————————————————————
CLB Yêu Xuất Nhập Khẩu Hà Nội (HAN EXIM CLUB)
Đào tạo nghiệp vụ Xuất nhập khẩu & Logistics
Mobile: 0906246584 0986538963
Add: số 18 ngõ 67 Chùa Láng, quận Đống Đa, Hà Nội

Website: https://hanexim.edu.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/giasuxuatnhapkhau
Facebook: https://www.facebook.com/lophocxuatnhapkhau