Trong môi trường thương mại toàn cầu, quy trình xuất nhập khẩu không đơn thuần là việc “làm thủ tục hải quan” hay “gửi hàng ra nước ngoài”. Đó là một hệ thống vận hành liên kết giữa thương mại – logistics – pháp lý – tài chính. Chỉ cần một mắt xích sai lệch, toàn bộ lô hàng có thể bị chậm, phát sinh chi phí lưu kho, lưu container hoặc thậm chí mất khả năng thanh toán.

Nhiều doanh nghiệp thất thoát hàng trăm triệu đồng mỗi năm không phải vì thiếu đơn hàng, mà vì quy trình nội bộ không chặt chẽ, thiếu kiểm soát chứng từ hoặc chưa hiểu bản chất nghiệp vụ xuất nhập khẩu.

Bài viết này sẽ phân tích quy trình xuất nhập khẩu theo cách tiếp cận thực tế tại doanh nghiệp, tập trung vào cách vận hành hiệu quả và kiểm soát rủi ro. Vậy các bạn hãy cùng Han Exim tìm hiểu thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!

1. Bản chất của quy trình xuất nhập khẩu trong doanh nghiệp

Trên thực tế, không có một “mẫu quy trình cố định” áp dụng cho mọi lô hàng. Tuy nhiên, mọi hoạt động xuất khẩu hoặc nhập khẩu đều xoay quanh 3 nhóm hoạt động cốt lõi:

1.1. Nhóm thương mại

-Tìm kiếm và xác minh đối tác

- Đàm phán điều khoản

- Ký hợp đồng ngoại thương

- Thực hiện thanh toán quốc tế

1.2. Nhóm logistics

- Đặt chỗ vận chuyển

- Sắp xếp đóng gói và giao nhận

- Mua bảo hiểm (nếu cần)

- Theo dõi hành trình vận chuyển

1.3. Nhóm pháp lý – hải quan

- Chuẩn bị bộ chứng từ

- Khai báo hải quan

- Thực hiện kiểm tra chuyên ngành

- Thông quan hàng hóa

Một quy trình xuất nhập khẩu chuẩn là quy trình đảm bảo ba nhóm hoạt động này được triển khai đồng bộ, tránh xung đột trách nhiệm và hạn chế phát sinh ngoài kế hoạch.

2. Quy trình xuất khẩu hàng hóa theo thực tế doanh nghiệp

Bước 1: Đánh giá điều kiện xuất khẩu và yêu cầu thị trường

Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp cần làm rõ:

- Hàng hóa có thuộc danh mục hạn chế xuất khẩu không

- Có yêu cầu giấy phép, kiểm dịch, kiểm định chất lượng không

- Nước nhập khẩu yêu cầu gì về nhãn mác, tiêu chuẩn kỹ thuật, xuất xứ

Đây là bước nền tảng nhưng thường bị xem nhẹ. Nếu không kiểm tra kỹ, hàng có thể bị giữ tại cảng đến hoặc từ chối thanh toán.

Bước 2: Thiết lập hợp đồng ngoại thương

Hợp đồng không chỉ là văn bản pháp lý mà là “bản đồ” của toàn bộ lô hàng.

Doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý:

- Điều kiện giao hàng theo Incoterms

- Phương thức thanh toán (T/T, L/C, D/P…)

- Thời hạn giao hàng và chế tài vi phạm

- Danh mục chứng từ phải cung cấp

Một hợp đồng rõ ràng giúp giảm thiểu tranh chấp khi phát sinh sự cố.

Bước 3: Tổ chức sản xuất, đóng gói và ghi nhãn

Hàng hóa xuất khẩu phải đáp ứng đồng thời:

- Thỏa thuận trong hợp đồng

- Quy chuẩn vận tải quốc tế

- Yêu cầu của hải quan và nước nhập khẩu

Việc đóng gói sai quy cách có thể gây hư hỏng hàng hoặc phát sinh phí tái đóng gói tại cảng.

Bước 4: Chuẩn bị chứng từ xuất khẩu

Bộ chứng từ thông dụng gồm: Sales Contract, Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading hoặc Airway Bill, Certificate of Origin (C/O), Giấy chứng nhận bảo hiểm (nếu có)

Nguyên tắc quan trọng nhất: thông tin trên các chứng từ phải đồng nhất tuyệt đối. Chỉ một sai lệch nhỏ về số lượng hoặc mô tả hàng hóa cũng có thể khiến ngân hàng từ chối thanh toán.

Bước 5: Thực hiện thủ tục hải quan xuất khẩu

Quy trình bao gồm:

- Khai báo tờ khai điện tử

- Nộp hồ sơ theo yêu cầu

- Thực hiện kiểm tra thực tế (nếu phân luồng)

- Thông quan và đưa hàng lên phương tiện vận tải

Doanh nghiệp cần theo sát tiến độ để tránh trễ lịch tàu.

Bước 6: Theo dõi vận chuyển và hoàn tất thanh toán

Sau khi hàng rời cảng:

- Cập nhật lịch trình cho đối tác

- Gửi bộ chứng từ theo yêu cầu thanh toán

- Theo dõi ngân hàng xử lý bộ hồ sơ

Nhiều trường hợp giao hàng đúng hạn nhưng vẫn chậm nhận tiền do sai biệt chứng từ.

Xem thêm: Vì sao doanh nghiệp gặp rủi ro khi ký hợp đồng ngoại thương

3. Quy trình nhập khẩu hàng hóa chi tiết

3.1. Xác định chính sách và mã HS

Trước khi nhập khẩu, doanh nghiệp cần:

- Kiểm tra chính sách quản lý mặt hàng

- Xác định chính xác mã HS

- Dự tính thuế nhập khẩu và VAT

Sai mã HS có thể dẫn đến truy thu thuế và xử phạt hành chính.

3.2. Đàm phán hợp đồng nhập khẩu

Khi nhập khẩu, doanh nghiệp cần làm rõ:

- Điều kiện giá (FOB, CIF, EXW…)

- Trách nhiệm mua bảo hiểm

- Thời gian giao hàng

- Nghĩa vụ cung cấp chứng từ

Lựa chọn điều kiện giao hàng phù hợp giúp kiểm soát chi phí logistics tốt hơn.

3.3. Theo dõi tiến độ sản xuất và vận chuyển

Trong giai đoạn chờ hàng:

- Yêu cầu nhà cung cấp gửi bản nháp chứng từ

- Kiểm tra thông tin trước khi phát hành bản gốc

- Nhận thông báo hàng đến từ hãng tàu

Chủ động kiểm tra trước giúp tránh bị động khi hàng cập cảng.

3.4. Làm thủ tục hải quan nhập khẩu

Quy trình gồm: Khai báo tờ khai, nộp thuế, thực hiện kiểm tra chuyên ngành (nếu có), thông quan hàng. Bước này ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian giao hàng nội địa và chi phí lưu container.

3.5. Nhận hàng và hoàn tất hồ sơ

Sau thông quan:

- Làm lệnh giao hàng

- Kiểm tra tình trạng thực tế

- Lập biên bản nếu có hư hỏng

- Lưu trữ hồ sơ phục vụ quyết toán

Quản lý hồ sơ tốt giúp doanh nghiệp thuận lợi khi thanh tra thuế.

4. Các điểm nghẽn thường gặp trong quy trình xuất nhập khẩu

Một số vấn đề phổ biến tại doanh nghiệp:

- Không kiểm soát tính đồng bộ của chứng từ

- Thiếu cập nhật chính sách quản lý mặt hàng

- Lựa chọn Incoterms chưa phù hợp

- Không dự trù chi phí phát sinh

- Phối hợp kém giữa bộ phận XNK – kế toán – kho vận

Phần lớn rủi ro đều xuất phát từ việc thiếu quy trình chuẩn hóa.

5. Giải pháp nâng cao hiệu quả quy trình xuất nhập khẩu

Để tối ưu hoạt động, doanh nghiệp nên:

Chuẩn hóa quy trình nội bộ

Xây dựng sơ đồ công việc rõ ràng cho từng loại lô hàng.

Sử dụng checklist chứng từ

Giúp kiểm soát sai sót trước khi nộp ngân hàng hoặc hải quan.

Đào tạo nhân sự chuyên sâu

Nhân viên cần hiểu bản chất Incoterms, thanh toán quốc tế, mã HS và quy định quản lý chuyên ngành.

Ứng dụng công nghệ

Sử dụng phần mềm khai báo hải quan, quản lý vận chuyển và lưu trữ chứng từ điện tử giúp giảm lỗi thủ công.

6. Xu hướng số hóa trong quản lý xuất nhập khẩu

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang:

- Áp dụng khai báo hải quan điện tử

- Theo dõi vận chuyển trực tuyến

- Tích hợp dữ liệu logistics với hệ thống kế toán

-Quản lý chứng từ trên nền tảng số

Chuyển đổi số không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh.

Quy trình xuất nhập khẩu không chỉ là tập hợp các bước nghiệp vụ mà là hệ thống vận hành cốt lõi quyết định hiệu quả kinh doanh quốc tế của doanh nghiệp.

Khi quy trình được xây dựng bài bản và kiểm soát tốt, doanh nghiệp sẽ: Giảm thiểu rủi ro pháp lý, tối ưu chi phí logistics, rút ngắn thời gian giao hàng, nâng cao uy tín với đối tác nước ngoài

Trong bối cảnh cạnh tranh toàn cầu ngày càng khốc liệt, việc đầu tư vào chuẩn hóa và tối ưu quy trình xuất nhập khẩu chính là chiến lược phát triển bền vững lâu dài. Đừng quên theo dõi Fanpage của Han Exim để không bỏ lỡ những kiến thức hay và các kỹ năng mềm về xuất nhập khẩu nhé!

 

 

—————————————————————————
CLB Yêu Xuất Nhập Khẩu Hà Nội (HAN EXIM CLUB)
Đào tạo nghiệp vụ Xuất nhập khẩu & Logistics
Mobile: 0906246584 0986538963
Add: số 18 ngõ 67 Chùa Láng, quận Đống Đa, Hà Nội

Website: https://hanexim.edu.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/giasuxuatnhapkhau
Facebook: https://www.facebook.com/lophocxuatnhapkhau