Vấn đề hải quan nghe qua có vẻ đơn giản thôi, nhưng nó lại đóng vai trò rất quan trọng trong chuỗi logistics, nhiều khi chuỗi logistics gián đoạn vì mắc ở khâu này, bị chậm việc thông quan dẫn đến hàng hóa không thể xuất đi hoặc giao hàng đúng hẹn, nhiều khi phát sinh một thời gian rất dài dẫn đến chậm hàng cho dự án, chậm hàng so với hợp đồng dẫn đến hậu quả nặng nề. Nói tóm lại hải quan thực sự là một vấn đề mang tính "sống còn", có thể nói là chìa khóa giữ khách hàng, đối với các công ty cung ứng dịch vụ logistics. Hôm nay mình muốn chia sẻ tới các bạn một số quan điểm và kinh nghiệm của mình sau một thời gian mình hỗ trợ khai báo hải quan ở công ty.  

Thực sự thì trong các công ty logistics, vị trí khai báo hải quan là vị trí rất bận rộn và có quá nhiều áp lực, đi sớm về muộn. Và hải quan mình nói đến ở đâu, đứng theo quan điểm của mình, thì nên bao gồm 3 vấn đề chính liên quan mật thiết:

- Vấn đề về thuế
- Vấn đề về chính sách hàng hóa (giấy phép xuất nhập khẩu)
- Vấn đề về khai báo hải quan và giám sát quá trình làm thủ tục thông quan hàng hóa

Nhiều bạn mới vào nghề , mới đọc qua có thể đang hình dung ra một ví trí chỉ gần như ngồi nhập các thông tin vào phần mềm V5 (VNACSS) rồi khai báo lên hệ thống. Tuy nhiên trên thực tế thì công việc của vị trí này không chỉ có như vậy. 

Trong một môi trường kinh doanh hoàn hảo, tức các bên tham gia mua bán đều có kiến thức chặt chẽ về xuất nhập khẩu, chứng từ luôn chính xác, các chủ doanh nghiệp luôn có hiểu biết về hàng, có nguyện vọng được đóng thuế cho nhà nước, cán bộ hải quan và các cơ quan chuyên ngành liêm chính, luôn tạo điều kiện giúp đỡ doanh nghiệp...thì đúng là vị trí này nhàn hơn hẳn, tuy nhiên điều này có lẽ chỉ có lý thuyết.

Còn trên thực tế, vấn đề ở đây là doanh nghiệp luôn muốn tối thiếu hóa chi phí, tối thiểu hóa thuế, luôn muốn tìm cách lách luật để đóng thuế ít nhất, hải quan thu thuế theo nguyên tắc thu tối đa, đấy là chưa kể không ít cán bộ hải quan luôn muốn làm khó doanh nghiệp. Giấy phép chuyên ngành thì vẫn nhiều, và cũng nhiều thứ bất cập. Chứng từ xuất nhập khẩu thì các bên mua bán làm qua loa, cái sai, cái thiếu. Rồi khó khăn hơn hết là tiến độ làm thủ tục, không thông quan thì làm sao xuất hay lấy được hàng về : khách hàng giục, sales giục, sếp giục, ops giục...Nhiều người có khi gặp phải lô nhiều vấn đề, đêm trằn trọc mất ngủ .

Để hoàn thành một bộ hồ sơ hải quan từ lúc tiếp nhận đến lúc hoàn thành là một quá trình: Kiểm tra chứng từ, liên hệ xin thông tin hàng, chuyển tờ khai nháp cho khách hàng kiểm tra, xác nhận đầy đủ xong truyền lên hệ thống, theo dõi quá trình làm thủ tục hải quan...cho đến khi hoàn thành
Để có thể giỏi ở vị trí đầy áp lực và mệt mỏi này, luôn phải biết dung hòa mọi thứ, sắp xếp thời gian hợp lý, với kinh nghiệp thực tế thì mình đưa ra một số vấn đề cần lưu ý như sau:

• KIẾN THỨC

  -  Điều này vô cùng quan trọng nhưng lại ít được đầu tư nên nhiều người mãi mà trình độ chẳng lên được, khách hàng bảo sao biết vậy, chỉ gì đánh nấy, đụng tí là phải đi hỏi hết người này người kia, nhiều cái khách hàng không biết, cần tư vấn cũng đành chịu. Thực tế biết rồi đó, phát sinh đủ thứ. Ngoài kiến thức về nghiệp vụ giao nhận, gọi là kiến thức nền kiểu như quy trình giao nhận, đọc hiểu chứng từ cơ bản...thì nên đầu tư học thêm. 

       + Thứ nhất là chính sách chuyên ngành (giấy phép) liên quan đến hàng hóa, có thể không cần biết sâu thì cũng nên biết cơ bản để tư vấn trước, chuẩn bị và dự trù trước, nhiều trường hợp đi mở tờ khai xong mới phát hiện cần giấy phép nọ, giấy phép kia, lại phải mất thời gian, đôi khi phát sinh thêm quá nhiều chi phí để đi xin và giải quyết, khách hàng đánh giá thiếu kinh nghiệm và trình độ.

         + Thứ hai là thuế, cần phải hiểu rõ về HS code, vì nó liên quan mật thiết đến thuế, phải hiểu và thuộc các quy tắc phân loại hscode trong thực tế, các thủ thuật tìm hscode để luôn đưa ra Hscode chính xác nhất và nhanh nhất để tư vấn cũng như khai báo. Các chính sách thuế liên quan đên mặt hàng đặc thù, hiểu biết cặn kẽ về C/O ưu đãi (Certificate of origin) để giảm thuế, tránh sai sót...

          + Thứ 3 là phải hiểu một cách cặn kẽ các chỉ tiêu trên phần mềm hệ thống hải quan, hiểu về các mã loại hình và cách khai báo chính xác tương ứng với loại hình đó (Xuất nhập kinh doanh, sản xuất xuất khẩu, gia công, tạm nhập tái xuất, TXTN....). Nắm rõ được các nghiệp vụ đi kèm như khai báo AMA, tách vận đơn, khai báo vận chuyển độc lập...quá rộng và quá nhiều thứ cần học.

• Kỹ năng:

Kỹ năng thì hầu như cứ làm nhiều là sẽ có thôi, ở phần này chú ý nhất đến 2 vấn đề:

          + Thứ nhất là kỹ năng sắp xếp khai báo: Ví trí này trong công ty logistics, một ngày phải xử lý khá nhiều tờ khai cho các lô hàng khác nhau, nhất là hàng nhập, thấy lô nào cũng gấp, không sắp xếp trước là rối và loạn ngay, hiệu quả sẽ không được cao, tốt nhất nên có sự chuẩn bị trước, có kế hoạch khai báo các lô hàng cụ thể trong ngày, để tránh thiếu sót hoặc chậm thời gian.

          + Thứ hai là giao tiếp. Khách hàng, sales, sếp thúc giục suốt ngày, hải quan thì gây khó khăn. Vị trí này nên rèn luyện cho mình kỹ năng ‘’kìm nén’’ và ‘’trình bày’’. Kìm nén để không cãi nhau các bên tham gia, còn trình bày là để có thể giải thích cho hải quan thấy được mình đúng, giải thích cho khách hàng vì sao tiến độ thế này thế kia, giải thích cho sales hiểu là không phải cứ đưa bộ hồ sơ là xong luôn được.

• Tinh thần ham học hỏi:

Cái này cực kỳ quan trọng, nó là nền tảng tạo nên kiến thức, tự bản thân không ham học hỏi, không tìm cách tự mình tháo gỡ một vấn đề, làm bằng sáng tỏ nó, gặp khó một chút là bỏ đó, hoặc thuê lại bên khác, thì khả năng tự nâng cao kiến thức rất hạn chế. Nhất là những bạn mới vào nghề, càng ham học hỏi, trình độ lên càng nhanh. Mình để ý thấy các bạn mới làm vị trí này, ít ai có tinh thần này từ đầu, buồn là vậy.

Mình nghĩ đối với một vấn đề hải quan khó cần được tháo gỡ, ngoài việc tự tìm hiểu bằng thông tư nghị đinh, trên các diễn đàn hải quan và logistics, facebook có rất nhiều những người có thể hiểu biết kỹ và sẵn sàng chia sẻ với bạn về cách giải quyết vấn đề đó.

Đó là chút ít trải lòng của mình về vị trí này, chúc mọi người sớm tìm được công việc hợp với bản thân.

Nguồn: Nguyễn Linh- một trong những giáo viên thỉnh giảng tại HAN EXIM

—————————————————————————-

CLB Yêu Xuất Nhập Khẩu Hà Nội (HAN EXIM CLUB)

Đào tạo nghiệp vụ Xuất nhập khẩu& Logistics

Mobile: 0906246584 0986538963

Add: số 18 ngõ 67 Chùa Láng, quận Đống Đa, Hà Nội

Website: https://hanexim.edu.vn

Fanpage: https://www.facebook.com/giasuxuatnhapkhau

Facebook: https://www.facebook.com/lophocxuatnhapkhau