Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu quốc tế, việc báo giá đúng và rõ ràng với điều kiện giao hàng thích hợp là bước đầu tiên và cũng rất quan trọng để sale và doanh nghiệp XNK có thể chốt đơn thành công. Hai điều kiện giao hàng phổ biến và thường gặp là FOB (Free On Board) và CIF (Cost, Insurance and Freight). Việc hiểu rõ và áp dụng đúng “quy trình báo giá FOB – CIF” giúp bạn không bị nhầm lẫn chi phí, trách nhiệm, hay rủi ro  từ đó nâng cao sự chuyên nghiệp, tạo niềm tin với khách quốc tế và tối ưu hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi qua: khái niệm FOB và CIF, bước chuẩn bị báo giá, quy trình thực hiện báo giá, cách tính giá, so sánh FOB vs CIF, lưu ý & sai lầm thường gặp, checklist dành cho sale XNK. Hãy cùng Han Exim tìm hiểu thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!

1. Khái niệm FOB và CIF

1.1 FOB là gì?

FOB (Free On Board) là một điều khoản giao hàng trong bộ quy tắc International Chamber of Commerce (ICC) – Incoterms, thể hiện rằng người bán chịu mọi chi phí và rủi ro đến khi hàng hóa được xếp lên tàu tại cảng xếp hàng. Từ thời điểm đó trở đi, người mua chịu chi phí vận tải, bảo hiểm, và mọi rủi ro. Điểm mấu chốt: bên bán giao hàng lên tàu; bên mua chịu từ đó về sau. 

1.2 CIF là gì?

CIF (Cost, Insurance and Freight) cũng là một điều khoản Incoterms, trong đó người bán chịu chi phí vận chuyển (freight), chi phí bảo hiểm (insurance) và chi phí đến cảng đích (cost) để giao hàng. Tuy nhiên, rủi ro (risk) vẫn chuyển từ người bán sang người mua tại điểm hàng được xếp lên tàu ở cảng xuất.

Điểm mấu chốt: người bán chịu phí đến cảng nhập, nhưng rủi ro chuyển cho người mua khi tàu rời cảng xuất. 

1.3 So sánh nhanh FOB vs CIF

Tiêu chí	FOB	CIF
Chi phí vận tải quốc tế, bảo hiểm	Người mua chịu	Người bán chịu
Rủi ro chuyển	Khi hàng lên tàu tại cảng xuất	Khi hàng lên tàu tại cảng xuất
Khả năng kiểm soát vận tải	Người mua có quyền chọn hãng tàu, tuyến đường	Người bán chọn hãng tàu, tuyến đường
Ưu điểm	Người mua kiểm soát tốt hơn, có thể tiết kiệm chi phí nếu có kinh nghiệm vận tải	Người mua đơn giản hơn, phù hợp với người mới/thị trường chưa quen
Nhược điểm	Người mua phải đảm nhận vận tải, bảo hiểm — nếu không chuyên sẽ gặp rủi ro	Chi phí có thể cao hơn vì người bán tính phí vận tải & bảo hiểm vào giá trị hàng hóa

Trên thực tế tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp nhập khẩu chọn CIF vì muốn tránh phải thuê tàu, mua bảo hiểm hàng hóa.

2. Quy trình báo giá với điều kiện FOB – CIF

Dưới đây là quy trình từng bước dành cho nhân viên sale hoặc doanh nghiệp khi báo giá xuất khẩu theo hai điều kiện FOB và CIF.

Bước 1: Thu thập thông tin khách hàng

- Xem xét yêu cầu của khách: sản phẩm, chất lượng, số lượng (MOQ), thị trường đích, incoterm mà khách muốn (FOB hay CIF).
- Xác định cảng xếp hàng (nơi người bán) và cảng dỡ hàng (nơi người mua) nếu báo CIF.
- Lấy thông tin về đóng gói, trọng lượng, thể tích, và chi tiết logistics nếu có.
Bước 2: Tính các chi phí nội địa & chuẩn bị tư liệu

- Người bán tính các chi phí từ xưởng đến cảng xếp: đóng gói, bốc dỡ nội địa, kiểm tra chất lượng, đóng container, khai báo xuất khẩu, C/O nếu có, chi phí phát sinh. Ví dụ: Giá FOB = Giá thành + chi phí kéo container nội địa + phí mở tờ khai hải quan + phí chứng nhận xuất xứ + phí hun trùng,…

- Chuẩn bị các chứng từ cần thiết: catalogue, hình ảnh sản phẩm, mẫu báo giá, MOQ, lead time, incoterm đề xuất.
Bước 3: Tính giá FOB hoặc CIF

- Tính giá FOB: Bao gồm giá hàng + chi phí đến cảng xếp & lên tàu. Ví dụ: “Giá FOB Cảng … (FOB Port Name)” đã bao gồm các chi phí bên bán chịu đến mạn tàu.
- Tính giá CIF: Giá CIF = Giá FOB + Cước vận tải đường biển + Phí bảo hiểm (minimum 110% giá CIF theo quy định).

- Trong báo giá, phải ghi rõ: cảng xếp, cảng đến, incoterm (FOB hoặc CIF), điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng, chất lượng, packaging, lưu ý khác.
Bước 4: Soạn báo giá chuyên nghiệp

- Tiêu đề email: rõ ràng (ví dụ: “Quotation for XXX – FOB Port Name – QTY 1×40’H”)
- Mở đầu: giới thiệu công ty, sản phẩm, điểm mạnh rồi đề cập điều kiện: “Our quotation is based on Incoterm FOB [Port Name] valid until …” hoặc “CIF [Destination Port]”.
- Nội dung báo giá:
- Mã sản phẩm, mô tả, thông số, số lượng, đơn giá, tổng giá.
- Điều kiện giao hàng (FOB hoặc CIF), cảng xếp / cảng đến, bao nhiêu cont, thời gian giao hàng.
- Điều khoản thanh toán (T/T, L/C,…), thời hạn báo giá, thời gian giao hàng, đóng gói, bảo hành…
- Ưu đãi/chiết khấu nếu có, khuyến nghị khách hàng chú ý.
- Kết thúc: lời mời trao đổi thêm, bản catalog đính kèm, thông tin liên hệ rõ.
Bước 5: Gửi và follow-up

- Gửi email đúng giờ, đính kèm tài liệu cần thiết (catalogue, chứng nhận, ảnh sản phẩm).
- 24–48h sau, nếu khách chưa phản hồi, follow-up nhẹ nhàng: “Just touching base regarding our quotation for …”
- Nếu khách phản hồi muốn thay đổi điều kiện từ FOB sang CIF hoặc ngược lại, lập tức cập nhật báo giá mới và giải thích rõ chi phí tăng/giảm.
Bước 6: Chốt đơn & chuyển giao sang bộ phận logistics/chứng từ

- Khi khách xác nhận báo giá và đặt cọc (nếu có) thì ký hợp đồng ngoại thương với incoterm đã chọn.
- Bên bán phối hợp với bộ phận logistics/chứng từ để chuẩn bị thủ tục xuất khẩu: tờ khai, C/O, packing list, invoice, booking tàu.
- Đảm bảo mọi chi phí và trách nhiệm từ người bán theo incoterm đã chọn được thực hiện đúng. Trong điều kiện CIF, người bán phải thuê tàu, mua bảo hiểm hàng hóa.
- Giao hàng đúng cảng xếp (FOB) hoặc cảng đến (CIF) như hợp đồng.

3. Khi nào nên chọn FOB, khi nào nên chọn CIF?

3.1. Nên chọn FOB khi

- Khách hàng có kinh nghiệm vận tải quốc tế, có mạng lưới forwarder, thích kiểm soát vận tải và bảo hiểm.
- Doanh nghiệp bạn muốn chuyển phần vận tải và bảo hiểm cho khách để tập trung sản xuất.- - - Cần cạnh tranh về giá, khách muốn tự thuê tàu để tiết kiệm chi phí.

3.2. Nên chọn CIF khi

- Khách hàng mới, hoặc buyer ít kinh nghiệm xuất nhập khẩu.
- Bạn muốn chủ động vận tải, bảo hiểm, kiểm soát luồng hàng để đảm bảo uy tín.
- Sản phẩm có tính chất rủi ro cao hoặc khách yêu cầu “giá trọn gói tới cảng nhập”.

3.3. Bộ hồ tiêu quyết định

- Khả năng kiểm soát vận tải và bảo hiểm của khách.
- Khu vực cảng xuất và cảng nhập, cước vận tải & bảo hiểm hiện tại.
- Nhu cầu của khách (muốn đơn giản hay muốn kiểm soát).
- Chính sách nội bộ của công ty bạn: bạn có bộ phận logistics/chứng từ mạnh hay chỉ chuyên sản xuất.

Xem thêm: Xuất nhập khẩu hàng hóa: Chiến lược, quy trình và cơ hội thị trường

4. Lưu ý và sai lầm thường gặp

Lưu ý khi báo giá

- Chắc chắn ghi rõ cảng xếp / cảng tới, incoterm (FOB hoặc CIF) + thời hạn báo giá (valid until).
- Ghi rõ số cont, thời gian giao hàng (lead time), điều kiện đóng gói, thanh toán.
- Cho biết rõ “bao gồm/không bao gồm”: phí nâng hạ, thuế xuất khẩu, mã HS code, chứng nhận C/O, kiểm định – để tránh hiểu nhầm.
- Khi báo CIF: kiểm tra cước biển & bảo hiểm mới nhất để không bị lỗ.
- Theo dõi biến động cước vận tải, tỷ giá ngoại tệ, chi phí bảo hiểm – vì ảnh hưởng lớn đến giá CIF.
- Với điều kiện FOB: người bán nên báo rõ rằng người mua chịu phần vận tải & bảo hiểm từ cảng xuất.

Các sai lầm thường gặp

- Báo giá mà chưa xác định rõ cảng xếp hoặc cảng tới → gây nhầm lẫn trách nhiệm.
- Báo CIF nhưng chưa tính phí bảo hiểm hoặc cước biển chính xác → có thể bị lỗ hoặc mất lợi thế cạnh tranh.
- Ghi incoterm sai hoặc thiếu “Port Name” → dễ phát sinh tranh chấp.
- Không ghi rõ giá FOB hoặc CIF là “per unit” hoặc “per container” → khách hỏi lại, chốt trễ.
- Không theo dõi cước vận tải biển mới → khi giá biển tăng bạn bị lỗ hoặc phải báo lại.
- Khách muốn đổi điều kiện từ FOB sang CIF (hoặc ngược lại) mà bạn chưa cập nhật báo giá mới → mất uy tín.

5. Checklist báo giá chuẩn cho sale xuất nhập khẩu

- Thu thập đầy đủ thông tin khách và hàng hóa: sản phẩm, số lượng, đóng gói, thị trường.
- Xác định cảng xếp (FOB) hoặc cảng tới (CIF).
- Tính chi phí nội địa & xuất khẩu (FOB) hoặc chi phí đến cảng nhập + bảo hiểm (CIF).
- Soạn báo giá: đơn giá, tổng giá, điều kiện giao hàng (incoterm + port name), số cont, lead time, payment terms, valid until.
- Đính kèm tài liệu: catalogue, hình ảnh, chứng nhận nếu có.
- Gửi email: rõ ràng, chuyên nghiệp, mở đầu thu hút.
- Follow-up sau 24-48h nếu chưa phản hồi.
- Khi khách xác nhận: ký hợp đồng ngoại thương, xác nhận incoterm, chuẩn bị logistics và chứng từ.
- Giám sát chi phí vận tải & bảo hiểm nếu báo CIF cho đúng thực tế.
- Kiểm tra sau khi lô hàng xếp lên tàu (FOB) hoặc đến cảng nhập (CIF) để đảm bảo giao đúng điều kiện.
Việc nắm vững quy trình báo giá FOB – CIF là một trong những kỹ năng then chốt đối với sale xuất nhập khẩu và doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Khi bạn hiểu rõ từng bước, biết cách tính chi phí, biết chọn incoterm phù hợp với tình huống khách hàng và năng lực doanh nghiệp, bạn sẽ nâng cao khả năng thương lượng, tránh rủi ro và tạo thêm lợi thế cạnh tranh.

Thay vì báo giá một cách hời hợt, hãy dành thời gian tính toán kỹ, ghi rõ điều kiện, thông tin cảng, incoterm, chi phí và rủi ro. Sự rõ ràng và chuyên nghiệp trong báo giá giúp khách hàng tin tưởng bạn ngay từ email đầu tiên và đó chính là bước đầu tiên để chốt đơn thành công.

Nếu bạn đang làm sale xuất khẩu, hãy lưu lại checklist và áp dụng cho mỗi lô hàng. Hãy ghi nhớ: báo giá không chỉ là con số đó là cách bạn thiết lập niềm tin và trách nhiệm với khách hàng và với doanh nghiệp mình. Đừng quên theo dõi Fanpage của Han Exim để không bỏ lỡ những kiến thức hay và các kỹ năng mềm về xuất nhập khẩu nhé!