18 CÁCH QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ LÀM VIỆC THÔNG MINH

Nhiều người trong xã hội chúng ta đang cố gắng để làm việc hiệu quả hơn.

Tuy nhiên, nhiều người lại cố tỏ ta bận rộn bằng việc luôn chạy theo công việc, luôn kiểm tra email, gọi điện thoại, hay làm những việc lặt vặt gì đó… vì họ cho rằng “bận rộn” đồng nghĩa với việc bạn đang làm việc chăm chỉ và sẽ thành công hơn.

Mặc dù niềm tin này có thể đúng ở một góc độ nào đó, nhưng nó thường gây hiểu sai về “năng suất làm việc” – làm việc liên tục gần như không ngơi nghỉ và có xu hướng lãng phí thời gian vào các công việc vô ích.

Thay vì làm việc theo cách này, hãy chọn cách hành động khác đi.

LÀM VIỆC THÔNG MINH HƠN THAY VÌ LAO LỰC HƠN

Thay vì tiếp nhận nhiệm vụ và lao đầu vào làm như một cái máy, bạn dành thời gian để “mài rìu”, hãy quan sát và đặt câu hỏi xem “Liệu có cách nào giúp việc này trở nên hiệu quả hơn so với cách cũ?”, “Cái gì có thể loại bỏ để tiết kiệm thời gian, công sức hơn?”

Quản lý thời gian không phải là làm được càng nhiều việc trong một ngày càng tốt. Mà đó là tìm cách đơn giản hóa quy trình, cách thức để làm việc nhanh hơn và giảm căng thẳng.

Quản lý thời gian giúp bạn có thêm thời gian cho gia đình, vui chơi, nghỉ ngơi thoải mái hơn trong cuộc sống. Bạn sẽ nhận ra, bạn có thể mất chút thời gian để sắp xếp lại công việc, để tìm chiến lược xử lý một nhiệm vụ mới, nhưng chắc chắn bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian còn lại và thực sự thỏa mãn khi chính bạn là người kiểm soát công việc chứ không để công việc kiểm soát cuộc sống của bạn.

Sau đây, tôi sẽ giới thiệu với bạn 18 cách để quản lý thời gian, hy vọng nó sẽ hữu ích cho bạn. Tất nhiên, có hàng trăm cách khác nhau từ kinh nghiệm của hàng vạn người, tôi chỉ giới thiệu cho bạn những cách tôi đã từng và tiếp tục áp dụng thành công. Bạn không nhất thiết phải áp dụng hết, chỉ cần chọn lọc cách phù hợp với mình để thực hiện và thay đổi tùy thích.

1. Hoàn thành những việc quan trọng nhất trước

Đây là nguyên tắc vàng để quản lý thời gian. Mỗi ngày, bạn hãy chọn 3 việc là quan trọng nhất để hoàn thành và thực hiện chúng đầu tiên.

Một khi bạn đã hoàn thành 3 việc đó, một ngày của bạn coi như đã thành công. Sau đó bạn có thể chuyển sang làm những việc khác, hoặc chuyển việc sang ngày hôm sau nếu đã hết thời gian.

2. Học cách nói “KHÔNG”

Khi bạn nhận lời làm một việc gì đó, có nghĩa là bạn đã cam kết dành thời gian và mối quan tâm cho việc đó. Cam kết (hứa hẹn) nhiều sẽ dẫn đến việc bạn trở nên quá tải và không thể tập trung tốt cho các công việc quan trọng của bạn.

Vậy, hãy chỉ nhận lời những việc bạn thực sự quan tâm và khi bạn có thời gian, nói KHÔNG với những việc ít quan trọng khác.

3. Ngủ đủ 7-8 giờ mỗi ngày

Một số người nghĩ rằng, hy sinh một vài giờ ngủ trong ngày để tăng thêm quỹ thời gian làm việc là một cách hay. Tuy nhiên, theo nghiên cứu của các nhà khoa học, hầu hết mỗi người cần ngủ đủ 7-8 giờ mỗi ngày để đảm bảo cơ thể được nghỉ ngơi và trí óc được làm việc tối ưu. Chỉ có bạn mới hiểu cơ thể mình. Nếu bạn có thể ngủ ít hơn mà vẫn làm việc hiệu quả, năng lượng và khỏe mạnh thì điều đó thật sự tuyệt vời. Nhưng nếu bạn cố gắng cắt giảm giờ ngủ để trở nên vật vờ ở công sở thì hãy nên xem lại.

4. Tập trung toàn lực cho nhiệm vụ hiện tại

Tắt hết các ứng dụng giải trí, ngắt kết nối internet đến các thiết bị giải trí và các thiết bị khiến bạn mất tập trung. Không hóng chuyện, tò mò chuyện đồng nghiệp, chỉ trừ khi người ta mời mình vào cuộc nói chuyện. Nếu bạn làm công việc tự do, cần sự sáng tạo, bạn có thể tự tạo cho mình không gian yên tĩnh và thư thái với một chút âm nhạc để có thể thoải mái sáng tạo.

Tập trung vào nhiệm vụ hiện tại, mọi vướng bận khác đều nên được bỏ qua, hãy đắm chìm vào nó!

5. Bắt đầu ngay!

Hầu như tất cả chúng ta đều bị cản trở bởi sự trì hoãn. Chúng ta có thể đảm bảo được rằng công việc sẽ được hoàn thành đúng hạn. Vậy nên thường có tư tưởng trì hoãn cho đến khi cảm thấy “gấp rút” thì mới bắt đầu làm. Điều đó sẽ gây thêm căng thẳng trong quá trình xử lý công việc. Tại sao chúng ta không bắt đầu ngay để hoàn thành công việc trước hạn, có thời gian để kiểm tra lại và cảm thấy mình đã thành công hơn dự kiến so với việc hoàn thành công việc chạm deadline?

6. Không cho phép những điều vụn vặt ảnh hưởng đến tiến độ

Trong quá trình thực thi sẽ có những việc nhỏ phát sinh, hãy nhanh chóng xác định chi tiết nhỏ đó ảnh hưởng như thế nào đến bức tranh lớn? Nếu nó có thể được tạm thời bỏ qua và giải quyết sau khi đã hoàn thành việc chính, thì hãy dứt khoát bỏ qua và tập trung xử lý việc chính yếu.

7. Biến việc chọn 3 nhiệm vụ chính mỗi ngày thành thói quen

Mỗi ngày trước khi bắt đầu công việc bạn đều điểm qua các việc quan trọng mình sẽ làm trước trong hôm nay, sau đó đến các việc chính yếu. Ghi ra trong một cuốn sổ và check (v) vào các việc đã hoàn thành. Cuối ngày nhìn một danh sách đã được đánh dấu gần hết, chắc chắn bạn sẽ cảm thấy rất hứng khởi. Trước khi rời khỏi văn phòng, hãy đánh dấu 3 việc quan trọng phải làm trong ngày hôm sau. Nếu bạn cứ làm việc đó trong ít nhất 21 ngày liên tục, bạn sẽ bắt đầu tại được thói quen mới và dần dần bạn sẽ càng trở nên nhanh nhẹn hơn, thông minh và linh hoạt hơn trong quản lý thời gian và công việc.

8. Quan tâm hơn tới thời gian dành cho TV và mạng xã hội (hay các thiết bị công nghệ giải trí)

Nếu mỗi ngày bạn dành quá 1 giờ để xem TV (phim ảnh), chơi game và tiêu tốn vào mạng xã hội thì bạn thật sự nên xem lại và điều chỉnh. Nếu bạn đang bị cuốn theo những dòng tin không có ảnh hưởng tích cực đến cuộc sống của bạn, hay cảm thấy được “là ai đó” trên mạng XH thì rõ ràng bạn đang để những thứ đó điều khiển cuộc sống của bạn. Nếu không thể rời xa, hãy cai nghiện bằng cách đọc và xem những thứ có giá trị, bổ ích hơn, tham gia những hội nhóm tích cực, nơi những người giỏi giang hay chia sẻ để chúng ta có thể học tập được từ họ.

9. Xác định rõ thời gian mục tiêu để hoàn thành mỗi nhiệm vụ

Thay vì ngồi xuống và nghĩ “mình sẽ làm cho đến lúc xong” thì hãy thay đổi cách nghĩ “mình sẽ làm việc này trong 30 phút, 1 giờ, 3 giờ…” Hãy cho bộ não của bạn một deadline để nó sẽ thúc đẩy bạn làm việc hiệu quả, tập trung và thông minh hơn.

10. Hãy giải lao

Sau khi hoàn thành mỗi nhiệm vụ, bạn hãy dành 5-7 phút nghỉ ngơi để thưởng cho mình. Điều này vừa giúp cơ thể bạn thay đổi trạng thái, vừa giúp bộ não bạn được refresh lại, sạc thêm năng lượng bằng cách hít thở, uống một tách trà, đi lại… để tiếp tục tỉnh táo và minh mẫn với các nhiệm vụ tiếp theo.

11. Đừng lo lắng quá về toàn bộ danh sách công việc vô tận của bạn.

Sau mỗi nhiệm vụ, đánh dấu check hoàn thành, và đọc lại một lượt để xem tại thời điểm này, việc nào sẽ được xếp quan trọng tiếp theo? Và khi đã chọn một việc để làm, nó sẽ là nhiệm vụ duy nhất. Nếu đang làm việc này mà đầu óc còn nghĩ đến danh sách các việc khác thì chỉ làm cho nhiệm vụ hiện tại trở nên rối ren và giảm hiệu quả hơn thôi.

12. Tập thể dục và ăn uống lành mạnh

Nhiều nghiên cứu đã cho thấy mối liên quan chặt chẽ giữa một lối sống lành mạnh với năng suất làm việc. Tương tự như ngủ đủ giấc, tập thể dục và ăn uống lành mạnh, thư giãn đầu óc… sẽ cho phép bạn tập trung tốt hơn vào công việc.

13. Làm việc ít hơn nhưng tạo nhiều giá trị hơn

Hãy quan sát và đánh giá xem những việc mình làm. Bạn có đang lãng phí thời gian vào các công việc vô ích? Hãy tập trung những việc tạo ra nhiều giá trị hơn, giảm bớt những việc không mang lại giá trị.

14. Chỉ làm việc một chút vào cuối tuần

Bạn có thể dành thời gian một chút vào cuối tuần khoảng 2-4 giờ để giải quyết nốt các công việc còn trong tuần. Sau đó, bạn có thể dành thời gian hoàn toàn cho gia đình và các hoạt động khác.

15. Sắp xếp hồ sơ, tài liệu

Tạo cho mình một quy luật quản lý hồ sơ, chứng từ, đặc biệt là lưu các file mềm trong máy. Để việc tìm kiếm tài liệu trở nên dễ dàng và tiết kiệm thời gian. Tạo quy tắc phân loại email vào các thư mục một cách tự động, hủy đăng ký nhận mail từ các địa chỉ bạn không muốn.

16. Làm việc gì đó trong thời gian chờ đợi

Thực ra chúng ta có rất nhiều thời gian rảnh trong một ngày cho việc chờ đợi, như chờ tại bến xe bus, tại sân bay, trên tàu điện, trong lúc tắc đường, xếp hàng… Hãy tận dụng thời gian này để làm những việc đơn giản và dễ làm như đọc sách báo, xem các video, nghe audio…để bạn vẫn có thể học ngay cả khi chờ đợi. Ngoài ra, việc làm này cũng giúp bạn kiên nhẫn hơn và không trở nên căng thẳng, bực bội trong khi chờ đợi.

17. Tự cách ly bản thân với bên ngoài

Đôi khi, bạn có thể cách ly bản thân ra khỏi các tác nhân gây phiền nhiễu, khóa cửa ở trong phòng một mình, không ai ra vào, không tiếp khách. Nếu bạn là kiểu người thích sự tập trung cao độ trong không gian hoàn toàn yên tĩnh thì hãy làm như vậy. Nếu không muốn cho mọi người cảm thấy bị bạn phớt lờ, hãy thông báo cho những người quan trọng để họ biết và liên hệ với bạn sau.

Ngoài ra, việc khám phá sự tĩnh lặng trong công việc cũng khiến cho đầu óc trở nên sáng suốt, minh mẫn hơn, bạn sẽ cảm thấy công việc không phải là một cuộc đua.

18. Chọn làm các nhóm nhiệm vụ có liên quan đến nhau

Thay vì chúng ta thực hiện nhóm ba nhiệm vụ riêng biệt, hãy gom các nhiệm vụ có mối liên kết với nhau về mặt thông tin, dữ liệu hay cách thức thực hiện. Để trong quá trình làm việc này, chúng ta có thể xử lý luôn các việc liên quan. Thay vì phải mất thời gian và công sức để khởi động lại từ đầu.

Hy vọng những cách trên đây sẽ giúp bạn thay đổi cách quản lý và xử lý công việc của bạn, giúp bạn tận hưởng thành quả công việc thay vì cố để làm cho xong các đầu việc.

Bạn thường có những cách nào để quản lý công việc và thời gian hiệu quả? Comment dưới đây để chia sẻ kinh nghiệm của bản thân nhé.

Ms Sarah.

Chat với giáo viên