Trong hoạt động xuất khẩu, việc viết email chào hàng quốc tế (Offer email) rất quan trọng đối với nhân viên Sales xuất khẩu vì nó là lời mở đầu và cũng quyết định xem liệu khách hàng có muốn làm việc với công ty chúng ta không. Bài viết ngày hôm nay, Hanexim sẽ giới thiệu tới các bạn cách viết cũng như mẫu tham khảo về cách chào hàng lần đầu cho khách hàng nước ngoài nhé.
1. EMAIL CHÀO HÀNG LÀ GÌ?
Email chào hàng (Offer letter) là một email bày tỏ ý định bán hàng và muốn được hợp tác của mình đối với khách hàng.
Sau khi tìm được khách hàng tiềm năng và có được email liên hệ của họ, chúng ta sẽ tiến hành viết email chào hàng để giới thiệu với họ về công ty cũng như các mặt hàng của công ty, cùng với mong muốn được hợp tắc với họ.
Nếu như thư chào hàng không thu hút, không ấn tượng ngay từ tựa đề Email lẫn nội dụng thì họ có thể sẽ không mở email, không trả lời email đó hoặc thậm chí có thể đánh Spam. Như vậy thì nỗ lực tìm kiếm khách hàng của chúng ta coi như vô ích rồi. Chính vì vậy mà chúng ta cần phải biết cách viết email chào hàng để có thể “ghi điểm” ngay lần đầu với khách hàng.
2. CÁCH VIẾT EMAIL CHÀO HÀNG?
Thực ra không có một Form cố định nào đối với việc Email chào hàng, vì tùy và từng công ty, từng loại mặt hàng sẽ có cách viết Email chào hàng khác nhau. Bạn có thể tham khảo cách viết Email chào hàng dưới đây của Hanexim nhé.
2.1 Đối với chào hàng thụ động (trước đó đã nhận được thư hỏi hàng của người mua)
+ Phần mở đầu (Opening): cảm ơn khách hàng đã gửi thư hỏi hàng đến công ty mình.
VD: We thank you for your inquiry of 27th Nov asking for leather handbags and we are happy to make you an offer on the following terms and conditions:
+ Phần nội dung chính của email: trả lời những câu hỏi của người mua. Gửi cho họ Catalog, hàng mẫu (samples), bảng giá (quotation), thời hạn giao hàng (delivery time), phương thức thanh toán (method of payment), điều kiện giảm giá (discount).
+ Phần kết: Ngỏ ý mong đợi sự trả lời của khách hàng và hứa hẹn.
Phần thư chào hàng thụ động bạn có thể tham khảo nhiều cách trả lời hơn ở bài viết Cách Trả Lời Thư Hỏi Hàng Và Làm Báo Giá, bài viết này Hanexim sẽ tập trung hơn vào phần thư chào hàng chủ động.
2.2 Đối với chào hàng chủ động (chủ động chào hàng khi chưa nhận được thư hỏi hàng
Chào hàng chủ động là sau khi đã tìm kiếm được thông tin của khách hàng (email, website, các mặt hàng mà khách đang kinh doanh…), chúng ta chủ động viết email cho khách để ngỏ ý muốn bán hàng và hợp tác với khách hàng.
- Tiêu đề Email: Là một yếu tố vô cùng quan trọng, quyết định khách có mở Email hay không.
+ Đề cập đến ích lợi của hàng hóa hoặc đưa ra đề xuất, mục đích của email ngay ở tiêu đề.
VD: FINDING AN IMPORTER OF TEXTILE PRODUCTS.
+ Một tiêu đề email chỉ nên chứa không quá 17 từ
- Nội dung Email: viết ngắn gọn, súc tích, không dài dòng, đi thẳng vào vấn đề chính. Vì khách hàng sẽ không có nhiều thời gian để đọc một email dài dòng mà không đề cập được gì. Phần nội dung cần bao gồm:
+ Giới thiệu về bản thân, chức vụ tại công ty (Sales Executive) và sơ lược về công ty (công ty kinh doanh mặt hàng gì, thị trường chính,…)
VD: I am Anna Tran, sales executives of Hanexim company. We are an exporter specializing in textile products.
+ Bạn biết thông tin khách hàng qua đâu? Đã tìm hiểu gì về công ty hay các sản phẩm của khách hàng (nên dành 1 câu để khen sản phẩm của khách)
VD: I have searched for information of some textile importers and luckily, I got your information. I visited your website and found that you have so many wonderful products and I think our products may be suitable for your business.
+ Sau đó giới thiệu sản phẩm mà bạn muốn chào hàng cho khách. Có thể ghi thông tin chi tiết của sản phẩm trên email hoặc bạn gửi kèm catalogue với thông tin sản phẩm cho khách hàng tham khảo.
+ Cuối email bày tỏ mong muốn được có cơ hội trở thành đối tác với họ và mong nhận được phản hồi sớm.
Sau đây là một số mẫu Offer Email cho các bạn tham khảo nhé:
Mẫu 1: Chào hàng thụ động
Mẫu 2: Chào hàng chủ động
Trên đây là cách viết một email hỏi hàng, rất cần thiết cho các bạn Sales xuất khẩu. Bạn nào đang làm hoặc muốn làm Sales xuất khẩu thì nhớ lưu lại bài viết này nhé.
Mrs Đoàn Thúy – CEO HANEXIM
—————————————————————————-
CLB Yêu Xuất Nhập Khẩu Hà Nội (HAN EXIM CLUB)
Đào tạo nghiệp vụ Xuất nhập khẩu& Logistics
Mobile: 0906246584 0986538963
Add: số 18 ngõ 67 Chùa Láng, quận Đống Đa, Hà Nội
Website: https://hanexim.edu.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/giasuxuatnhapkhau
Facebook: https://www.facebook.com/lophocxuatnhapkhau