7 Bước Trong Quy Trình Khai Báo Hải Quan Doanh Nghiệp Cần Biết

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, khai báo hải quan là bước bắt buộc trước khi hàng hóa được phép xuất hoặc nhập khẩu. Chỉ một sai sót nhỏ trong quá trình khai báo cũng có thể khiến doanh nghiệp bị chậm thông quan, phát sinh chi phí lưu kho hoặc bị xử phạt theo quy định.

Đối với sinh viên, người mới đi làm hay các doanh nghiệp lần đầu thực hiện xuất nhập khẩu, việc hiểu rõ quy trình khai báo hải quan sẽ giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro và xử lý công việc chuyên nghiệp hơn.

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn toàn bộ quy trình theo từng bước, từ khâu chuẩn bị chứng từ đến khi hàng hóa được thông quan. Vậy các bạn hãy cùng Han Exim tìm hiểu thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!

1. Quy trình khai báo hải quan là gì?

Khai báo hải quan là thủ tục bắt buộc khi doanh nghiệp thực hiện hoạt động xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa. Thông qua việc khai báo trên hệ thống điện tử, doanh nghiệp cung cấp đầy đủ thông tin về lô hàng để cơ quan Hải quan kiểm tra, tính thuế và quyết định thông quan.

Hiện nay, toàn bộ quá trình khai báo được thực hiện trên hệ thống VNACCS/VCIS, giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ so với phương thức truyền thống. Tuy nhiên, chỉ cần một sai sót nhỏ về mã HS, trị giá tính thuế hay chứng từ cũng có thể khiến hàng hóa bị phân luồng kiểm tra, kéo dài thời gian giao nhận và phát sinh nhiều chi phí.

Nếu bạn là sinh viên, nhân viên xuất nhập khẩu hoặc doanh nghiệp mới tham gia hoạt động ngoại thương, việc nắm vững quy trình khai báo hải quan sẽ giúp xử lý công việc chính xác và chuyên nghiệp hơn.

2. Vì sao cần hiểu rõ quy trình khai báo hải quan?

Việc thực hiện đúng quy trình mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

- Giảm nguy cơ bị xử phạt do khai sai thông tin.

- Hạn chế phát sinh chi phí lưu container, lưu bãi.

- Rút ngắn thời gian thông quan hàng hóa.

- Đảm bảo tuân thủ quy định của cơ quan Hải quan.

- Tăng hiệu quả quản lý hoạt động xuất nhập khẩu.

Đối với người làm nghề xuất nhập khẩu, đây cũng là kỹ năng nghiệp vụ quan trọng cần thành thạo.

3. Quy trình khai báo hải quan gồm những bước nào?

Quy trình khai báo hải quan mới nhất

3.1. Bước 1: Chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Trước khi khai báo, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ.

Thông thường bao gồm:

- Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)

- Commercial Invoice

- Packing List

- Bill of Lading hoặc Air Waybill

- Chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu có

- Giấy phép nhập khẩu (nếu thuộc diện quản lý)

- Catalogue sản phẩm (khi cần xác định mã HS)

- Các chứng từ kiểm tra chuyên ngành

Đây là bước rất quan trọng vì mọi thông tin trên tờ khai đều được lấy từ bộ chứng từ này.

3.2. Bước 2: Kiểm tra mã HS của hàng hóa

Mã HS quyết định: Thuế nhập khẩu, thuế VAT, chính sách quản lý, kiểm tra chuyên ngành, điều kiện nhập khẩu. Nếu áp sai mã HS, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế hoặc xử phạt.

Vì vậy trước khi khai báo cần xác định đúng: Tên hàng, thành phần, công dụng, chất liệu, quy trình sản xuất

3.3. Bước 3: Chuẩn bị chữ ký số và phần mềm khai báo

Doanh nghiệp sử dụng: Chữ ký số, phần mềm khai báo hải quan điện tử. Sau khi đăng nhập hệ thống sẽ tiến hành nhập toàn bộ thông tin của lô hàng.

3.4. Bước 4: Nhập dữ liệu lên tờ khai hải quan điện tử

Người khai báo cần nhập đầy đủ các thông tin như: Người xuất khẩu, người nhập khẩu, loại hình xuất nhập khẩu, cảng đi, cảng đến, mã HS, trị giá hàng hóa, thuế, điều kiện giao hàng (Incoterms), phương thức thanh toán, phương tiện vận chuyển

Đây là bước đòi hỏi sự cẩn thận vì chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể khiến tờ khai bị từ chối.

3.5. Bước 5: Truyền tờ khai lên hệ thống Hải quan

Sau khi kiểm tra lại toàn bộ thông tin, người khai sẽ truyền tờ khai lên hệ thống VNACCS.

Hệ thống sẽ phản hồi kết quả phân luồng.

Có ba luồng chính:

Luồng xanh

- Miễn kiểm tra hồ sơ

- Miễn kiểm tra hàng hóa

- Có thể thông quan nhanh

Luồng vàng

- Kiểm tra hồ sơ giấy

- Hải quan xem xét chứng từ

Luồng đỏ

- Kiểm tra hồ sơ

- Kiểm tra thực tế hàng hóa

3.6. Bước 6: Nộp thuế (nếu có)

Sau khi có kết quả phân luồng, doanh nghiệp tiến hành nộp:

- Thuế nhập khẩu

- Thuế VAT

- Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)

- Thuế bảo vệ môi trường (nếu có)

Việc nộp thuế thường được thực hiện điện tử thông qua ngân hàng liên kết với cơ quan Hải quan.

3.7. Bước 7: Hoàn tất thủ tục thông quan

Sau khi hoàn thành các yêu cầu của Hải quan: Hồ sơ hợp lệ, đã nộp thuế, hoàn thành kiểm tra. Hệ thống sẽ cấp thông báo thông quan. Doanh nghiệp có thể lấy hàng tại cảng hoặc tiến hành xuất khẩu theo kế hoạch.

Xem thêm: Khóa học xuất nhập khẩu - logistics uy tín, chất lượng tại Hà Nội

4. Những lưu ý giúp khai báo hải quan chính xác ngay từ lần đầu

Để hạn chế rủi ro trong quá trình khai báo, doanh nghiệp nên:

- Đối chiếu thông tin trên Invoice, Packing List và Bill of Lading trước khi khai.

- Tra cứu mã HS cẩn thận, tránh áp sai dẫn đến chênh lệch thuế.

- Chuẩn bị đầy đủ chứng từ kiểm tra chuyên ngành nếu hàng hóa thuộc diện quản lý.

- Kiểm tra kỹ các chỉ tiêu trên tờ khai trước khi truyền dữ liệu.

- Theo dõi thường xuyên trạng thái tờ khai để kịp thời xử lý khi có yêu cầu từ cơ quan Hải quan.

5. Những lỗi doanh nghiệp thường gặp khi khai báo hải quan

Những lỗi thường gặp trong quy trình khai báo hải quan

Trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan, nhiều doanh nghiệp gặp phải các lỗi như:

- Khai sai mã HS.

- Khai không đúng trị giá tính thuế.

- Chọn nhầm loại hình xuất nhập khẩu.

- Thiếu chứng từ trong bộ hồ sơ.

- Khai sai số lượng hoặc đơn vị tính.

- Không cập nhật quy định mới của Hải quan.

Việc rà soát kỹ hồ sơ trước khi truyền tờ khai sẽ giúp hạn chế phần lớn các sai sót trên.

6. Câu hỏi thường gặp

Khai báo hải quan điện tử có bắt buộc không?

Có. Hiện nay phần lớn doanh nghiệp đều thực hiện khai báo trên hệ thống VNACCS/VCIS theo quy định của cơ quan Hải quan.

Người mới học xuất nhập khẩu có thể tự khai báo hải quan không?

Hoàn toàn có thể nếu được hướng dẫn bài bản và thực hành trên bộ chứng từ thực tế. Việc kết hợp giữa lý thuyết và thực hành sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình và xử lý tốt các tình huống phát sinh.

Hồ sơ khai báo hải quan gồm những gì?

Tùy từng loại hình xuất nhập khẩu, hồ sơ có thể khác nhau. Tuy nhiên, bộ chứng từ cơ bản thường bao gồm: Hợp đồng ngoại thương, Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading, C/O (nếu có) và các giấy phép chuyên ngành khi cần.

Hiểu rõ quy trình khai báo hải quan là điều kiện quan trọng để doanh nghiệp và nhân viên xuất nhập khẩu thực hiện thủ tục nhanh chóng, chính xác và đúng quy định. Khi nắm vững 7 bước từ chuẩn bị chứng từ, xác định mã HS, khai báo trên hệ thống đến thông quan hàng hóa, bạn sẽ giảm thiểu đáng kể các rủi ro phát sinh và nâng cao hiệu quả công việc.

Đối với những người mới bước chân vào lĩnh vực xuất nhập khẩu - logistics, việc thường xuyên cập nhật quy định mới và thực hành trên chứng từ thực tế sẽ giúp xây dựng nền tảng nghiệp vụ vững chắc, đáp ứng tốt yêu cầu của doanh nghiệp. Đừng quên theo dõi Fanpage của Han Exim để không bỏ lỡ những kiến thức hay và các kỹ năng mềm về xuất nhập khẩu nhé!

—————————————————————————
CLB Yêu Xuất Nhập Khẩu Hà Nội (HAN EXIM CLUB)
Đào tạo nghiệp vụ Xuất nhập khẩu & Logistics
Mobile: 0906246584 0986538963
Add: số 18 ngõ 67 Chùa Láng, quận Đống Đa, Hà Nội

Website: https://hanexim.edu.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/giasuxuatnhapkhau
Facebook: https://www.facebook.com/lophocxuatnhapkhau