QUY TRÌNH XỬ LÝ BOOKING REQUEST CỦA KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY FORWARDER

Như các bạn đã biết, sau khi nhà nhập khẩu và nhà xuất khẩu ký kết hợp đồng ngoại thương theo điều kiện giao hàng cụ thể nào đó theo Incoterm thì đó là lúc phát sinh vấn đề tìm Công ty vận tải. Nếu làm việc tại các Công ty vận tải Quốc tế (Forwarder hoặc Công ty Logistics) thì các em đang đóng vai trò là người xử lý các thông tin mà khách hàng hỏi (Booking Request).

Nghiệp vụ xử lý Booking đó diễn ra như sau:

Bước 1: Báo giá

Khách hàng điền vào Booking Request, thường mỗi công ty Forwarder có mẫu cho khách hàng điền hoặc nhân viên Sales cước sẽ trao đổi và ghi lại thông tin rồi điền giúp khách hàng, sau đó đưa cho khách hàng xác nhận. Từ các thông tin này, công ty Forwarder sẽ tìm các Shipping Line phù hợp. Quá trình này có thể diễn ra từ khoảng 3 cho đến 12 tiếng sau khi nhận được Booking Request.

Mẫu Booking Request gồm các thông tin cơ bản sau:

  • Vessel Name & Voyage (Tên tàu và số chuyến đi lựa chọn): nếu khách hàng đã có dự định chuyến tàu muốn Book

 

 Port of Loading (Cảng xếp hàng)

 

 Port of Discharge (Cảng dỡ hàng)

 

 Container Type (Loại Container)

 

 Commodity (Mô tả hàng hóa)

 

 Tonnage (Trọng tải)

 

 Payment Place- (Prepaid / Collect) (Nơi trả cước, ai trả? Cước trả trước hay trả sau)

 

 Stuffing Area   –   ( Shipper’s Premises  / Port Area ): Nơi nhận hàng có thể là tại kho nhà cung cấp, khu vực gần Cảng thường dùng trong trường hợp Hãng tàu nhận vận chuyển Inland cho lô hàng.

 

 Stuffing Date: Ngày hàng đi dự kiến

 

 Who will Perform Oncarriagea: ai làm vận chuyển nội địa nước nhập khẩu

 

 Adress Details: Địa chỉ

 

Bước 2: Đàm phán

Khách hàng và Công ty Forwarder sẽ đàm phán với nhau về lịch tàu, giá cước và các điều kiện kèm theo sau đó đi đến thỏa thuận bằng việc Công ty Forwarder gửi cho khách hàng Booking Confirmation (Xác nhận đặt chỗ) và yêu cầu khách hàng xác nhận lại qua mail.

Mẫu booking confirm

Bước 3: Liên hệ

Công ty Forwarder liên hệ với nhà cung cấp của khách hàng để xác nhận lại các thông tin trong Booking. Sau đó, công ty Forwarder mới chính thức đặt chỗ với hãng tàu. Trong thực tế, quá trình liên hệ này được thực hiện qua email.

Bước 4: Vận chuyển nội địa

Tùy từng điều kiện giao hàng mà Công ty Forwarder hoặc chính khách hàng sẽ là người vận chuyển nội địa lô hàng ra Cảng đi.

Bước 5: Thỏa thuận thêm

Công ty Forwarder sẽ khai báo hải quan giúp khách hàng (nếu có) và bắt đầu theo dõi toàn bộ quá trình vận tải hàng hóa từ khi hàng lên tàu.

Bước 6: Gửi Shipping Instruction

Công ty Forwarder yêu cầu khách hàng gửi Shipping Instruction để từ đó làm Bill of Lading bản nháp. Sau đó, gửi Draft Bill of Lading cho khách hàng kiểm tra và yêu cầu khách hàng xác nhận các thông tin qua mail, không quên báo với khách hàng rằng cần Confirm lại trước bao lâu nếu không toàn bộ thông tin coi như không có gì thay đổi.

Mẫu Shipping Instruction

Bước 8: Gửi thông tin đến hãng tàu làm MBL

Tại bước này, công ty Forwarder sẽ gửi thông tin để hãng tàu làm Master Bill và xác nhận MBL cũng thông qua một Shipping Instruction như phía trên nhưng chỉ khác thông tin Shipper và Consignee

Bước 9: Phát hành HBL

Công ty Forwarder sau khi nhận được MBL từ hãng tàu, từ đó sẽ phát hành HLB và gửi cho khách hàng đồng thời yêu cầu khách hàng thanh toán các khoản phí trước khi giao HBL gốc cho khách hàng.

Bước 10: Gửi HBL gốc

Gửi đầy đủ 1 bộ Bill of Lading cho khách hàng, thường là 03 bản gốc và 03 bản sao, có đầy đủ chữ ký của Hãng tàu, nhà vận chuyển hoặc đại diện nhà vận chuyển.

Như vậy, dựa vào quy trình trên các em thấy rằng tất cả những gì khách hàng phải làm đó là: Đưa ra thông tin để nhận báo giá (Booking Request)–> Nhận Booking Confirmation–>Trả tiền dịch vụ. Các công đoạn hậu cần khác sẽ do Công ty Forwarder và Hãng tàu thực hiện.

Hy vọng với bài viết này các em đã hình dung ra được quy trình xử lý thông tin Booking của các nhà vận tải Quốc tế, nếu đi sâu hơn nữa thì các em còn bất ngờ vì sự tự động hóa trong các khâu của chuỗi Logistics Quốc tế. Hẹn các em ở bài viết khác nhé.

Mrs Jade.

Chat với giáo viên