Đối với sales xuất nhập khẩu, kỹ năng tra cứu HS code chuẩn xác chính là lợi thế cạnh tranh. Nó giúp tư vấn khách hàng hiệu quả, hạn chế rủi ro và tối ưu lợi nhuận. Cùng khám phá hướng dẫn chi tiết và công cụ hữu ích trong bài viết này nhé.

1. Vì sao doanh nghiệp cần tra cứu HS code chính xác?

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, HS code (Harmonized System Code) đóng vai trò như “căn cước công dân” của hàng hóa. Mỗi loại hàng đều phải có mã HS để:

- Khai báo hải quan.

- Xác định thuế nhập khẩu, xuất khẩu.

- Hưởng ưu đãi từ các hiệp định thương mại (FTA) như EVFTA, CPTPP.

Theo báo cáo của Tổ chức Hải quan Thế giới (WCO), hơn 98% giao dịch thương mại toàn cầu đều dựa vào HS code. Như vậy, việc phân loại chính xác không chỉ là thủ tục, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, thời gian thông quan và uy tín doanh nghiệp.

2. Khái niệm và cấu trúc HS code

HS code là một hệ thống mã số chuẩn hóa quốc tế để phân loại hàng hóa.

- 2 số đầu: Chương – phân loại nhóm hàng lớn.

- 4 số đầu: Nhóm hàng.

- 6 số đầu: Phân nhóm quốc tế.

- 8 số (tại Việt Nam): Phân nhóm chi tiết để áp dụng thuế và quản lý chuyên ngành.

Ví dụ: 9401.30.00 – Mã HS dành cho ghế xoay văn phòng.

3. Hậu quả nếu tra cứu HS code sai

Nếu doanh nghiệp áp mã HS không đúng, rủi ro có thể rất lớn:

- Bị áp mức thuế cao hơn, tăng chi phí không đáng có.
- Mất quyền hưởng ưu đãi thuế quan từ các FTA.
- Hàng hóa bị giữ tại cảng, gây chậm tiến độ giao hàng.
- Rủi ro pháp lý: truy thu, phạt, hoặc mất uy tín với đối tác.

Ngược lại, tra cứu đúng HS code sẽ giúp:
- Tối ưu chi phí.
- Thông quan nhanh chóng.
- Tạo cơ sở rõ ràng trong đàm phán với khách hàng quốc tế.

Xem thêm: Kỹ Năng Quản Lý Rủi Ro Trong Xuất Nhập Khẩu Và Những Bài Học Thực Tiễn

4. Quy trình tra cứu HS code từng bước

4.1. Bước 1 – Xác định chi tiết sản phẩm

- Tên gọi thương mại.
- Chất liệu cấu thành.
- Công dụng chính.
- Quy cách, cách đóng gói.
Ví dụ: “Sofa giường khung thép” → nội thất, giường, sofa, chất liệu thép.

4.2. Bước 2 – Tra cứu trong Biểu thuế XNK Việt Nam

- Tải file Excel từ website Tổng cục Hải quan.
- Dùng chức năng tìm kiếm nhanh (Ctrl + F).
- Ghi chú mã HS và mức thuế suất.

4.3. Bước 3 – Kiểm tra với nguồn chính thống

- Truy cập customs.gov.vn.
- Nhập mô tả sản phẩm để đối chiếu kết quả.

4.4. Bước 4 – Sử dụng công cụ hỗ trợ

- bieuthue.net – phân loại rõ ràng.
- TradeMap.org – kết hợp thống kê thương mại.
- Ứng dụng tra cứu HS code bằng AI.

4.5. Bước 5 – Xin xác định trước mã HS (Advance Ruling)

Với hàng hóa phức tạp (hóa chất, máy móc điện tử…), nên gửi công văn tới Tổng cục Hải quan để được xác nhận trước, tránh rủi ro.

5. Case study: Khi HS code giúp tiết kiệm hàng chục nghìn USD

Một doanh nghiệp xuất khẩu hạt điều sang châu Âu:

- Nếu áp sai HS code, thuế nhập khẩu EU = 7%.
- Nhưng tra cứu đúng, nhờ EVFTA thuế suất = 0%.
→ Với lô hàng trị giá 200.000 USD, doanh nghiệp tiết kiệm được 14.000 USD.

6. Checklist nhanh cho sales & logistics

 

Bước	Việc cần làm	Lưu ý
1	Xác định chi tiết sản phẩm	Tên, chất liệu, công dụng
2	Tra cứu trong Biểu thuế XNK	Dùng Excel
3	Kiểm tra website hải quan	customs.gov.vn
4	Đối chiếu thêm công cụ khác	bieuthue.net, TradeMap
5	Lưu lại mã HS, thuế suất	Quản lý nội bộ
6	Cập nhật thường xuyên	Theo thông tư mới

7. Giải pháp giúp tra cứu HS code hiệu quả

- Đào tạo nhân viên chuyên trách.

- Tích hợp phần mềm logistics/ERP có HS code.

- Lập thư viện sản phẩm & HS code nội bộ.

- Làm việc với forwarder uy tín.

- Ứng dụng AI để tự động gợi ý mã HS nhanh chóng.

Tra cứu HS code chuẩn xác là kỹ năng không thể thiếu trong xuất nhập khẩu, đặc biệt với sales thực chiến. Nắm vững kỹ năng này giúp doanh nghiệp tối ưu thuế, thông quan nhanh và tránh rủi ro pháp lý. Hãy rèn luyện thường xuyên và áp dụng công cụ hỗ trợ để làm chủ mọi giao dịch quốc tế. Đừng quên theo dõi Fanpage của Han Exim để không bỏ lỡ những kiến thức hay và các kỹ năng mềm về xuất nhập khẩu nhé!

 

—————————————————————————
CLB Yêu Xuất Nhập Khẩu Hà Nội (HAN EXIM CLUB)
Đào tạo nghiệp vụ Xuất nhập khẩu & Logistics
Mobile: 0906246584 0986538963
Add: số 18 ngõ 67 Chùa Láng, quận Đống Đa, Hà Nội

Website: https://hanexim.edu.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/giasuxuatnhapkhau
Facebook: https://www.facebook.com/lophocxuatnhapkhau